Положение о кадровой службе (отделе кадров)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о кадровой службе (отделе кадров)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.

Порядок разработки и утверждения

Итоговый документ следует утвердить приказом руководителя. После утверждения, в соответствии с требованиями ст. 22 ТК РФ, необходимо ознакомить с ним работников этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение норм локального акта, ознакомленного с ним работника можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает заместитель директора по общим вопросам исходя из условий и особенностей деятельности организации

2. Отдел состоит из одного структурного подразделения, возглавляемого начальником отдела.

3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела кадров по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

• производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
• вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
• аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

1. делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
2. аттестация сотрудников в составе комиссии;
3. оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
4. кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
5. подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
6. разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

• контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
• требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
• подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
• контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:

• анализ потребности предприятия в новых кадрах;
• поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
• обеспечение адаптации принятых специалистов;
• ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
• обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
• организация обучения персонала;
• участие в формировании корпоративной культуры;
• анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
• организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.

Данный раздел предназначен для описания обязанностей кадровых специалистов, необходимых для успешного решения поставленных перед ними задач. Фактически, это детализация второй части положения.

К числу возможных функций относится следующее:

• поиск специалистов на вакантные позиции;
• документальное оформление приема на работу и увольнения;
• ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
• архивирование кадровых документов;
• выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
• подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
• разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
• учет отработанного времени;
• анализ причины текучки кадров;
• разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.

Список обязанностей формируется с учетом задач, поставленных внутренними актами компании перед отделом кадров.

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – ​для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

• сведения об используемой системе ЭДО;
• порядок доступа к ней;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• дата введения ЭДО;
• срок уведомления работников о введении;
• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

Почему нужно разработать положение о работе с кадрами

Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:

• прием и увольнение;
• ведение трудовых книжек;
• оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
• иные кадровые вопросы.

Положение об отделе кадров 2022 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:

1. Общие нормы.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Заключительные пункты.

Кто должен разрабатывать документ

Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.

Кадровая политика может быть открытой или закрытой.

Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.

У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.

Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.

Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.

Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.

Положение как вид документа

Начнем с теории. Положение относится к организационно-правовым документам, цель которых — регламентирование деятельности структурного подразделения и описание прав и обязанностей работников. В нашем случае отдела кадров.

Примечание. См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» на с. 41 журнала N 12, 2015.

Положение относится к локальным нормативным актам, то есть является своеобразным внутренним законом компании, обязательным для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие его норм действующему законодательству. Но к нашему положению это относиться не будет.

Примечание. См. статью «Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» на с. 42 журнала N 5, 2016.

В соответствии с ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников с локальными нормативными актами, которые имеют к ним отношение (ст. 22 ТК РФ). Заинтересованными работниками в случае с положением об отделе кадров являются работники этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение положения, ознакомленного с ним работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Прежде чем отдавать проект положения на утверждение руководителю организации, нужно провести его по маршруту визирования, принятому в компании. Визы согласования оформляются на отдельном листе, если компания практикует бумажный документооборот, или в системе электронного документооборота. Лист согласования может быть отдельным, и тогда нужно правильно его надписать, указав, проект какого документа визируется, либо на оборотной стороне последнего листа положения. Виза согласования оформляется так:

 СОГЛАСОВАНО
 Директор по правовым вопросам Петрова И.В. Петрова 12.08.2016

Отметим, что для внутреннего визирования документа слово «СОГЛАСОВАНО» указывать необязательно. Некоторые положения могут иметь в факультативном порядке и другие реквизиты, например «Отметка о приложении» или «Гриф согласования», но к положениям об отделах это, как правило, не относится.

Подпись работников в ознакомлении с положением по ГОСТу не является реквизитом, но оформляется практически так же, как и виза согласования:

 С положением ознакомлены:
 Начальник отдела кадров Селиванова И.В. Селиванова 16.08.2016

Приведем пример положения об отделе кадров. Любой из его разделов может быть изменен, дополнен или отредактирован иным образом под нужды конкретной организации.

Пример. Фрагмент положения об отделе кадров.

Итак, что такое график рабочего времени? Это документ, содержащий порядок распределения трудовых периодов и перерывов на отдых в течение определенного расчетного периода. Данный термин используются повсеместно. Однако несмотря на его популярность, не многие встречались с этим документом. Разберемся, почему?
Итак, среднестатистический работник трудится 8 часов в день и пять дней в неделю — это стандартная пятидневка или 40-часовая рабочая неделя. Для таких работников отдельное составление графика работы не требуется. Да и зачем. Пришел на работу к девяти, «отсидел» до шести с перерывом на обед — зарплату получил.

Для специалистов данной категории ключевые условия о продолжительности трудового времени и отдыха обычно прописываются в трудовом договоре. То есть определяют при трудоустройстве. Но ведь не все работают на пятидневке. Так вот, если время труда у конкретного работодателя отличается от общепринятых стандартных норм, то необходим график работы, как правильно оформить образец — рассмотрим далее.

Однако не стоит полагать, что только исключительные условия труда являются основанием для утверждения отдельного документа. Вовсе нет. Так, режимность рабочего времени может быть утверждена и для трудящихся на пятидневке. Например, если на предприятии предусмотрено несколько смен или совмещены разные продолжительности труда.

В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.

В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.

Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.

Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:

• ТК РФ;
• федеральных законов;
• подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
• локальных актов компании;
• приказов руководства предприятия;
• штатного расписания;
• коллективного договора и т.д.

Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.

Законодательное регулирование

Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.

Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.

Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.

Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.

Положение об отделе кадров (образец)

Отдел кадров имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

5.9. [Вписать нужное].

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел кадров взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

Получения:

— заявок на рабочих и служащих;

— характеристик на работников, представляемых к поощрению;

— характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

— объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

— предложений по составлению графиков отпусков;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— решений о поощрении работников;

— копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

— утвержденных графиков отпусков;

— решений аттестационной комиссии;

— [вписать нужное].

6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

— справок о заработной плате для оформления пенсий;

— материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) в размере заработной платы;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материальноответственных лиц;

— табелей учета рабочего времени;

— графика отпусков;

— листков временной нетрудоспособности к оплате;

— [вписать нужное].

6.3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

Получения:

— штатного расписания;

— схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

— показателей по труду и заработной плате;

— положений о премировании работников;

— расчетов фондов заработной платы;

— расчетов потребности в рабочих и служащих;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— сведений о списочной численности работников;

— данных о текучести кадров;

— [вписать нужное].

6.4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

Получения:

— графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

— списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;

— планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

— результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

— предложений по составу аттестационных комиссий;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;

— сведений о качественном составе рабочих и служащих;

— информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

— [вписать нужное].

6.5. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

— сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

— приказов для визирования;

— [вписать нужное].

6.6. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

Получения:

— [вписать нужное];

— [вписать нужное].

Предоставления:

— [вписать нужное];

— [вписать нужное].

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.

7.2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с правилами и инструкциями;

— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

— соответствие законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств персонала предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать персональные данные о работниках.

7.4. Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

7.5. [Вписать нужное].

Положение относится к организационно-правовым документам. Его цель — регламентировать работу структурного подразделения, описать права и обязанности работников. В небольших компаниях, где отсутствуют специализированные кадровые подразделения, а движение работников оформляет один специалист, наличие положения, регулирующего работу в этой сфере, не нужно: в таких случаях достаточно внести обязанности кадровика в должностную инструкцию работника. Иногда эту функцию возлагают на бухгалтера.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

• внедрение систем мотивации труда;

• подготовка штатного расписания предприятия;

• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

• организация аттестаций сотрудников;

• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Подчиненность зависит от структуры предприятия. Как правило, задачи руководства ставятся перед заместителем генерального директора по общим вопросам. В случае с небольшими компаниями, вести контроль может непосредственно сам руководитель.

Режим ставится стандартный. Нет надобности в том, чтобы вести специальный учет времени. Ведь продолжительность рабочей недели строго установлена по законодательству и составляет 40 часов в неделю.

Как правило, график отдела кадров совпадает с разнообразными учреждениями (такими как банки, страховые компании, ЗАГСы). Даже если на предприятии действует посменный круглосуточный график, управленцы могут иметь собственный график. Он прописывается в трудовом договоре, ПВТР.

Что делает менеджер по персоналу?

Менеджер по персоналу – ключевая должность для отдела кадров. Его также можно назвать кадровиком. На него возложена ответственность по реализации указанных ранее функций. В частности, в его сферу ответственности входят такие обязанности:

1. Организация работы по обеспечению персоналом. Работник этой сферы должен руководствоваться действующим законодательством и кадровой политикой предприятия.
2. Обеспечение персонала работниками, имеющими требуемый уровень квалификации.
3. Адаптация сотрудников к должности и к коллективу.
4. Прогнозирование перспектив конкретных соискателей касаемо успешной интеграции в рабочий коллектив.
5. Разрешение конфликтов между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством.
6. Организация работы по обучению, аттестации персонала.
7. Мотивация персонала предприятия.

Также важной составляющей работы менеджера по персоналу является тимбилдинг. Это термин, который подразумевает создание из группы людей полноценной команды, которые могут взаимодействовать друг с другом для реализации общих целей предприятия.

Главная задача тимбилдинга – сделать людей более сплоченными. Поэтому нередко в его основе лежат неформальные связи между сотрудниками. Например, их направляют на пикники или на корпоративы.

Устав общества с ограниченной ответственностью с двумя участниками

9.5. Участник Общества, намеренный продать свою долю или часть доли в уставном капитале Общества третьему лицу, обязан известить в письменной форме об этом остальных участников Общества и само Общество путем направления через Общество за свой счет оферты, адресованной этим лицам и содержащей указание цены и других условий продажи. Оферта о продаже доли или части доли в уставном капитале Общества считается полученной всеми участниками Общества в момент ее получения Обществом. При этом она может быть акцептована лицом, являющимся участником Общества на момент акцепта. Оферта считается неполученной, если в срок не позднее дня ее получения Обществом участнику Общества поступило извещение о ее отзыве. Отзыв оферты о продаже доли или части доли после ее получения Обществом допускается только с согласия всех участников Общества. Участники Общества вправе воспользоваться преимущественным правом покупки доли или части доли в уставном капитале Общества в течение тридцати дней с даты получения оферты Обществом. При отказе отдельных участников Общества от использования преимущественного права покупки доли или части доли в уставном капитале Общества либо использовании ими преимущественного права покупки не всей предлагаемой для продажи доли или не всей предлагаемой для продажи части доли другие участники Общества могут реализовать преимущественное право покупки доли или части доли в уставном капитале Общества в соответствующей части пропорционально размерам своих долей в пределах оставшейся части срока реализации ими преимущественного права покупки доли или части доли.

Похожие записи:

• ЕДВ инвалидам 3 группы в 2022 году
• 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения
• Программа первый автомобиль 2023 условия какие машины