Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных и другие командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Размер и нормы суточных
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.
Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.
Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения пребывания командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если по заданию руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. В случае, если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обеим выездам командированного лица, то это не является нарушением.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е.возвращение обратно к месту основной работы.
Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?
Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.
В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).
День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.
В отличие от запрета на оплату суточных при однодневных командировках по территории нашей страны при загранкомандировках суточные подлежат оплате, но в размере, ограниченном действующим законодательством. В частности, если сотрудник, направленный в служебную командировку за рубеж, возвращается в этот же день на территорию РФ, то суточные оплачиваются работодателем в размере 50% от размера суточных, установленных при командировках за рубеж (п. 20 Положения).
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как получить доступ к Расчетчику
Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.
Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.
Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.
Здесь стоит учесть один ключевой момент. Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.
Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.
Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.
- Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
- По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
- В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
- Работник может претендовать на получение потраченных денег.
- В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.
Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.
Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд. Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.
Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.
В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда, потому что:
- ограничений в размере этих затрат не имеется;
- все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
- расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.
Командировка в выходной день
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Если человек заболел в поездке
Иногда возможно возникновение таких ситуаций, как болезнь работника, находящегося в командировке. В данном случае возможно три основных направления развития событий, которые предварительно оговорены работодателем и сотрудником:
- Работник вынужден прервать командировку и вернуться по месту проживания ввиду отсутствия возможности полноценно продолжать деятельность должностного характера.
- Сотрудник продолжает командировку с выполнением всех служебных обязанностей, невзирая на состояние здоровья.
- Заболевший работник остается по месту направления, однако не выполняет вверенных ему обязанностей ввиду отсутствия возможности по причине болезни. Ситуации подобного рода возникают в том случае, когда отсутствует возможность возвращения по месту жительства ввиду достаточно тяжелого физического состояния.
В первом случае работодателем осуществляется прерывание командировки с соответствующим урезанием выплат, положенных за все количество дней, в течение которых работник должен был находиться в данной поездке. Вместо данной суммы ему начисляется заработная плата с учетом больничного листа.
Что касается двух остальных ситуаций, то в данном случае работодатель обязан произвести оплату командировочных выплат в соответствующем размере ввиду того, что сотрудник находился по месту служебной необходимости при отсутствии возможности возвращения по месту жительства.
Также в случае необходимости, если работник не является трудоспособным к моменту завершения командировки и не обладает физическими возможностями, чтобы вернуться по месту жительства, работодатель вправе продлить срок служебной поездки с сохранением всех положенных выплат.
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
Оплата по среднему заработку — командировка
Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.
Пример
В расчетном периоде 250 рабочих дней. Из них 6 рабочих дней сотрудник был на больничном, а 15 дней в отпуске. Итого для расчета остается 229 дней.
Начисления (без учета суммы больничного и отпускных) за расчетный период – 650 000 руб.
Определяем среднедневной заработок:
650 000 : 229 = 2 839,43 руб.
Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.
Шаг 1. Укажите ваш общий трудовой заработок за расчетный период. Расчетный период — это 12 месяцев, фактически предшествующих командировке. Грубо говоря, вам следует умножить вашу заработную плату на 12. Это не совсем точный способ, потому что всегда есть месяцы, где зарплата ниже (за счет больничных или дней за свой счет), и наоборот, есть месяцы, где она выше (за счет премий и доплат). Идеально — посчитать суммы выплат по всем 12 месяцам точно. Если вы их помните или есть распечатки расчетных листков, то советуем так и сделать для корректного расчета.
За все дни служебной поездки сотруднику положена оплата командировки по среднему заработку в 2020 году плюс суточные. Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законом на 2020 год не определен, и их размер каждая организация устанавливает самостоятельно, обычно это прописано в коллективном договоре.
В итоге сумма, выплачиваемая на дополнительные расходы командированным сотрудникам разных предприятий, различается и колеблется от 100 рублей до нескольких тысяч.
Посчитать полагающуюся вам сумму довольно просто: размер суточных, принятых в вашей организации, умножьте на количество дней командировки, включая выходные, праздничные, время нахождения в пути.
Если сотрудник командирован за границу, то за время нахождения в другой стране расчет он получит в соответствующей валюте и в размерах, установленных для загранкомандировок.
Если в служебную поездку сотрудник едет из России за границу, то дата пересечения российской границы включается в дни, за которые деньги должны быть выплачены в иностранной валюте. Соответственно, при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые дополнительные командировочные расходы оплачиваются в рублях.