Оформление обратной стороны путевого листа легкового автомобиля не транспортной организации форум в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление обратной стороны путевого листа легкового автомобиля не транспортной организации форум в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Как будет выглядеть электронный путевой лист

К весне будут утверждены:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

На что похож электронный путевой лист?

Форма и основные требования по заполнению электронного путевого листа прописаны в 6 статье Устава автомобильного транспорта. Основным является обязательное указание следующих реквизитов:

• номер и наименование путевого листа;
• срок действия документа: число/месяц/год, а также время, совершаемой поездки;
• информация о собственнике (владельце) транспортного средства: наименование организации, организационно-правовая форма, ОГРН (или ОГРНИП), контактные данные;
• информация о транспортном средстве: марка и модель ТС и прицепа (если есть), государственный регистрационный номер, показания одометра, дата выезда с парковки и возвращения на нее;
• реквизиты водителя: ФИО, дату и время проведения пред рейсового и после рейсового медосмотра;
• сведения о совершаемой перевозке: виды сообщения (городское/пригородное/междугороднее/международное), виды перевозки (регулярная пассажирская перевозка/пассажирская перевозка по заказу/ организованная перевозка группы детей/пассажирская перевозка легковым такси/перевозка грузов/перевозка для собственных нужд).

Штрафы назначают, когда путевой лист:

• отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
• неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
• не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:

1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.

2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.

Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.

Путевой лист в бухгалтерии

В бухгалтерском учете используется очень широкий перечень форм путевых листов, в зависимости от используемых транспортных средств и направлений деятельности компании. Существуют унифицированные бланки, которые обязаны использовать транспортные предприятия. Все остальные организации вправе разработать собственную путевку и применять ее. Однако собственный бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, без которых он будет считаться недействительным.

Выполняя приведенные выше рекомендации, вы сможете соблюдать нормы при создании путевого листа для автотранспорта РФ. Писать в документе обязательно нужно разборчиво, а все исправления делать, согласно правилам корректировки первичной бухгалтерской документации. Заполнить путевой лист на предприятии обязан специально назначенный человек. А водителем заполняется обратная сторона по мере выполнения рабочего задания. Составление документа должно опираться на все требования.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет	Кто вправе оштрафовать	Размер штрафа
на компанию	на гендиректора	на водителя
Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре	Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ)	От 110 000 до 130 000 руб.	От 15 000 до 25 000 руб.	—
ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)	30 000 руб.	5000 руб.	3000 руб.*
Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ)	От 30 000 до 50 000 руб.	От 2000 до 3000 руб.	От 1000 до 1500 руб.
Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)	30 000 руб.	5000 руб.	3000 руб.*
Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля	ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)	30 000 руб.	5000 руб.	3000 руб.*
Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)	30 000 руб.	5000 руб.	3000 руб.*
Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля	Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ)	20% от доначисленной суммы налога на прибыль	—	—

Не забудьте про маршрут

Среди обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152, нет сведений о маршруте автотранспорта. Значит ли это, что можно не указывать эти данные?

По мнению налоговых органов на местах, отсутствие в путевых листах маршрута следования автомобиля дает основание признать расходы необоснованными, так как не подтвержден тот факт, что автомобиль использовался в производственной деятельности компании.

Анализ судебной практики по данному вопросу показывает, что некоторые суды считают, что организации не обязаны указывать подобную информацию в путевом листе. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 08.12.2009 № КА-А40/13500-09 по делу № А40-45119/09-75-278 указал следующее. В связи с тем, что налогоплательщик не является автотранспортной организацией, путевые листы содержат достаточную информацию для контроля за расходами на ГСМ, а отсутствие в них информации о месте следования автомобиля не является основанием для признания расходов документально неподтвержденными.

А в постановлении АС Поволжского округа от 24.04.2015 № А55-20840/2014 арбитры пришли к выводу, что отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, так как эта информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе № 152 не упоминается.

Но в арбитражной практике есть судебные решения в пользу налоговиков. Так, в постановлении АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14 арбитры отметили, что поскольку при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, то представленные компанией путевые листы (без указания маршрута) не подтверждают осуществления спорных затрат на приобретение ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Схожая позиция содержится и в постановлении АС Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016 по делу № А55-16446/2015.

Однако эти решения суды принимали по спорам, возникшим до 1 января 2013 г., то есть когда действовал старый закон о бухучете, предписывающий обязательное использование унифицированных форм первичной документации. А в форме путевого листа, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, содержалась информация о пройденном маршруте. Но, как мы уже говорили, сейчас организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Так что, на наш взгляд, шансы на победу в суде возрастают.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2022 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Где взять актуальный бланк путевого листа 2022

Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.

Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.

При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:

• легковые авто – №3 и №3 (спец);
• грузовые – №4-С и №4-П;
• автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
• такси – №4
• журнал учета п/л – №8
• товано-транспортная накладная – №1-Т

На какой срок выдается путевой лист

Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.

В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

	Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида транспорта.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Форма путевого листа легкового автомобиля

Шаблон, по которому все учреждения оформляют путевку ТС (форма 3), принят решением Госкомстата № 78 от 28.11.1997 года еще 20 лет назад. С тех пор было принято немало исправлений. Последние исправления были приняты 21.12.2018 года распоряжением Минтранса № 467, которые начали действовать с 1.03.2019 года.

Данным Постановлением приняты различные бланки путевок, для каждого вида ТС. При этом, предприятие вправе разработать собственный бланк путевки, однако в нем необходимо отобразить обязательные требования, такие как:

1. Название формы «Путевой лист легкового автомобиля»
2. Номер и дата его выписки.
3. Продолжительность действия бланка. Наибольшее время — один месяц.
4. Реквизиты владельца ТС. Сейчас требуется отображать ОГРН.
5. Реквизиты водителя ТС (Ф.И.О., номер водительских прав (ВУ)).
6. Реквизиты ТС (государственный номер, модель).
7. Данные спидометра накануне выезда по маршруту и при возврате в гараж.
8. Дата и время отправки по маршруту и возврата в гараж.
9. Подпись и Ф.И.О. лица, зафиксировавшего показания спидометра, с отображением даты и времени.
10. Дата и время медосмотра шофера до и после поездки.
11. Штамп, подпись и Ф.И.О. доктора, выполнившего мед. освидетельствование.
12. Сведения о техосмотре, с отображением даты и времени.
13. Подпись и Ф.И.О. автомеханика, осмотревшего ТС.
14. Оформленную путевку подписывает диспетчер и начальник предприятия, либо назначенные начальником лица.
15. При наличии в учреждении печати, выписанный бланк заверяется нею.

Путевка выписывается в одном экземпляре и вручается шоферу на руки. По завершению задания шофер обязан вернуть заполненную путевку ответственному работнику под роспись.

Особенности заполнения

Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:

• с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
• показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
• журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
• если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
• необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.

Похожие записи:

• Дарственная на квартиру налог в 2023 году
• Как проводить собеседование с менеджером по продажам
• Ответственность за фиктивную постановку на учет иностранного гражданина