Легализация документов правомерно ли требуют апостиль

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Легализация документов правомерно ли требуют апостиль». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 5 октября 1961 г., принимают документы, выданные уполномоченными органами в других государствах, по упрощенной схеме. А именно – с проставлением специального штампа «апостиль» без обязательной консульской легализации. Согласно Конвенции об апостиле, такой штамп является единственной формальностью, необходимой для принятия документов за рубежом. Соглашение говорит о том, что нельзя предъявлять какие-либо иные требования к оформлению иностранных документов, чтобы подтвердить подлинность оригиналов.

Прежде чем начать процедуру легализации и определиться с ее формой, необходимо ответить на вопрос: а нужна ли она? Не требуют апостилирования или консульской легализации:

• договоры;
• товарораспорядительные документы;
• коносаменты;
• инвойсы и другие коммерческие документы.

Российским гражданам необходимо обратиться в Торгово-промышленную палату России для легализации коммерческих документов, а после предоставить их в консульство страны, где они будут использоваться. Иностранные граждане действуют по похожему принципу. Необходимо лишь определить, какой государственный орган в вашей стране занимается этими вопросами.

Если вам требуется легализация документов, не стоит откладывать ее на последний момент, ведь сделать данную процедуру можно только на территории своей страны, которая выдала вам документ. Это очень важная и незаменимая процедура. Известны всего 3 случая, когда легализация не требуется:

• Если между Российской Федерацией и страной, куда вы планируете отправиться, действует двухсторонний договор, направленный на отмену легализации.
• Если иностранное учреждение в другой стране, куда вам требуется представить документы, не требует их легализации.
• Если документ не требует легализации сам по себе, например, относится к личным документам.

Копия документа, удостоверенная апостилем

Происхождение апостилей проверяется либо в e-Register (электронном реестре), либо на веб-сайте Гаагской Конвенции, где содержаться все компетентные органы, назначенные в каждом государстве-участнике.

Международному бизнесу, гражданам, планирующим смену налогового резидентства, места проживания или работы, необходимо помнить:

1

Если страна, куда вы направляетесь, числится в участниках Конвенции, апостиль является основным и единственным удостоверением подлинности документов.

2

Образец апостиля в разных государствах максимально приближен к образцу, указанному в Конвенции – это облегчает его идентификацию на официальных документах.

3

Апостиль должен включать Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (краткое название соглашения на французском языке), иметь название «апостиль»» и блок с десятью информационными полями.

Какие учреждения имеют право проставлять апостиль на документы

На территории Российской Федерации разрешение проставить апостиль на справках и свидетельствах имеют несколько ведомств:

1. Отдел записи актов гражданского состояния. Ведомство может поставить апостиль на документы ЗАГСа.

2. МВД РФ. Легализует документы, полученные в органах внутренних дел.

3. Минюст России. В Министерстве юстиции можно заверить, например, нотариально оформленные бумаги.

4. Архивные органы. В данном ведомстве подтвердят подлинность свидетельства. Полученного в органах архива.

5. Департамент образования. Организация может поставить апостиль на документы об образовании.

Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы

Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:

1. Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России.

2. Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги.

3. Апостилирование осуществляют государственные ведомства.

4. Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок.

5. Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано.

6. Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро.

7. Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы.

8. Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения.

Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся:

• Австралия.

• Венгрия.

• Доминиканская Республика.

• Белоруссия.

• Финляндия.

• Мальта.

• Эстония.

• Аргентина.

• Румыния.

• Великобритания.

• Туркменистан.

• Нидерланды.

• Исландия.

• Молдавия и другие.

Когда нельзя поставить апостиль на оригинал?

Есть перечень документов, которые можно апостилировать только в копии. В российском законодательстве есть некоторые ограничения по оформлению апостиля. Апостиль не ставится на оригиналы документов, удостоверяющих личность (паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, водительское удостоверение, военный билет, трудовая книжка, паспорт моряка, пенсионная книжка и т.п.). Тем не менее, некоторые иностранные инстанции требуют предоставить эти документы с апостилем. В этом случае нужно сделать нотариальную копию с документа и проставить на нее апостиль. Ставить апостиль на нотариальные копии этих документов не запрещено.

Во-вторых, если апостиль проставляется на оригиналы, то это должны быть официальные документы государственного образца. Документ государственного образца — это документ, форма которого регламентирована. Например, аттестат и диплом относятся к таким документам, а личное дело учащегося/студента, академическая справка — нет. Справка с места работы тоже не является официальным документом. На апостилировние оригиналы таких документов не примут. Выход — сделать нотариальную копию и ее апостилировать.

Кроме того, иногда требуется апостилировать документы, которые не относятся ни к одному государственному органу, уполномоченному проставлять апостиль. Поскольку такого ведомства нет, то и апостиль на подлинники таких документов не оформляется. Это, например, свидетельство о собственности, свидетельство о крещении, медицинская справка, устав, свидетельство о регистрации, учредительный договор юридических лиц. Во всех этих случаях апостиль можно поставить на нотариальную копию или нотариальный перевод этих документов.

Апостилирование оригиналов

Перед посещением любого государства определяется необходимость апостилирования оригиналов или копий. При выборе учитываются требования выбранной страны, а также организации, куда будет передаваться бумага. Иногда принимаются только оригиналы, но часто достаточно воспользоваться копией.

Справка! Документация, в которой не должны присутствовать какие-либо пометки, например, водительское удостоверение или паспорт, апостилируется исключительно в копиях, заверяемых предварительно нотариусом.

Иногда необходимо двойное апостилирование, поэтому первоначально апостиль ставится на оригинале, а после на нотариально заверенном переводе.

Каким документам нужен апостиль

Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:

• справки о наличии\отсутствии судимости;
• справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
• архивные документы министерства или органов внутренних дел;
• архивные документы о военной службе;
• документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
• справки и другие документы из архивов;
• документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
• документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.

Апостиль точно не поставят на документах, где нет печатей, например, на письменном договоре между физическими лицами. А также на коммерческих и секретных документах.

Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?

К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.

К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.

Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.

Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.

Апостиль документов об образовании

Что представляет из себя понятие — апостиль вам уже понятно. Теперь стоит сказать, что должен представлять из себя апостиль документов об образовании. Стоит сказать о том, что штамп апостиля может ставиться только лишь на подлинные образовательные документы. Данный штамп будет свидетельствовать о том, что печать является подлинной.

Апостиль проставить придется в том случае, если студент из России решит покинуть свое учебное заведение, чтобы за рубежом продолжить свое обучение. Проставить апостиль на документе об образовании сможет Орган власти субъекта России. Срок рассмотрения и проставления апостиля в этом случае может составить 45 дней. Естественно, этот срок отсчитывается с того времени, когда студент подаст заявление на проставление апостиля.

За такую процедуру, как проставление апостиля на образовательном документе придется заплатить госпошлину, которая составляет 1500 рублей. В этой статье вы найдете также образец апостиля на документы об образовании.

Что делать, если в стране не действует апостиль

Если собираешься переезжать в страну, которая не входит в Гаагскую конвенцию, тогда процедура легализации документов на территории выбранного государства будет дольше. Рассмотрим на примере Арабских Эмиратов. Эмигранту из России, чтобы заверить необходимые справки и дипломы, нужно:

• пойти к нотариусу и заверить у него конкретный документ РФ;
• перевести документ на арабский язык;
• снова обратиться к нотариусу, чтобы заверить подпись переводчика;
• удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ;
• подтвердить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.

Следует рассмотреть причины, по которым возможен отказ в проставлении апостиля.

Одной из них может быть непригодность документа, поэтому выделим критерии оценки бумаг:

• Бланк должен быть целым и не ламинированным.
• Подпись — четкая.
• Без помарок и исправлений.
• Все буквы хорошо читаемые.
• Содержит все необходимые реквизиты.
• Ничего не должно нарушать текст документа.

Возможны следующие причины отказа:

• Нет возможности подтвердить документ.
• Нет связи с выдавшим документ нотариусом.
• Организация, которая выдала документ, не отвечает на запрос Министерства.
• Ответ на запрос пришел не в установленные сроки, с опозданием.
• Документы подготовлены или составлены неверно.

Для того чтобы таких проблем не было, лучше всего самостоятельно обращаться в учреждения. Обратитесь в Министерство за выяснением результата для того, чтобы подавать заявку еще раз.

ЗАГС может отказать в проставлении апостиля на документах, выданных в СССР. Нужно произвести обмен документов старого образца на новые.

На какие документы ставится апостиль?

Перечень документов в общем виде определен самой Конвенцией — это официальные, административные, судебные, судебно-исполнительные документы, нотариальные акты и официальные пометки (регистрационные, визирующие, ненотариальное заверение подписи). Большее практическое значение имеет тот перечень, который определяется на уровне страны оформления документа и страны его представления.

В России апостилируются документы:

• архивного характера происхождения: выписки, документы, копии из архивов;
• об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства и т.п.;
• нотариальные: удостоверенные нотариусом документы, их копии, переводы;
• о регистрации актов гражданского состояния: свидетельство о рождении, смерти, браке, расторжении брака и т.д.;
• уставные и регистрационные документы юрлиц: устав, свидетельство о регистрации, ИНН и прочие (только в нотариально заверенной копии);
• документы, выданные судами, органами прокуратуры, МВД: решения судов, прокуратуры, справки о судимости (несудимости), реабилитации (дисквалификации);
• другие официальные документы органов власти.

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (**).

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*), при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.

Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.

Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.

• документ, выполненный нотариусами разных регионов: например, доверенность заверена нотариусом города Москвы, а нотариальная копия удостоверена нотариусом Московской области;
• документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;
• документы, подписанные неуполномоченными должностными лицами, например справка об отсутствии судимости подписана каким-нибудь капитаном полиции, а должна быть подписана Начальником или зам. начальника ЗИЦ или ФКУ ГИАЦ МВД России;
• подлинники паспортов;
• подлинники профсоюзных билетов;
• подлинники трудовых книжек;
• подлинники военных билетов;
• подлинники удостоверений личности;
• подлинники пенсионных книжек;
• подлинники водительских прав;
• подлинники документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;
• копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;
• медицинские справки с треугольными печатями;
• документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (доверенности и накладные на перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов по ним и т.п.);
• документы дипломатических и консульских учреждений;

Если Вы решили переехать на постоянное место жительства в другую страну, то Вам может понадобиться поставить штамп Апостиль на оригинал свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, оригинал свидетельства об перемене имени и т.д.

Это нужно, чтобы в любой момент в стране проживания Вы смогли без всяких проблем сделать нотариальную копию документа и не возвращаться в Россию, чтобы вновь эту копию апостилировать.

На данный момент наше бюро переводов проставляет Апостиль на оригинал свидетельств о рождении, свидетельств о заключении брака и других свидетельств, выданных органами ЗАГСа города Москвы и Московской области. Оригиналы возвращаются Вам с уже поставленным на них Апостилем.

Если нет необходимости в проставлении Апостиля на оригинале документа, то можно его поставить на нотариальную копию.

К сожалению, если ваше свидетельство ЗАГС выдано в другом регионе (не в Москве или Московской области), то апостилировать оригинал этого документа можно только там.

Похожие записи:

• Штраф за езду без ближнего света в 2022 году
• Пособия и выплаты по беременности и родам в 2023 году в Москве
• Льготы ветерана труда федерального значения в 2023 году