Передача дел новому главбуху: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел новому главбуху: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Документы, передаваемые преемнику

К документам, которые главбух должен передать по акту, относятся:

• учредительные и регистрационные документы: свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет, о постановке на учет в ПФР, ФСС, службе занятости населения;
• организационная документация: учетная политика, план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры, должностные инструкции работников бухгалтерии;
• регистры бухгалтерского учета: главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам;
• отчетные документы: декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является учреждение, формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для казенных учреждений;
• документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика: журналы учета полученных и выданных счетов-фактур, книги покупок и продаж, акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок;
• инвентаризационные описи и акты;
• документы по учету денежных средств (кассовые и по расчетному счету): журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка;
• документы по расчетам с подотчетными лицами: журнал учета авансовых отчетов;
• документы по учету труда и заработной платы: положение об оплате труда, о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки и расчеты о предоставлении отпуска, об увольнении и т.д.;
• документы по учету основных средств: инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приема-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание;
• документы по учету товарно-материальных ценностей: карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты, требования, книги складского учета;
• прочие первичные документы: первичные документы по учету нематериальных активов, журналы учета выданных доверенностей, учета бланков строгой отчетности и бухгалтерских справок, учета путевых листов.

Обратите внимание! Если в организации существует штат бухгалтеров, в акт включаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха. Так, если за ведение операций по начислению заработной платы и учету расчетов с работниками отвечает бухгалтер по расчету заработной платы, включать в акт и передавать документы по начислению заработной платы, как и кассовые документы при наличии бухгалтера-кассира, не нужно.

Оформляем акт приема-передачи

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме (поскольку законодательством форма не установлена) в двух экземплярах. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в учреждении.

В акте указываются:

• фамилия, имя и отчество лиц, сдающих и принимающих дела, в том числе представителя вышестоящего органа и членов комиссии, если они участвуют в передаче дел;
• дата (период) передачи дел;
• реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела;
• опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества папок с документами;
• серии и номера неиспользованных банковских чеков, а также наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
• ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
• список отсутствующих документов;
• пояснения и замечания увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Акт подписывается в первую очередь лицами, передающими и принимающими дела, а также членами комиссии, если таковая создавалась, и утверждается руководителем.

Приведем образец акта.

Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру — шаг 4)

Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):

• регистрационные и учредительные документы;
• перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
• учетная политика компании;
• должностные обязанности работников бухгалтерии;
• первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
• кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
• регистры налогового и бухгалтерского учета;
• кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
• бухгалтерские справки;
• инвентаризационные описи;
• налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.

Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:

1. Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
2. Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
3. Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
4. Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
5. Проверяет наличие первичных документов (не всех — можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
6. Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

Как принять дела после увольнения главбуха

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, как и передача дел при увольнении главного бухгалтера вовсе не являются обязательными. Это всего лишь элемент профессиональной этики. Законодательством процесс увольнения главбуха никак не регламентирован. Вы можете разработать свои правила и закрепить их во внутренних документах. Мы же предлагаем придерживаться следующего алгоритма.

Инвентаризация перед увольнением главбуха обязательна только, если он материально-ответственное лицо. А это возможно в ситуации, когда главбух занимает по совместительству должность кассира и подписал договор о полной материальной ответственности. В остальных случаях составить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – дело добровольное. Тем не менее, ее лучше провести, и вот почему.

Во-первых, вы узнаете, насколько отчетные данные соответствуют реальным.

Во-вторых, если увольняющийся главный бухгалтер, допустил нарушения, повлекшие штрафы и пени, вы их выявите. Ведь в ходе инвентаризации пересчитывают не только имущество, но и обязательства, в том числе и перед бюджетом.

В третьих, результаты инвентаризации пригодятся при приеме нового главбуха.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.
К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Передача электронных баз данных: главные моменты

Не следует забывать о том, что работа бухгалтеров давно автоматизирована. Так что, передавая бумажные дела, следует также передать базу данных бухгалтерской программы и программы электронной отчетности.

Отметим, что именно это облегчает и сокращает время проверки двух главных принципов ведения бухгалтерского учета – непрерывности и соответствия. На всякий случай напомним их суть:

1. Принцип непрерывности – остатки на бухгалтерских счетах на конец предыдущего периода переходят в начальные остатки бухгалтерских счетов следующего периода.
2. Принцип соответствия – данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.

Для этого в бухгалтерской программе формируются регистры синтетического и аналитического учета требуемых периодов. Следом они сверяются с цифрами, содержащимися в отчетности, принятой государственными органами. И если непрерывность, соответствие и достоверность данных отчетности подтверждается, то распечатываются «сальдовки» по всем счетам на текущую дату.

Особое внимание при этом уделяется состоянию расчетов с бюджетом и сторонними организациями.

Потом распечатки сальдо подписываются всеми присутствующими лицами, и вызывается специалист программного обеспечения для дальнейшей защиты электронной информации. А подписанные распечатки прикладываются к готовому акту.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при увольнении по собственному желанию законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при увольнении по сокращению штата. Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному заявлению невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки увольнения по соглашению освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон. Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учреждении ничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации.

Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.

Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником.

Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника – возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты.

Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок.

В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия.

Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.

Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:

• причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
• разглашение им коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ.

Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность главного бухгалтера

Вновь пришедший на предприятие Главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Согласно действующему законодательству ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством. В случае наличия на предприятии Главного бухгалтера, директор обычно делегирует данные полномочия ему. И ответственность в конечном итоге, часто несет именно Главный бухгалтер.

Кроме ответственности за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, ответственность предусмотрена также за сохранность документов, регистров бухучета и отчетности в течение установленного законодательством срока. Для большинства документов это три года, но часть документации предприятия имеет и более длительные сроки хранения. В частности, это сведения о заработной плате.

Что касается обязанностей Главного бухгалтера, то в соответствии с п.7 ст.8 Закона № 996 он должен обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.

В п.8 ст.9 Закона № 996 предусмотрено, что ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы. Подпункт 2.14 Положения содержит практически такую же норму и устанавливает, что ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Согласно п.3.4 Положения за правильность регистрации информации в учетных регистрах ответственность также несут лица, которые составили и подписали их.

Исходя из вышеприведенного, можно сделать вывод о том, что, теоретически, бухгалтер не будет отвечать за ошибки, допущенные его предшественником, так как первичные документы и учетные регистры были подписаны именно предшественником, а следовательно, он и должен за них отвечать.
Такая же позиция применяется и к документам налогового учета и налоговым декларациям предприятия. Ведь п.2 ст.3 Закона № 996 гласит, что финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухучета. Значит, положения Закона № 996 могут быть применимы и к налоговому учету. Поскольку основой для налогового учета являются данные бухгалтерского учета, то и характер ответственности за ошибку, допущенную в налоговой отчетности, которая стала следствием ошибки, допущенной в бухгалтерском учете, один и тот же.

К примеру, если предыдущий главбух занизил налог еще в предыдущей декларации, то именно он и будет отвечать за свой проступок. А использование новым бухгалтером данных предыдущей декларации в следующих декларациях — действие полностью правомерное. Следовательно, каждый новый бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период именно его работы на предприятии.

Однако практика показывает, что бухгалтер все-таки может нести ответственность за неправомерные действия предыдущего главного бухгалтера. Уже имелись случаи, когда в отношении главного бухгалтера налоговой милицией возбуждалось уголовное дело по ст.212 УК (уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей), но было прекращено на основании п.2 ст.6 Уголовно-процессуального кодекса Украины в связи с тем, что в его действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов. Однако правоохранительные органы усмотрели в действиях нового главного бухгалтера состав преступления, предусмотренного ст.367 УК (должностная халатность), поскольку главный бухгалтер в силу своего должностного положения обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении его на должность оставалась после старого главного бухгалтера, и уплатить налоги. Поэтому настоятельно советуем принимать дела после проведения независимого аудита, чтобы избежать возможных неблагоприятных последствий, вызванных деятельностью предыдущего бухгалтера.

Похожие записи:

• Инструкция по составлению доверенности для ведения дела в суде
• Как узаконить уже сделанную перепланировку квартиры в 2023 году
• Как оформить дом на дачном участке в 2022 году: пошаговая инструкция регистрации