Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Что делать в случае утраты
Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.
Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.
Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.
Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.
Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Как восстановить, если место работы не менялось
Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.
Во время оформления дубликата документа вносят:
- первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
- основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
- развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
- информацию о наградах или поощрениях.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
- работодатель;
- сотрудник.
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
|---|---|
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
|
Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно |
Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат. |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Восстановление предприятиями и организациями
Субъекту предпринимательской деятельности на выдачу дубликата отводится 15 календарных дней с момента официального обращения гражданина. Сотруднику на последнем месте трудоустройства следует написать заявление на восстановление трудовой книжки, образец которого включает причину (пропажа или неумышленная порча) и просьбу о процедуре. Текст составляется произвольно, но действия работодателя будут отличаться в зависимости от наличия или отсутствия иных рабочих мест. Не работая в компании, участие бывшего нанимателя – это самый простой способ, как быстро восстановить трудовую книжку, утерянную или испорченную по собственной вине.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Восстановительные мероприятия
Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:
- обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
- получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
- в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.
При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:
- ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
- Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
- суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).
Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Порча трудовой книжки
Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.
Восстановление трудовой книжки при потере работодателем
Трудовая книжка работающего в организации сотрудника находится у его нанимателя. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих подчиненных, поэтому в случае их потери или утраты из-за чрезвычайного происшествия восстановлением занимается директор предприятия или индивидуальный предприниматель как ответственное лицо.
Порядок восстановления книжки нанимателем:
- Получение заявления от сотрудника о восстановлении ТК;
- Получение сведений у подчиненного о предыдущих местах работы;
- Рассылка запросов бывшим работодателям работника и получение от них справок с указанием сроков работы в организации, занимаемой должности, поощрениях и т.п.;
- Выдача дубликата ТК на основе полученных данных.