Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка по недостаче на складе при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.
Наказание для сотрудника
Наказание для сотрудника, допустившего недостачу, будет носить комплексный характер. Как минимум, ему потребуется возместить сумму недостачи из своего кармана, ведь он несёт полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Далее по списку будет подниматься вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности. Недостача на складе – это довольно-таки серьёзный проступок, за который работодатель может уволить. Об этом нам говорит 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.
В принципе, если директор посчитает, что вины его сотрудника в случившемся нет, ответственное лицо может и «выйти сухим из воды». Как бы то ни было, если человека уволить по статье за утрату доверия, устроиться на аналогичную должность в другом предприятии будет крайне сложно, если не невозможно.
Если в ходе служебной проверки выяснится, что кладовщик присвоил имущество фирмы себе или реализовал его третьим лицам, дело уйдёт на рассмотрение в руки органов внутренних дел. По статье «присвоение и растрата» предусмотрено наказание вплоть до реального лишения свободы в исправительной колонии.
Рассказываем, как правильно составить объяснительную
Объяснительная в свободной форме состоит из трёх условно-самостоятельных структурных элементов: шапки, основного блока с объяснениями материально ответственного лица, подписи и даты. Рассмотрим, как не допустить ошибок при их формировании.
В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО руководителя компании, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем здесь же укажем свои ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу ссылаемся на сам факт проведения инвентаризации, а затем утверждаем, что в её ходе была выявлена недостача. Следующим шагом мы пытаемся разъяснить причины образования недостачи. Утверждаем, что не списали с учёта те или иные фактически выбывшие товарно-материальные ценности или объясняем недостачу другими способами. Следует иметь в виду, что, если доказать свою невиновность не выйдет, последствия будут крайне неприятными.
В завершение работы с документом мы заверяем его автографом сотрудника, оставляем дату формирования. Итоговый вариант потребуется передать на рассмотрение сотруднику отделу кадров.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- место проведения инвентаризации;
- даты ее начала и окончания;
- председатель и члены комиссии;
- степень охвата инвентаризационных объектов;
- причина проведения инвентаризации;
- сроки сдачи документов в бухгалтерию.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
- инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
- технических паспортов;
- документов на получение или сдачу ОС в аренду.
Для чего нужна сличительная ведомость?
После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.
Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.
Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.
При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.
По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.
По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.
Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.
Ответственность работников за недостачу
Недостача — отрицательная разница между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Если у бухгалтера числятся по кассе 100 000 руб., а там лежат только 70 000 руб., то речь идет о недостаче в размере 30 000 руб.
Она образуется не только из-за денег. Товары, материалы, оборудование, мебель — все это пропадает с территории фирмы по причине умышленного хищения, непроизвольной халатности ответственных лиц и естественной убыли. В последней никто не виноват, она возникает «природным путем» в результате изменения биологических или физико-химических свойств товара — порча овощей, высыхание краски и т. п. Тем более, существуют нормы допустимой недостачи при инвентаризации в рамках естественной убыли. Они утверждены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.
Согласно ст. 232 и 238 ТК РФ, работники обязаны возместить причиненный по их вине ущерб работодателю. Но он должен быть действительным (3 банки краски, 5 кг огурцов), а не предполагаемым типа упущенной выгоды.
В целях подстраховки работодателю разрешено заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, контактирующими с деньгами или ТМЦ. Полная материальная ответственность позволяет работодателю взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба. Правда, «повесить» такую ответственность получится далеко не на каждого. Перечень должностей, с которыми работодатель вправе заключить договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К сравнению, кладовщик несет полную ответственность за содержимое вверенного ему склада, а уборщик — нет. Хоть и находится там каждый день и теоретически тоже может совершить кражу.
И тот, и другой будут возмещать убыток. Разница — в размере возмещения. Если с работником не заключен такой договор, то максимум, что вы с него получите, — среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Согласия виновника не требуется, работодатель вправе удержать из его зарплаты сумму недостачи в рамках ст. 248 ТК РФ. Но не более 20% от ежемесячной выплаты (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма крупная, то взыскание длится несколько месяцев, пока не выберется вся сумма среднемесячного заработка.
При полной материальной ответственности с работника получится взыскать всю стоимость причиненного ущерба. Но и здесь не все так просто. Принудительно бухгалтер вправе списать только среднемесячный заработок, остальное — по согласию виновника или через суд.
