Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шаблоны служебных записок для составления заявок на приобретение оргтехники». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документация о проведении процедуры — это пакет документов, описывающих порядок проведения закупки, объект, требования к участникам. В числе документов, которые должны содержаться в этом пакете, присутствует и проект будущего контракта. В документации заказчик указывает, что процедура проводится с применением национального режима, и на обязанность участников документально подтвердить их соответствие требованиям этого режима. Например, в случае проведения электронного аукциона допустимо требовать от участников к заявке на участие приложить документы, подтверждающие, что продукция, которую они намерены поставлять по контракту, происходит из России.
Шаг 4. Составляем документацию о проведении закупки
В качестве документов, подтверждающих происхождение товара, используются:
- акт экспертизы, проведенной Торгово-промышленной палатой;
- заключение Минпромторга о том, что продукция произведена на территории России;
- сертификат о происхождении товара по форме СТ-1.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Служебная записка на приобретение оборудования образец
По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук». Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину. В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего.
Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте тут.
В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках.
Заголовок должен содержать фразу «О списании техники». Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Необходимость в составлении записки
Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.
Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.
Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах. Причинами (обоснованием) для приобретения могут быть:
- появление нового рабочего места, которое необходимо оснастить;
- поломка оборудования;
- моральное устаревание оборудования;
- гибель или порча оборудования, например, в результате пожара, и так далее.
Как оспорить решение Минпромторга
На то, чтобы оспорить решение министерства, у заказчика есть три месяца. Для этого он должен подать через ГИСП соответствующую заявку. В ней нужно указать причину, по которой заказчик не согласен с решением, а также приложить документы, которые докажут его слова.
Рассматривают такие заявки не сотрудники министерства, а экспертные советы. В каждый совет входят от 7 до 14 человек: представители Минпромторга, органов исполнительной власти, общественных объединений и научных, производственных и образовательных организаций. Для решения сложных вопросов совет может привлекать к работе представителей Евразийской экономической комиссии и Торгово-промышленной палаты.
Если совет признает заявку обоснованной, он направит свое решение в департамент Минпромторга, который вынес решение об отказе. В течение пяти дней после этого сотрудники департамента должны оформить разрешение на закупку и отправить его заказчику.
Служебная записка на приобретение принтера в связи с поломкой
Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:
- В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
- От кого составлена записка.
- Название документа.
- Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
- Дата оформления и регистрационный номер.
- В основной части документа пишется просьба.
- Дата.
- Виза и расшифровка ответственного лица.
Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.
Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы.
Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка.
Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.
Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:
- ручки и карандаши;
- бумажные материалы;
- ластики.
Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:
В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.
Заявка может заполняться различными способами. Это зависит от конкретного вида документа. Например, на практике выделяют документы внутреннего и внешнего оборота.
Первый вид заявлений применяется при совершении заказа у поставщика, форма отображается в нормах заключенного с партнером договора. Второй – когда ответственный компетентный сотрудник совершает обращение в снабженческий отдел.
Внутренние заявки, в свою очередь, также представлены в двух разновидностях:
- на покупку товаров рассматриваемого назначения;
- на выдачу со складского участка.
В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.
Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.
Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.
Главный бухгалтер Петренко В.А.
Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки.
Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности.
Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.
Структура документа выглядит следующим образом:
- Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
- Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
- Наименование документа: служебная записка на приоберетение
- Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
- Подпись сотрудника
- Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.
После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.
Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность.
Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.
О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
- В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
- Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Как подавать в электронном виде
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Изложенные в стандартах требования к квалификации работника носят рекомендательный характер (п. 10 Рекомендаций Минтруда, Письмо Минтруда от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253).
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание. При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.
Образец служебной записки на канцтовары
Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.
Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.
Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.
Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Получается что не достаточно просто подойти и сказать, что вам требуются какие-то канцелярские товары, надо подавать обязательно такую вот записку, это оказалось очень просто.
Я когда-то писала такую записку, но сильно не размахнёшься, особенно если это бюджетное учреждение и ждать пока привезут все необходимые материалы, которые вы заказали приходиться долго.
Я раньше не умела писать такие записки и подавала всё списком, начальство всё устраивало, но это у нас, я не призываю игнорировать подобные правила, записку можно приложить к документам.
Служебная записка на приобретение картриджа для принтера
Составьте приказ по Менделеевскому ОАО «Химический комбинат имени Карпова» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе.
Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.
Инструкция: составляем служебную записку
Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.
С уважением, Смирнов Сергей Сергеевич (подпись) 20 мая 2017 года. Скачать образец служебной записки на покупку автошин Справка!
На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.
И вы пишете служебную записку на имя директора так, чтобы у него даже мысли не возникло отказать в покупке. Ну вот, например. Образец служебной записки от подразделения проректору.
Это считается правильным. Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой.
Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа. В ней указывается, кому и от кого адресован документ.
Что относится к канцелярским товарам: перечень
Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:
|
Название |
Перечень |
Описание |
|
Расходные материалы |
|
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени. |
|
Предметы разного времени использования |
|
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут |
Образец служебной записки на приобретение канцтоваров
Подготовка служебной записки для приобретения оборудования
Цель выполнения работы. освоить технологию сбора информации из различных источников с последующим обобщением в едином документе.
Постановка задачи. подготовить служебную записку с обоснованием приобретения необходимого оборудования. В служебной записке должно присутствовать перечень необходимого оборудования, стоимость единицы, потребное количество, сведения о производителе со ссылками на сайты с рекламой продукции, фотография оборудования, а так же суммарные затраты организации на приобретение оборудования (примерный образец служебной записки можно посмотреть, щёлкнув по этой гиперссылке
).
Порядок выполнения работы
.
Внимание! Рассматривается пример последовательности выполнения задания, слушатель самостоятельно выбирает необходимые данные.
Предположим, организация собирается сделать ремонт нескольких помещений, после завершения которого, будут заменены офисная мебель, персональные компьютеры.
· Откройте новый документ Word. сделайте на нём заголовок, в соответствии со стандартом оформления служебных записок в организации.
· Создайте приложение к служебной записке в виде таблицы с перечнем необходимого оборудования, например, как показано на рисунке 1. В графе таблицы с наименованием «Общая стоимость» осуществлено вычисление с помощью вставки формулы в ячейки таблицы.
· Для вставки формулы в таблице, которая создана в MS Word. необходимо воспользоваться следующими правилами:
Ø При работе с Word 2003, следует установить курсор в ячейке, в строке меню выбрать «Таблица», в раскрывающемся списке щёлкнуть по строке с командой «Формула».
Ø При работе с Word 2010, следует установить курсор в ячейке, на ленте появится новая вкладка «Работа с таблицами» с двумя закладками (Конструктор и Макет), активизируйте закладку «Макет», и щёлкните на ленте по значку .
В обоих случаях появится окно, которое предназначено для выбора формулы и задания формата числа, как показано на рисунке 2.
Спасибо большое за вашу работу. Второй раз заказываю, все отлично.И спасибо за скидку! Очень нравится и одежда и ваш сайт.
Как написать служебную записку
Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской.
Образец служебной записки о выдаче продукции
| Отдел трейд-маркетинга | Начальнику отдела продаж ООО «Виста» Березе Юлии Семеновне |
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.
О выдаче продукции
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».
Цель акции:
— увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
— увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.
Регион: Санкт-Петербург, Воронеж
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
| Начальник отдела трейд-маркетинга | Соловьева | И. А. Соловьева |