Размер суточных при командировках и их расчет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных при командировках и их расчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По закону, суточные командированному сотруднику оплачивает работодатель. То есть даже в том случае, если поездка организована по приглашению другой компании по соответствующему договору суточные платит компания, в которой официально работает специалист. При этом, если командировка подразумевает выезд за границу, то сотруднику нужно выплатить аванс в валюте (его размер определяется локальными нормативными документами).

Процедура оформления командировки

При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:

• одинокие родители до достижения детьми 5 лет;

• работники с детьми-инвалидами;

• сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);

• матери до достижения детьми 3-х лет.

В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:

• беременных женщин;

• несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;

• «внештатников»;

• сотрудников, оформленных по ученическому договору.

Кто оплачивает суточные

Помимо этого, в период командировки работодатель выплачивает сотруднику средний заработок. Кроме того, компания должна возместить сопутствующие расходы, которые не взяла на себя принимающая сторона – это могут быть визовые сборы, затраты на услуги связи и т.п.

Оформление командировки за свой счет

Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.

Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.

Командировка за счет принимающей стороны как оформить?

Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.

Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:

• Матерей, имеющих детей до трех лет;
• Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
• Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
• Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.

Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение.

При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки.

А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.

К ним относятся:

• Беременные сотрудницы;
• Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
• Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
• Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах — бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.

Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:

• служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
• командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
• приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).

Если подрядчик — иностранная организация

Если организация сотрудничает с иностранным подрядчиком, то имеет смысл обратить внимание на письмо Минфина России от 2.05.12 г. № 03-07-08/125, где сказано, что в соответствии с положениями ст. 161 НК РФ при реализации иностранным лицом, не состоящим на учете в российских налоговых органах, работ, местом реализации которых является территория Российской Федерации, НДС исчисляется и уплачивается в российский бюджет налоговым агентом, приобретающим данные работы у иностранного лица. При этом налоговая база по налогу на добавленную стоимость определяется налоговым агентом как сумма дохода от реализации работ с учетом налога на добавленную стоимость.
С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Учет командировочных расходов: проводки

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
• Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

• Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
• Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
• Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
• Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

• Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
• Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
• Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

• Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
• Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.

Командировка 2020: организация и оформление

Несмотря на то, что тема командировок уже описана не один раз, некоторые вопросы по работе с командировками остаются актуальными В нашей статье мы расскажем о нюансах организации командировок и оформлении командировочных.

Также смотрите:

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.

Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Образец договора на командировку между отправляющей и принимающей стороной

Расходы данных должностных лиц не могут погашаться за счет посторонних физических или юридических лиц. Члены Правительства имеют право пользоваться только командировочными средствами, выделенными в соответствии с законодательством. Кроме того, невозможно запретить членам правительства пользоваться личными сбережениями (хотя в такую бескорыстность слабо верится). Исключением из данного правила могут служить только предусмотренные законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации командировки за счет принимающей стороны или на взаимной основе по договоренности федеральных органов государственной власти с государственными органами иностранных государств, международными и иностранными организациями. В последней ситуации российские члены Правительства могут пользоваться в служебных командировках средствами, предоставленными иностранным государствам. А должностные лица этого государства, в свою очередь, направляются в служебную командировку в Россию, и командировочные расходы оплачиваются за счет российских средств.

Могут ли командировочные расходы возмещаться внештатному сотруднику учреждения?

В загранкомандировку можно направить только работника организации — это обусловлено нормами Трудового кодекса. В соответствии со ст. 20 ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Под трудовыми понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных законодательством, трудовым и коллективным договорами, соглашениями (ст. 15 ТК РФ). Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ (ст. ст. 16, 56 ТК РФ).

Исходя из этого возможность отправления в служебные загранкомандировки за счет организации-работодателя предусмотрена только для работника, связанного с организацией взаимоотношениями по трудовому договору, регламентируемому Трудовым кодексом. Соответственно, физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную загранкомандировку, и следовательно, ему не могут возмещаться командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ).

В каких размерах можно принять к учету расходы на суточные и наем жилого помещения?

Данные расходы носят нормируемый характер. Они оплачиваются работнику, направляемому в загранкомандировку, в соответствии с утвержденными в организации нормами — напомним, организация вправе установить любой размер возмещения. Однако что касается командировочных расходов, выплачиваемых за счет бюджетных средств для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, то нормы, которыми данные учреждения вправе руководствоваться при ведении своей деятельности, утверждены на законодательном уровне.

Суточные. Для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, Постановлением Правительства РФ N 812 установлены размеры и порядок выплаты суточных работникам, направляемым в загранкомандировку. Размер суточных согласно этому документу определяется в соответствии с Приложением 1 к нему в зависимости от страны, куда направляется работник. При этом существуют ситуации, в которых размер выплаты суточных ограничен:

• выплата суточных производится в размере 30%, если работнику предоставлялось питание в командировке за счет принимающей стороны;
• выплата суточных не производится, если в период служебной командировки сотрудник обеспечивался иностранной валютой на личные расходы;
• суточные выплачиваются в размере 50%, если работник выезжает и возвращается из-за границы в течение дня.

Наем жилого помещения. Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, утверждены Приказом Минфина России N 64н . В Приложении к данному Приказу установлены Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в зависимости от страны пребывания командируемого работника.

Похожие записи:

• ДОПОГ 2023 года. ISBN 978-92-1-139213-5
• Через какое время приходят алименты после зарплаты
• Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить