Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на аванс по зарплате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В то же время существуют ситуации, когда производится оплата физлицам, не являющимся ИП, на основе гражданско-правовых договоров. И если в таком договоре указана точная сумма оплаты за выполненные работы, а также упоминается о необходимости произвести авансовый платеж в точно оговоренной сумме, то налоговый агент вправе удержать НДФЛ с такого авансового платежа.
Возможна ли выплата зарплаты за первую половину месяца раньше срока?
Поводом для написания заявления на аванс в счёт зарплаты могут служить разные единовременные причины, или эта процедура будет носить регулярный характер.
Механизм деления общего дохода на две части является лучшей и безвозмездной альтернативой срочных займов, тем более что последние выдаются под неимоверно высокие проценты.
Порядок выплат в организациях регламентирован трудовым и коллективным договором. При этом обязательно включается процедура выдачи заработной платы в два этапа. Чтобы получать аванс в положенный срок, писать заявление на выдачу нет необходимости.
Пишется оно тогда, когда работнику понадобились деньги раньше установленного срока, либо сотруднику потребовалась иная сумма денег, отличающаяся от установленного процента.
Иногда сотрудники обращаются к работодателю с просьбой исключить их из реестра по выплате аванса, чтобы не делить на несколько частей заработную плату. Такие ситуации – чаще исключение из общей практики, а для работодателя означает – нарушение порядка выдачи зарплатных средств.
Возможна ли выдача денег за 1-ю половину месяца в большей сумме?
То, что бухгалтеры называют авансом, по сути, является оплатой труда за первую половину месяца. По логике, выплаченная заработная плата не может быть больше начисленной.
В случае если работнику срочно понадобилась денежная сумма, не превышающая месячный заработок, работодатель может пойти навстречу и выдать ее в качестве аванса на основании заявления работника.
При этом предприятие несет определенный риск, но он не настолько существенный, и ценному сотруднику могут пойти навстречу.
Бывают случаи, когда требуемая сумма больше месячного заработка, и работодатель не против выдать аванс в счет зарплату работнику даже на несколько месяцев вперед. Но такой шаг может повлечь за собой ряд негативных последствий:
- при значительных суммах в будущих периодах будет нарушена норма закона о выплате заработной платы два раза в месяц.
- работник может уволиться, не отработав заранее выданную зарплату;
- возникнут проблемы с налоговой службой в части исчисления НДФЛ за заработную плату будущих периодов;
- налоговики расценят выданную зарплату как беспроцентный заем с начислением НДФЛ по ставке 35% на доход. Доход будет исчислен из расчета 2/3 ключевой ставке ЦБ.
Существуют способы, как пойти навстречу работнику в данном случае. Одни из них – беспроцентный заем с уплатой всех причитающихся налогов, которые не будут очень обременительными.
Если же работнику очень нужны деньги, и он подает заявление с просьбой об их выплате в размере, большем авансом, то необходимо чтобы запрашиваемая сумма не превышала месячный заработок. Тогда сотруднику в связи с тяжелым материальным положением по заявлению могут быть выданы деньги.
Необходимо, чтобы сумма аванса была хоть немногим меньше, чем зарплата работника, чтобы осталось на второй платеж в следующем месяце.
Пишется ли заявление на сумму аванса по заработной плате
В этом случае деньги выдаются сотруднику «под отчет» и после командировки он обязан будет сдать отчет об их использовании в бухгалтерию, а также возвратить в кассу организации все оставшиеся средства. При получении авансирования на командировочные расходы работнику необходимо максимально подробно составить перечень расходов, куда он планирует использовать полученные деньги. В данном случае выделенные средства фактически можно использовать только на траты, связанные с выполнением служебного поручения (задания). Работник не может ими воспользоваться по своему усмотрению. На отказ Законодательство не позволяет работнику написать заявление и отказаться от получения аванса. Такой документ фактически не будет иметь никакой юридической силы. Однако не явка сотрудника в кассу для получения денежных средств никаких последствий для него не несет.
Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег
Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.
Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.
Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.
Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.
Кто может рассчитывать на внеплановый аванс
По закону все категории работников равны в вопросе получения аванса от работодателя, однако здесь влияет фактор личных взаимоотношений с начальником. Если в трудовом коллективе хорошая дисциплина и доверительное отношение друг к другу, шансы на получение аванса увеличиваются. Перед написанием заявления следует лично побеседовать с руководителем, чтобы узнать его мнение на этот счёт. Получив предварительное одобрение, можно приступать к составлению документа.
В качестве подтверждения необходимости можно приложить к заявлению подтверждающие документы. Справка, выписка и иные бумаги послужат доказательствами и повлияют на принятие руководителем итогового решения.
Работодатель вряд ли выдаст сумму наперёд работнику, некачественно выполняющему свою работу или имеющему дисциплинарное взыскание. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник отработает выданные средства. Закон позволяет в таком случае удерживать часть заработной платы. Сотрудник, получивший аванс, может уволиться с предприятия. В таком случае решать вопрос придётся в судебном порядке.
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
Служебная записка на выдачу денежных средств – образцы:
Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса).
Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.
Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы. Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:
- Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа.
Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.
В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51).
Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО. В БУ делается обратная проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.
Рассмотрим, как оформляется выдача в подотчет. Образец:
Офис-менеджер ООО 25 мая 2015 г. получил 2000 (две тысячи) руб. на 4 дня для покупки канцелярских принадлежностей. Бухгалтер выдал средства на основании его заявления. Сотрудник 27 мая потратил 1000 (одну тысячу) руб., предоставил чеки и авансовый отчет. Неиспользованную сумму менеджер вернул в кассу.
- ДТ71 КТ50 — 2000 руб. – выданы средства из кассы;
- ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток неизрасходованных средств;
- ДТ10 КТ71 — 1000 руб. – канцтовары приняты к учету.
Составление заявления
Ни Трудовой кодекс, ни иные аналогичные акты не определяют, как должно выглядеть заявление на аванс. В отделе кадров организации обычно имеются свои, утвержденные локальными нормативными актами формы документов, которые и заполняет работник, решивший попросить аванс.
Однако если такого бланка не имеется, можно составить заявление в свободной форме или воспользоваться имеющимся на сайте типовым шаблоном, внеся в него свои данные.
В заявлении на аванс должны иметься следующие разделы:
- «шапка». В ней указываются ФИО и должность руководителя организации (или ФИО работодателя-ИП), наименование организации, должность и структурное подразделение, где работает сотрудник, ФИО сотрудника;
- название документа, расположенное по центру;
- собственно суть заявления, начинающаяся со слов «прошу», например, «прошу выплатить мне аванс в размере 10 000 рублей за ноябрь в связи с необходимостью срочного ремонта в квартире после залива». Если работнику необходимо получить аванс досрочно, указывается дата предполагаемой выплаты;
- дату составления заявления и подпись работника;
- отметку бухгалтерии об отсутствии задолженности.
НДФЛ с аванса по гражданско-правовому договору
В то же время существуют ситуации, когда производится оплата физлицам, не являющимся ИП, на основе гражданско-правовых договоров. И если в таком договоре указана точная сумма оплаты за выполненные работы, а также упоминается о необходимости произвести авансовый платеж в точно оговоренной сумме, то налоговый агент вправе удержать НДФЛ с такого авансового платежа.
Сумма оплаты за выполняемую работу известна заранее, также заранее оговорено обязательство об уплате аванса. А значит, налоговый агент может удержать с такого дохода налог и перечислить его в бюджет, поскольку, в соответствии с подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, доходом признается вознаграждение за выполненную работу на территории РФ.
Однако имеется различная судебная практика по вопросу, надо ли и когда платить НДФЛ с аванса. Так, например, ФАС Уральского округа считает, что до момента подписания акта приема-передачи работ у физлица не возникает дохода (постановление от 14.11.2011 № КА-А40/13467-09). Вопреки этому, есть постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2009 по делу № А03-14059/2008 и письмо Минфина от 13.01.2014 № 03-04-06/360, в которых указывается на то, что доход в виде вознаграждения (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) по подрядному договору возникает в момент перечисления средств.
См. также статью «Не удержали НДФЛ? Сообщите об этом».
Что нужно сделать для получения аванса
Выдача аванса (если только это не касается служебных надобностей) – исключительная воля работодателя. Иными словами, инициатором заявления всегда выступает сотрудник предприятия ли организации, окончательное решение принимает руководитель.
Для того, чтобы начальник поставил на заявлении положительную резолюцию, нужно не только стараться поддерживать с ним хорошие отношения и добросовестно выполнять свои рабочие обязанности, но и заблаговременно подготовить пакет документов, обосновывающих необходимость получения денежных средств.
Как правило, работодатели редко выплачивают авансом более половины среднемесячной заработной платы, поэтому просить большую сумму нецелесообразно, а вот 25-30% от оклада или зарплаты получить очень даже реально.
Выплачиваем аванс с учетом последних разъяснений контролеров
Е. Л. Джабазян
Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2017
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца? К какой ответственности привлекут работодателя за невыплату аванса? Как правильно определить размер аванса? Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?
Работодатели должны выплачивать зарплату два раза в месяц, и традиционно первая выплата называется авансом. Однако в Трудовом кодексе нет такого понятия, как аванс: за первую половину месяца необходимо выплачивать зарплату. Как устанавливается срок выплаты такой зарплаты? Каков порядок ее расчета? Можно ли ее выплачивать в фиксированном размере в целях минимизации трудозатрат работников расчетной службы? Как заполнить разд. 2 формы 6-НДФЛ, если по итогам месяца работник получил только аванс, с которого не удержан НДФЛ? О том, какие разъяснения по данным вопросам поступали со стороны Минтруда, Роструда, Минфина и ФНС, вы узнаете из представленной статьи.
Как правильно написать заявление на аванс в счет заработной платы?
Заявление достаточно простое. На чистом листе в верхнем углу пишется данные адресата — руководителя организации (его ФИО, должность), наименование организации. Указывается, от кого пишется обращение.
По центру бланка значится название документа.
В тексте в свободной форме пишется просьба к руководителю, например: «Прошу выдать аванс в сумме 5000 (пять тысяч рублей) в счет заработной платы за август 2021 года».
Далее можно для большей убедительности указать, в связи с чем нужны деньги. Например, в связи с обязательствами по оплате коммунальных услуг, квартплаты, на погашение кредита, на лечение и т.д.
Заявление нужно подписать, поставить дату и передать по назначению.
Что такое служебная записка и зачем ее составляют?
Служебная записка – разновидность внутреннего документа организации, посредством которого работники официально извещают о каком-либо событии или обращаются с прошением к вышестоящему руководству.
На основании подобных документов разрешаются значимые вопросы, касающиеся работы организации и ее кадрового состава. К таким вопросам относится и размер зарплаты сотрудников.
Служебная записка о повышении зарплаты – это обращение к работодателю, содержащее просьбу увеличить оклад или общий размер оплаты труда. Составляется в письменной форме самим работником или его непосредственным руководителем.
Внимание! Устная форма ненадежна, так как руководитель может забыть об обещании рассмотреть данный вопрос.
Чтобы бухгалтерия начала производить выплаты по-новому, необходим приказ, содержащий обоснование для изменения фактического оклада.
Процедура повышения зарплаты начинается с подготовки соответствующей служебной записки. Ее необходимо писать при наличии следующих обстоятельств:
- в связи с увеличением объема работы и должностных обязанностей;
- при повышении профессиональной квалификации (например, получено высшее образование, получен сертификат о прохождении курсов или тренинга по специальности);
- окончен испытательный срок и работник зачислен в штат;
- отсутствие повышения оклада длительное время;
- особые заслуги перед организацией.
Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств
Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.
Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.
Расходный кассовый ордер сотрудник бухгалтерии оформит в любом случае. На основании поступившей на исполнение служебной записки с резолюцией руководителя.