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года нет необходимости применять единые формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
На наш взгляд, безопаснее разработать собственные формы документов для учета результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утвержденные Госкомстатом. Ваши формы должны быть утверждены в приложении к учетной политике организации или приказом индивидуального предпринимателя (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации были допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
- невозможность привлечения авторов к материальной ответственности (письмо Минфина от 30 декабря 2019 г. № 03-11-11 / 103406);
- отказ инспекторов учитывать недостачу в составе фискальных расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06 / 1/66948);
- начисление НДС на стоимость недоимки при налоговой проверке (постановление AS FEB от 24.01.2019 № F03-5265 / 2018).
Объяснительная записка по недостаче на складе
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
- текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Детали использования основных средств
Под контролем понимается не только сопоставление полученной в процессе информации о товаре, материалах, сырьевой базе со сведениями, записанными в первичной уставной документации, но и пересчет основного капитала.
В таком случае ведется совсем иная методика:
- Избытки причисляются к нереализованным доходам.
- ОС, которые находятся на ремонте, описываются в ведомости по форме ИНВ/10, где указывается цена ремонтных работ.
- На имущество, переданное в аренду или на временное хранение, составляется документ, в котором будут приложены все соответствующие бумаги от контрагента, подтверждающие правомерность действия.
- Специальная комиссия составляет акт на ОС, не подлежащие восстановлению и непригодные к эксплуатации.
- Если балансовая цена капитала изменилась в ту или иную сторону, то этот факт также отображается.
- Средства нужно приравнять к доходу, который не удалось реализовать, и начислить по нему соответствующую амортизацию в пределах стоимости, заявленной рынком и фактическим износом.
Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации
Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете пересортицы.
Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции.
В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.
Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.
Выявление недостачи после инвентаризации товаров
После проведения инвентаризации товаров и денег в кассе может быть выявлена недостача. В таком случае работник, входящий в состав инвентаризационной комиссии, должен оформить объяснительную записку своей деньгой. В этой записке необходимо указать причины обнаружения недостачи, а также предложить дальнейшие действия по ее выявлению и взысканию.
Для грамотного составления объяснительной записки после выявления недостачи необходимо:
- Указать дату и место составления записки.
- Описать факт обнаружения недостачи и указать сумму, которая была обнаружена.
- Определить причины возникновения недостачи, например, ошибки при проведении операций или недобросовестные действия работника.
- Предложить дальнейшие действия, такие как проведение дополнительной проверки или привлечение кассира к ответственности.
- Указать, что инвентаризационная комиссия будет разбираться в данном случае и принять меры в соответствии с установленными правилами и законодательством.
- Если необходимо, приложить документы или материалы, подтверждающие выявленную недостачу.
После оформления объяснительной записки ее следует передать руководству или предпринимателю для принятия решения о дальнейших действиях. Работодатель или предприниматель может привлечь кассира к ответственности, взыскать сумму недостачи или наложить штраф в зависимости от категории нарушения.
В случае обнаружения излишков товаров или денег в ходе инвентаризации также может быть оформлена объяснительная записка. Она должна содержать аналогичные разделы, что и при выявлении недостачи, но указывать на излишки и причины их возникновения.
Важно отметить, что выявление недостачи или излишков после инвентаризации требует внимательного учета и контроля со стороны работников и инвентаризационной комиссии. В случае умышленного или виновного действия работника может быть привлечена уголовная ответственность.
Ниже представлен пример объяснительной записки после выявления недостачи:
| Образец объяснительной записки |
|---|
|
Я, работник А, входящий в состав инвентаризационной комиссии, объясняю, что в ходе инвентаризации товаров и денег кассы, проводимой 01.01.20XX, была обнаружена недостача в сумме XX рублей. Причиной возникновения недостачи является ошибка при проведении операций с товаром, а именно некорректное оформление документов и недобросовестные действия работника Б. Для выявления полной суммы недостачи необходимо провести дополнительную проверку и оформить акт с участием инвентаризационной комиссии. Также требуется привлечь кассира Б к ответственности согласно установленным правилам и законодательству. Инвентаризационная комиссия будет разбираться в данном случае и принять меры в соответствии с установленными правилами и законодательством. Прилагаю копии документов и материалов, подтверждающих выявленную недостачу. |
После выявления недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы, возникает вопрос о том, что делать дальше. Кто и в каком порядке обязан принять меры по устранению недостачи? В данной ситуации роль основного исполнителя возлагается на кассира.
