Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда ставить печать в трудовой книжке при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала отметим, что в трудовой книжке можно проставлять печать как организации, так и кадровой службы. Однако, нужно учитывать тот факт, что подпись кадрового специалиста заверять печатью компании нельзя, ее можно заверить только кадровым оттиском.
Запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника как по собственному желанию, так и по инициативе руководства организации должна быть обязательно скреплена печатью предприятия. Специалисту отдела кадров необходимо подготовить приказ об увольнении и внести в трудовую книжку увольняемого сотрудника соответствующую отметку.
Эта помтека не будет иметь юридической силы, если она не заверена оттиском организации. Это обязательное требование для всех работодателей, которые имеют печать, предусмотренную Уставом предприятия.
К основным записям, подлежащим обязательному проставлению печати, относятся:
- об увольнении;
- о переводе на иную должность;
- о вознаграждении;
- запись на вшитом в трудовую книжку вкладыше;
- запись на титульном листе трудовой книжки.
Ответственность за корректное внесение данных в трудовые книжки сотрудников и правильность нанесения печати несет отдел кадров. В случае отсутствия штампа на вышеперечисленных записях, особенно на записи об увольнении, работник срочно должен обратиться в кадровый отдел.
Во избежание серьезных проблем при устройстве на новое место работы с таким визитом лучше не затягивать.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Для чего необходима копия ТК
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:
- получения заграничного паспорта, визы;
- сверки стажа в ПФР;
- службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
- назначения пособий;
- определения алиментов и др.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.
ВАЖНО!
Заверить и выдать копию трудовой книжки сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ).
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровскую печать?
В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровую печать?
- Ответ на вопрос:
- Данный момент законодательство не конкретизирует.
- Во-первых кадровую печать для заверения записи об увольнении работника можно поставить, только если она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.
В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г.
№ 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации.
При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года.
Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.
Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Во-вторых, правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.
При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.
Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:
- текст на оттиске;
- подпись должностного лица;
- расшифровка подписи.
В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»).
Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.
6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21
Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.
Указать должность ответственного за ведение трудовых книжек, проставить подпись и расшифровку подписи ответственного в разделе «Сведения о работе» надо ниже записи об увольнении. А в «сведениях о награждении» ниже последней внесенной записи о награждении/поощрении.
- Подробности в материалах Системы Кадры:
- 1. Ситуация: Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника
- Данный момент законодательство не конкретизирует.
Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.
При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.
Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:
- текст на оттиске;
- подпись должностного лица;
- расшифровка подписи.
В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»).
Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.
6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.
Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.
- Иван Шкловец
- заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- 2. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров
- Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя и организация применяет печать в своей работе.
Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.
В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г.
№ 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации.
При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года.
Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.
Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.
Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении, заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
- Иван Шкловец
- заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Ильина,
- эксперт Системы Кадры
Правильная постановка печати в трудовой книжке
Например, если речь идет о постановке печати на титульном листе, то мы ставим печать в нижнем правом углу. В данной печати мы ставим подпись и дату.
Эта постановка печати считается правильной. Сотрудник отдела кадров должен либо сходить и поменять печать на работающую такого же вида и образца, либо попросить работника на пару ней отсрочить получения трудовой и изготовить новую печать. Часто бывает так, что в распоряжении сотрудников отдела кадров находится сразу несколько печатей. Иногда, задумавшись, сотрудники ставят совсем не ту печать в документ и не знают, что с этим делать.
Самый плохой вариант – это отдать трудовую сотруднику.
Правильный вариант, это написать строкой ниже в трудовой, что данная запись не верна и уже под следующим порядковым номером продублировать ранее сделанную запись, но уже с правильной печатью.
Нормативно-правовые документы и акты
Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.
Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.
В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные специально для кадровиков, немного разъясняют ситуацию с печатью. В пункте 35 говорится о том, какая именно печать должна утверждать записи в трудовой книжке.
О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.
Когда и в каких случаях ставится печать?
Печать должна закреплять любое действие в трудовой книге. Но новички – сотрудники отдела кадров, наверняка не знают всех особенностей и случаев, когда именно должна ставиться печать. Давайте изучим эту информацию вместе.
Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.
В этой просьбе нет ничего необычного, так как именно на работника возлагается ответственность за создание трудовой книжки для работника. В трудовую книжку вносится информация о работнике, а именно:
- имя;
- фамилия;
- отчество;
- дата рождения;
- специальность;
- место обучения;
- уровень образования.
Именно эта информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации. Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?
Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.
Также заверяется печатью запись об увольнении работника с должности. Еще один случай с применением печати – запись о внутреннем или внешнем переводе.
Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи. Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса. Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря. Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.
При подсчете страхового стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и прочей деятельности подтверждают документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемых территориальным органом ПРФ на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Об этом сказано в статье 14 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-
Бесплатная юридическая помощь
Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов? Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки. Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.
Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации.
Если в трудовой книжке поставлена не та печать при увольнении
Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ. Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке? На этот вопрос нам ответил заместитель руководителя Роструда Шкловец Иван Иванович: «Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку. Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации — оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки.
Любые записи, которые будут совершаться в данном документе, обязательно должны закрепляться подписью ответственного лица, подтверждающей правильность написанного. Кто может подписывать трудовую книжку при увольнении и совершении иных действий? Данные полномочия имеют руководитель предприятия и служащие отдела кадров.
Регламентирующие документы по печати
Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.
Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.
Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.
О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.
А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.
Печати в трудовых книжках отменяются
С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.
Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.
Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр.