Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание товара пришедшего в негодность документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводится инвентаризация, и в результате ее выявляются просроченные и испорченные объекты, а также те, на маркировке которых отсутствует дата годности. Все они должны быть изъяты из оборота – согласно нормам, приведенным в ФЗ-2003-1 (действующем от 07 февраля 92 года) и статей 469, 470, 472 ГК РФ.
- Непригодный к использованию товар списывается на основании акта комиссии на списание, в результате инвентаризации товара. К невозможности использования товара законодатель приравнивает пропуск срока годности продукции.
- Непригодная к использованию товарная масса учитывается на счете 94 или на счете 91/2, если возможна ее утилизация. В налоговом учете просроченные товары могут быть включены в расходы, как и порча в пределах норм убыли.
- Если стоимость испорченного товара отнесена на виновных лиц, которые компенсировали урон, сумма отражается в прочих доходах и расходах. В случае стихийных бедствий либо если суд не определил виновное лицо, испорченный товар может быть отражен в прочих расходах.
Регулировование со стороны законодательства и особенности списания товаров со склада
В соответствии с ними, в круг обязанностей продавца входит предлагать целевой аудитории только предметы надлежащего качества, то есть подходящие к эксплуатации. Запрещено реализовывать вещи, не удовлетворяющие этому условию, ну а период их актуальности устанавливается так, чтобы к моменту его истечения люди успели воспользоваться рассматриваемой продукцией.
Кроме того, закон «О защите прав потребителей» определяет ряд товаров, на маркировке которых всегда следует указывать срок годности, и это:
- медикаменты;
- косметика;
- средства бытовой химии;
- пищевые продукты.
Если на упаковке не указаны нужные цифры или время реализации вышло, вещи необходимо либо вернуть поставщику, либо утилизировать/уничтожить. Последнее можно сделать без привлечения третьих лиц, если происхождение продукции нельзя точно выяснить. В любых других ситуациях необходимо обращаться в соответствующие надзорные органы – товароведческие, санитарные, ветеринарные, зависит от характера предметов, – чтобы их компетентные представители дали свою экспертную оценку о состоянии объектов.
Как списать готовую продукцию, пришедшую в негодность
Данный процесс – этап инвентаризации, а потому реализуется достаточно просто. Все предметы, потерявшие свои потребительские характеристики, необходимо документально зафиксировать, отдать экспертам, параллельно заполнив формы ТОРГ-15 и 16. Благодаря первой из них можно будет впоследствии активировать уцененные объекты и успешно их продать. Но учитывайте, что составлять этот акт следует в 3 экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем предприятия, комиссией, лицом, несущим материальную ответственность, сотрудником органов санитарного надзора (не всегда). Первый образец останется в бухгалтерии компании, второй – у проверяющих, третий – у сотрудника, который должен осуществить возмещение (если его вина будет доказана).
Посмотрим, как списать товары, пришедшие в негодность, проводки используются следующие:
Дт 94 Кт 41 – отражает сам факт выбывания продукции;
Дт 91-2 Кт 94 – указывает размеры причиненного ущерба;
Дт 73 Кт 94 – показывает, какую компенсацию выплатит виновный;
Дт 51 (50) Кт 73 – свидетельствует о получении средств.
Каждая из них проставляется в документах по результатам инвентаризации МПЗ, подкрепленным актами и ведомостями. Все решения должны быть также подтверждены подписью руководителя. Это позволит упорядочить делопроизводство и упростить все сопутствующие процедуры. А теперь взглянем на частные случаи, которые тоже часто встречаются на практике.
Реализация и списание просроченного товара
Иногда товары с истекшим сроком годности реализуются по сниженным ценам для дальнейшего использования, но не по прямому назначению, а, например, для переработки. Из них могут делать корма для животных, джемы, варенье и т.д. Реализация просроченного товара допустима только по разрешению, полученному от органов государственного контроля. То есть нельзя просто уценить и продавать «просрочку». Надо или получать специальную бумагу, или списать просроченный товар и его уничтожить. В некоторых случаях удается договориться с поставщиком скоропортящихся продуктов о возврате ему «просрочки».
По-другому поступают с теми товарами, которые невозможно продавать после истечения срока, так как они представляют опасность, например, лекарства, бытовая химия, косметика, парфюмерия. Есть специальные уполномоченные организации, которые занимаются утилизацией или ликвидацией таких продуктов. Если, например, у вас магазин с порошками и моющими средствами, вы можете сразу заключить договор об их утилизации. И еще интересное дополнение. У производителей бытовой химии и лекарств обычно есть возможность принимать испорченные товары на утилизацию. Поэтому вам лучше этот вопрос прояснить еще на стадии заключения договоров.
Стандартные проводки при порче товара будут такими:
- 94/41 – списан испорченный товар;
- 41/42 сторно – сторнируется торговая наценка;
- 96, 44/94 – отнесение затрат за счет созданного резерва потерь товара или на увеличение затрат продаж (в пределах норм убыли);
- 91-2, 73/94 — отнесение затрат на виновных лиц или на прочие расходы, если виновник не установлен;
- 73/98 – если есть разница между ценой по учету товара и взысканной с виновного суммы;
- 98/91-1 – отнесение этой разницы в прочий доход.
Если объем испорченного товара превышает естественную убыль, восстанавливают НДС: 94/68.
- Непригодный к использованию товар списывается на основании акта комиссии на списание, в результате инвентаризации товара. К невозможности использования товара законодатель приравнивает пропуск срока годности продукции.
- Непригодная к использованию товарная масса учитывается на счете 94 или на счете 91/2, если возможна ее утилизация. В налоговом учете просроченные товары могут быть включены в расходы, как и порча в пределах норм убыли.
- Если стоимость испорченного товара отнесена на виновных лиц, которые компенсировали урон, сумма отражается в прочих доходах и расходах. В случае стихийных бедствий либо если суд не определил виновное лицо, испорченный товар может быть отражен в прочих расходах.
Алгоритм списания товара в 1С
1. Один из способов — составить акт по форме ТОРГ-16 «Акт о списании товара». 2. В бухгалтерском учёте следует провести первичное списание и отразить это на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 3. После этого определить причины и виновных (при наличии таковых). От данных результатов зависит на какие счета учёта отнести затрат: 20 «Основное производство»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 44 «Расходы на продажу», когда сумма списания не выходит за пределы норм естественной убыли, или включена в состав прочих расходов организации; 91.02 «Прочие расходы» тогда, когда недостача произошла из-за хищения и виновника установили; 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба» — списание проходит по этому счету, в том случае, если расходы возложили на лицо, виновное в недостаче. В ПП 1С товар списывается автоматически, регистрация проходит по одноимённому документу в разделе «Склад». Заполнить необходимы данные придется вручную, или по документу «Инвентаризация», находящимся в том же блоке «Склад». Если в организации прошла инвентаризация, то ее результаты надо оформить документом «Инвентаризация».
Истечение срока годности.
- акты (журналы) изменения статуса товара, в которых отражены причины отнесения продукции к некачественной (окончание срока годности);
- акты приемки товаров при их возврате;
- акты о проведении инвентаризации;
- акты уничтожения некачественной продукции, в которых содержится информация о наименованиях и количестве уничтоженных товаров, дате уничтожения;
- актом инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- решением владельца недоброкачественных лекарственных средств об их изъятии, уничтожении;
- договором с организацией, осуществляющей уничтожение лекарственных средств;
- копией лицензии организации, осуществляющей уничтожение лекарственных средств, на право ведения такой деятельности;
- первичным документом, подтверждающим передачу лекарственных средств на уничтожение;
- актом об уничтожении лекарственных средств.
Товарно-материальные ценности
- Сырье – это компоненты, материалы, которые в дальнейшем будут использованы в производстве;
- Незавершенное производство – продукция, производство которой не завершено, которая находится в стадии производства;
- Готовая продукция – это продукция, которая прошла все стадии производства, готовая к реализации;
- Запасы – имущество организации, которое по какой-либо причине не используется в данный момент и передано на хранение.
Под списанием ценностей понимается снятие ценностей с учета компании, оформленное документально. Чтобы оформить списание, используют акт на списание материалов, образец которого представлен в конце статьи.
Причина списания материалов может быть разной: если это сырье или незавершенное производство, то, так как данные материалы подразумевают дальнейшую работу, их рано или поздно спишут со склада в производство, готовая продукция или запасы компании по разным причинам могут испортиться, сломаться, прийти в негодность.
Прежде, чем заполнять акт о списании материальных запасов, комиссия должна произвести следующие действия:
- Провести осмотр ценностей;
- Выявить причины, по которым ТМЦ подлежат списанию: поломка, порча в результате происшествия, износ;
- Определить виновных лиц, если в ходе осмотра будет выявлено, что поломка или порча имущества произошла по вине определенных работников;
- Определить дальнейшие действия со списанным имуществом;
- Составить акт списания материальных ценностей (образец представлен ниже);
- Утвердить составленный документ у уполномоченного лица;
- Оценить стоимость списываемых ценностей;
- Проконтролировать уничтожение ценностей.
Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:
- сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
- незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
- готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
- запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.
Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.
Составляем акт списания ценностей
Документ обязательно составляется коллегиально. Это может быть созданная в соответствии с распоряжением руководителя постоянная или временная комиссия. В ее состав включается бухгалтер, материально ответственное лицо, работник склада и иные сотрудники по усмотрению руководства.
Итак, какие же реквизиты являются обязательными для акта списания ценностей? Поскольку этот документ имеет принципиально важное значение именно для бухгалтерии, Законом о бухгалтерском учете предусмотрены следующие элементы:
- наименование документа (акт списания ценностей, акт на списание товара, акт о списании ТМЦ и т.п.);
- дата составления документа. По правилам бухучета акт должен быть составлен при совершении хозяйственного акта или непосредственно после его окончания;
- наименование организации;
- члены комиссии пофамильно, с указанием должности;
- наименование ценности, артикул, количество или вес, стоимость, причина списания;
- подписи членов комиссии.
Так как акт списания ценностей является документом бухгалтерским, он утверждается руководителем и подписывается главным бухгалтером организации.
Как списать основное средство в «1С»
Современные учетные программы значительно ускоряют отражение списания объекта на счетах бухучета. Однако саму процедуру комиссионного обследования объекта и оформления таких документов, как заключение комиссии, технико-экономическое обоснование списания или заключение эксперта, программа «1С» оформить не поможет.
Как списать ОС в 1С? С помощью автоматизированной учетной программы можно сформировать и провести документ на списание по следующему алгоритму (последовательность выбора разделов и элементов): «ОС и НМА» → «Выбытие основных средств» → «Списание ОС» → «Создать» → Заполнить поля нового документа на списание (выбрать организацию, местонахождение, вид списания, счет списания, причину списания, статью расходов, сведения об основном средстве и т. д.) → нажать кнопку «Провести».
После того как документ на списание будет проведен, программа автоматически сформирует необходимые проводки.
***
Основные средства могут быть списаны с учета по разным причинам: в связи с моральным или физическим износом, из-за возникновения неустранимых дефектов и др. Чтобы списать основное средство с учета, потребуется создать комиссию и оформить комплект подтверждающих документов, а также сделать записи на счетах бухучета.
***
Больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Отражение в налоговом учете
Стоимость товара с истекшим сроком годности и затраты на его уничтожение (утилизацию) фирма может учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Фирма также должна иметь в наличии соответствующее документальное подтверждение списания товаров, их утилизации, либо вывоза на полигоны и уничтожения. Эти документы должны быть составлены согласно с установленными требованиям и содержать все обязательные реквизиты первичных учетных документов.
Фирмы, которые реализуют просроченные товары сторонним компаниям для их утилизации, как правило, делают это с убытком. Его сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль на основании пункта 2 статьи 268 Налогового кодекса.
По мнению судей, стоимость товара с истекшим сроком годности и затраты на его уничтожение (утилизацию) учитываются при расчете налога на прибыль организаций в прочих расходах. Ведь утилизация (уничтожение) просроченных товаров предусмотрена законом. Следовательно, упомянутые затраты связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Инструкция по заполнению документа
Как уже говорилось, на каждом предприятии формируют индивидуальные бланки, в соответствии с особенностями производственного процесса.
Составляют документ в количестве двух экземпляров.
- Один из них передают в бухгалтерию на хранение.
- Другой должен получить сотрудник, признанный материально-ответственным.
Само списание проводится членами специальной комиссии. Какие именно сотрудники в неё входят?
- Занимающий должность главбуха.
- Лицо с материальной ответственностью за товары.
- Специалисты по конкретному профилю, при списании специального оборудования.
Особенности составления акта на списание инструмента
Акт можно оформить на листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. В большинстве случаев его составляют в одном экземпляре, который затем передают в бухгалтерию. При необходимости можно составить дополнительные экземпляры. Так как данный документ относится к внутреннему документообороту организации, заверять его печатью нет необходимости. Но потребуется фиксация в специальном журнале.
Акт на списание инструмента, пришедшего в негодность, должен содержать:
-
наименование юрлица;
-
Ф.И.О. и подпись руководителя под грифом «Утверждаю»;
-
сведения о членах комиссии (должности, Ф.И.О.);
-
подробный перечень списываемых инструментов;
-
количество и стоимость инструментов;
-
причину списания.
Материалы устарели, стали неликвидами? Списываем с учета!
Бывает, что материалы, хранящиеся на складе, морально устаревают или становятся неликвиднными по другим причинам. Такие материалы списывают.
Решение о списании принимает руководитель организации. Однако, чтобы провести всю подготовительную работу, как правило, создают специальную комиссию . Такая комиссия, помимо прочего:
- — осматривает предлагаемые к списанию материалы, определяет их фактическое состояние и количество;
- — устанавливает, пригодны ли материалы к восстановлению и (или) дальнейшему использованию;
- — выясняет причину списания;
- — определяет, можно ли использовать или реализовать (сдать заготовительным организациям) какие-либо части (отдельные элементы) подлежащих списанию материалов.
Эта же комиссия оформляет соответствующий акт на списание материалов. Форма такого акта не определена, организация разрабатывает ее самостоятельно (учитывая требования, предъявляемые к ПУД) и утверждает в качестве приложения к учетной политике.
В форму акта, помимо информации о списываемых материалах, можно включить данные о годных изъятых частях, ломе и отходах черных и цветных металлов, сведения о драгметаллах и т.п. Как вариант, на изъятые годные детали и образующиеся отходы можно составить отдельные документы .
На заметку
1. Если в списываемых материалах присутствуют драгметаллы, их необходимо извлечь и сдать в Госфонд. В частности, после утверждения акта на списание из этих материалов нужно извлечь детали, узлы и комплектующие, содержащие драгметаллы, составив акт демонтажа (изъятия).
Активы устарели? Обоснуйте списание
Журнал «Учет в бюджетных учреждениях» № 9/2009
Симоненко Е. В., гл. бухгалтер ГУ Управления ПФР
в Орджоникидзевском районе г. Екатеринбурга, к.э.н.
Учитывая отсутствие законодательно установленного регламента списания морально устаревших нефинансовых активов, у бухгалтера могут возникнуть вопросы при их выбытии. Ведь саму причину и необходимость списания объектов обосновать довольно сложно. Оформить грамотно названную операцию поможет наш материал.
С какими неопределенностями придется столкнуться
Основная сложность для учреждения, решившего списать с учета устаревшее имущество, будет связана с аргументацией такого поступка. Поскольку, во-первых, моральный износ актива доказать не так-то просто, а, во-вторых, выбытие таких объектов влечет за собой расходы по приобретению других, более усовершенствованных и современных и поэтому более дорогостоящих. А любые расходы в рамках ограниченного финансирования должны быть экономически целесообразными.
Кроме того, расшифровка понятий «морально устаревшее имущество» или «моральный износ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету отсутствует.
Принять решение помогут отраслевые нормы
Дело в том, что в отраслевых нормах дан ряд конкретных определений. Например, в МВД России под морально устаревшим техническим средством охраны понимают объекты, устаревшие вследствие появления новых, более совершенных образцов (см. Инструкцию, утвержденную приказом от 16 ноября 2006 г. № 937). А вот моральным износом здания отдельные ведомства считают величину, характеризующую степень несоответствия современным требованиям основных параметров, определяющих условия проживания, объема и качества предоставляемых услуг (приказ Госкомархитек-туры от 23 ноября 1988 г. № 312, Методические рекомендации, утвержденные приказом Госстроя России от 10 ноября 1998 г. № 8).
Моральный износ автотранспорта — относительная потеря стоимости транспортного средства из-за снижения его полезности для осведомленного покупателя под влиянием факторов, к которым относятся:
— достижения научно-технического прогресса в автомобилестроении;
— ограничения, накладываемые государственным регулированием на производство, импорт, товарные рынки и эксплуатацию транспортных средств;
— окончание производства транспортных средств;
— прекращение производства запасных частей к транспорту и т. д.