Кассир, который обнаружил недостачу, должен составить объяснительную записку, в которой указать дату и время выявления недостачи, а также описать ее причины и обстоятельства. Записка должна быть составлена в письменном виде и подписана кассиром.
Важно отметить, что объяснительная записка не должна быть направлена кассиром в момент выявления недостачи. Кассир должен сообщить о случившемся непосредственно своему руководителю или ответственному лицу в магазине.
По получении объяснительной записки, руководитель или ответственное лицо должны провести проверку правильности оприходования товаров и денежных средств, а также убедиться в точности подсчета кассы. Для этого могут быть использованы документы, такие как кассовый журнал, кассовый отчет и другие сводные таблицы.
Если в результате проверки выявлены факты нарушения порядка ведения кассовых операций или неправильности в оприходовании товаров, руководитель или ответственное лицо должны принять меры по устранению этих нарушений. В таких случаях могут быть предприняты меры дисциплинарного воздействия в отношении кассира, а также возможны действия по взысканию суммы недостачи.
В случаях выявления излишков в кассе или товарах, кассир также должен составить объяснительную записку, в которой указать дату и время выявления излишков, их причины и обстоятельства. Записка должна быть направлена кассиром руководителю или ответственному лицу в магазине.
По получении объяснительной записки о излишках, руководитель или ответственное лицо должны провести проверку правильности оприходования товаров и денежных средств, а также убедиться в точности подсчета кассы. Если выясняется, что излишки имеют место быть, руководитель может принять решение о проведении инвентаризации в данной категории товаров, чтобы выяснить причины и обстоятельства их возникновения.
В случае выявления недостачи или излишков, кассиру может быть применено дисциплинарное воздействие в соответствии с трудовым законодательством. Возможны также действия по взысканию суммы недостачи или излишка с кассира.
Всегда помните, что в случае выявления недостачи или излишков, необходимо действовать в соответствии с установленными правилами и процедурами. Каждый случай может иметь свои особенности и нюансы, поэтому важно обратиться к бухгалтерскому учету и юридическим нормам для получения подробной информации о порядке действий и ответственности в данной ситуации.
Что делать при обнаружении недостачи при инвентаризации?
Инвентаризация является важным процессом для любой организации, позволяющим проверить наличие и соответствие фактического количества товаров и денежных средств с бухгалтерскими записями. Однако, иногда при проведении инвентаризации возникают ситуации, когда обнаруживается недостача товаров или денег.
Если при инвентаризации выявлена недостача, то первым шагом должно быть составление объяснительной записки. В объяснительной записке необходимо указать причины и обстоятельства, которые привели к недостаче. Также важно указать ответственных лиц и описать предпринятые меры по устранению недостачи.
Далее, в зависимости от причин и обстоятельств, может быть принято решение о списании недостающих товаров или денег. В случае списания товаров, их стоимость должна быть отражена в бухгалтерском учете по соответствующим статьям. В случае списания денежных средств, необходимо провести соответствующие операции в кассовом журнале или бухгалтерском учете.
При обнаружении недостачи также важно выяснить причины и обстоятельства нарушения порядка хранения и учета товаров. Если недостача была вызвана неосторожностью или небрежностью сотрудника, ему может быть применена дисциплинарная или материальная ответственность. В случае выявления виновности конкретного сотрудника, ему может быть наложен штраф или применена другая форма взыскания.
Примеры возможных причин недостачи при инвентаризации:
- Кража товаров или денег.
- Ошибки при учете или оформлении документов.
- Недостача товаров, вызванная их естественным износом или порчей.
- Нарушение порядка хранения товаров.
- Ошибки при проведении операций с товаром или деньгами.
Важно отметить, что при обнаружении недостачи при инвентаризации необходимо строго соблюдать установленные процедуры и правила. Действия должны быть документально зафиксированы и основаны на соответствующих основаниях, таких как приказы, инструкции и другие документы.
Также важно учесть, что при обнаружении недостачи может возникнуть необходимость в компенсации ущерба. Компенсация может быть произведена за счет сотрудника, ответственного за недостачу, или другими лицами, если их виновность будет доказана.
В заключение, при обнаружении недостачи при инвентаризации важно немедленно принять меры по устранению причин и обстоятельств, провести соответствующие операции по списанию товаров или денег, а также принять меры по наказанию виновных лиц. Только грамотное и ответственное проведение инвентаризационной работы позволит избежать недостачи и обеспечить точность учета товаров и денежных средств.
Объяснительная по недостаче товара
В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.
Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:
- фактическую – это утверждение факта опоздания;
- объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.