Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Отбор документов, более не нужных
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Акт на уничтожение документов
Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение
Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:
- перечень документов, которые планируется утилизировать;
- причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
- даты и номера документов;
- способ утилизации бумаг;
- подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Основания для уничтожения документов
Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.
В передвижении участвуют несколько видов документов:
- Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
- Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
- Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.
Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:
- Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
- Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
- Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
- Сдача на хранение.
Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.
В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.
На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:
- ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
- Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
- Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
- Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.
Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:
- Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
- Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
- Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.
Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.
|
Причина хранения |
Сроки |
|
Для целей бухучета |
Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов |
|
Для целей налогового учета |
Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более |
|
Все остальные документы, подтверждающие работу организации |
На протяжении всего периода работоспособности фирмы |
Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
- подготовить документы к утилизации.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Жалобы в контролирующие органы
Пример: увольняемый работник подал жалобу в Департамент государственной инспекции труда Минтруда и социальной защиты.
В этом случае Департамент придет с внеплановой проверкой по конкретному факту, указанному в жалобе. Ни по каким иным сферам деятельности организации, либо в отношении иных работников, проверки проводиться не могут.
В предписании на проведение внеплановой проверки должны быть указаны:
— Номер и дата выдачи предписания
— Основание проведения проверки
— Название контролирующего (надзорного) органа, проводящего проверку
— Наименование (фамилия, имя, отчество) проверяемого субъекта (при отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения – адрес его места нахождения)
— Фамилия и инициалы проверяющего, его должность (состав группы проверяющих, фамилия и инициалы руководителя проверки, его должность)
— Исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке
— Проверяемый период или проверяемые периоды, если они не совпадают для различных вопросов, подлежащих проверке
— Срок проведения проверки (дата начала и окончания проверки)
Если же нарушения, указанные в жалобе, по итогам проверки не подтвердятся, то организация вправе потребовать в судебном порядке от жалобщика возместить убытки, причиненные распространением сведений, не соответствующих действительности и порочащих его деловую репутацию.
Способы уничтожения документов
Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:
- нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
- нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
- при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
- любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.
Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:
- использовать шредер в промышленных масштабах;
- применять химические вещества;
- использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Зачем уничтожать бухгалтерские документы
Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.
Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.
Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.
После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.
Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.
Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.
Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.
В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.
Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.
В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.
Электронные документы
Сегодня многие официальные документы переведены в электронную форму. Как же быть с ними, если время хранения у них истекло? Оформить уничтожение, в этом случае нужно придерживаясь той же схемы, которая действует и на бумажные документы. Цифровые бумаги с истекшим сроком хранения из компьютерного архива удаляются. Если они находятся на специальных носителях, таких, как флешки, диски или карты памяти, то нужно уничтожать и сам носитель.
Главное, не забывать о следующем:
- Запрещается удалять документы без соответствующего акта.
- Запрещено избавляться от бумаг, которые относятся к предстоящему или идущему судебному разбирательству.
- Соблюдать конфиденциальность сведений, которые находятся в документах, подлежащих уничтожению
- Вместе с оригиналом бумаг избавляться от всех копий.
Уничтожать бухгалтерскую документацию следует по всем правилам и с составлением актов. Важно, чтобы сроки хранения бумаг на момент уничтожения подошли к концу, иначе такая процедура станет незаконной и за списание будет грозить административная или уголовная ответственность. Можно для утилизации сдать все бумаги в макулатуру. Однако просто на мусорку вынести нельзя, составляется договор с организацией, которая занимается приемом макулатуры.
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
ГОСТ 21.203-78 — СПДС. Правила учета и хранения подлинников проектной документации
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Система проектной документации для строительства
Правила учета и хранения подлинников проектной документации
System of design documents for construction.
Registration and storage rules for the originals of design documentation
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по делам строительства от 28 июня 1978 г. № 123.
Настоящий стандарт устанавливает правила учета и хранения в проектных организациях подлинников проектно-сметной документации (далее именуемые подлинником документа) на строительство предприятий, зданий и сооружений всех отраслей промышленности и народного хозяйства.
Стандарт не устанавливает правил учета и хранения подлинников документов на строительство закрытых объектов.
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?
Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.
- Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.
Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:
- уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
- уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
- После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.