Такое определение дано в Методике оценки остаточной стои-мости транспортных средств с учетом технического состояния Р-03112194-0376-98 (утверждена Минтрансом России 10 декабря 1998 г.).
Делаем выводы
К морально устаревшим относят нефинансовые активы учреждения, которые:
— обладают техническим состоянием, не соответствующим требованиям нормативно-технической документации по их эксплуатации;
— не способствуют решению поставленных перед учреждением функций и задач;
— нецелесообразно модернизировать в силу отсутствия компонентов и запасных частей;
— значительно отстают по техническим и функциональным характеристикам от новых моделей, версий, образцов, аналогичных объектов и т. п.
Заметим, что характеристики морально устаревшего имущества могут быть определены требованиями главного распорядителя бюджетных средств по списанию нефинансовых активов. При отсутствии подобных рекомендаций учреждению необходимо заручиться техническим заключением независимой экспертной организации о состоянии морально устаревшего объекта основных средств, его технических характеристиках и степени их соответствия требованиям, предъявляемым рабочим процессом.
Порядок действий
Итак, учреждение решило избавиться от техники, оборудования и т. д., которые использовать в работе невозможно. При этом необходимо подготовить соответствующий пакет документов, списать морально устаревшее имущество и утилизировать соответствующие объекты.
Создаем комиссию
Дело в том, что определение целесообразности и пригодности дальнейшего использования объектов, возможности их восстановления, а также оформление документов при их выбытии возлагается на специально создавае-мые по приказу руководителя учреждения комиссии.
В состав комиссии обычно включают представителя бухгалтерии (главного бухгалтера), юридического отдела, а также лиц, на которых была возложена ответственность за сохранность списываемых объектов. Если списывают компьютерную и организационную технику, то в состав комиссии дополнительно включается представитель подразделения информационных технологий. Также при оценке пригодности имущества могут участвовать иные специалисты, способные оценить его состоя-ние и характеристики.
Комиссия осматривает сами объекты, изучает их технические паспорта и инструкции по эксплуатации, а также бухгалтерские документы, свидетельствующие о постановке таких средств на учет и начисленной по ним амортизации.
Собираем документы
По результатам осмотра комиссия оформляет протокол, в котором указывает:
— перечень осмотренных объектов;
— их техническое состояние, способность и целесообразность дальнейшей эксплуатации или модернизации;
— заключение о направлении активов на списание, модернизацию или ремонт.
При решении о списании комиссия составляет акты. Их подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения, подпись которого скрепляется печатью.
Немаловажными являются регистрация и учет актов о списании объектов. Для этого в учреждении заводится специальный журнал учета актов по форме, содержащей следующие данные:
— наименование подразделения, из которого выбывает имущество;
— номер акта;
— название списываемого объекта, указанного в акте;
— дату согласования акта;
— дату возврата акта с замечаниями.
Помимо акта прикладывается пакет документов (их перечень приведен в рубрике «Для справки» на стр. 88).
Среди них, как правило, присутствует акт экспертизы технического состояния морально устаревшей техники. Его составляют в произвольной форме на каждую отдельную единицу имущества.
Пример заполнения такого документа приведен в приложении на стр. 81.
В акте экспертизы должно быть дано заключение о признании актива непригодным к эксплуатации по причине морального износа. Также в нем есть рекомендации о списании объекта как не подлежащего модернизации, о возможности или невозможности использования деталей, узлов и блоков для ремонта другого средства, а также информация о наличии драгоценных металлов и возможности их извлечения.
Оригиналы документов, заверенные подлинной круглой синей печатью независимой экспертной организации, или их нотариальные копии хранят в учреждении и предъявляют главному распорядителю средств по его требованию.
Может понадобиться «дополнительная» документация
В отдельных случаях вышестоящий орган может затребовать:
— копии приказа руководителя учреждения о создании постоянно действующей комиссии по списанию активов;
— копии технических паспортов (для определения количества драгоценных металлов);
— балансовые справки о стоимости объектов (для подтверждения факта полной амортизации основного средства);
— выписку из реестра федерального имущества (государственного имущества субъекта РФ, муниципального имущества), подтверждающую, что выбывающее имущество в него внесено;
— другие документы.