Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подтвердить трудовой стаж без трудовой книжки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Если речь идет не о периоде работы, то сведения можно подтвердить:
- служба в армии – предоставляется военный билет, справка с места службы;
- уход за пожилыми и инвалидами – предоставляется справка о совместном проживании либо подтверждение самого нетрудоспособного (члена его семьи), а также акт, составленный работником ПФР на месте;
- уход за ребенком – свидетельство о рождении, данные от работодателя, что отпуск по уходу за ним был использован, справка о совместном проживании от жилищной организации;
- уход за ребенком-инвалидом – свидетельство о рождении ребенка, справка медико-социальной экспертизы;
- безработный статус с получением пособия – справка службы занятости и т.п.
Следует понимать, что уход за нетрудоспособными учитывается в стаже на основании персонифицированного учета, ведущегося пенсионным фондом (пост. Прав-ва №546 от 10/05/17 г.).
Однако если уход фактически имеет место, но нигде не зафиксирован, необходимо как можно скорее обратиться в ПФР и подтвердить его документально.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Где можно подтвердить трудовой стаж
Если гражданин работал без каких-либо документов (например, по найму без договора), то этот период не войдет в стаж, поскольку нет никаких подтверждений ведения трудовой деятельности и гражданин фактически числится безработным. Согласно трудовому законодательству исчисление и подтверждение трудового стажа возможно не только на основании непосредственной трудовой занятости, но и в иные периоды. К ним относятся:
- Периоды зафиксированного статуса безработного.
Гражданин, не имеющий работы, имеет право обратиться в центр занятости населения или биржу труда в своем населенном пункте для постановки на учет в качестве безработного. Весь период действия статуса и получения пособий зачисляется в общий трудовой стаж и учитывается при расчете пенсий.
Для подтверждения трудового стажа по свидетельским показаниям, гражданин должен направить заявление в органы индивидуального (персонифицированного учета).
К заявлению гражданина об установлении периода его работы по свидетельским показаниям должны быть приложены: 1) документ государственного (муниципального) органа, на территории которого произошло стихийное бедствие, подтверждающий число, месяц, год, место и характер произошедшего стихийного бедствия;
2) документ работодателя или соответствующего государственного (муниципального) органа, подтверждающий факт утраты документов о работе в связи с указанным стихийным бедствием и невозможность их восстановления; 3) справка архивного учреждения или государственного (муниципального) органа, подтверждающая факт отсутствия архивных данных о периоде работы, устанавливаемом по свидетельским показаниям.
Годы, записанные в справке или военном билете, включаются в общий трудовой стаж. Узнаем входит ли армия в общий трудовой стаж тут.
Служба на государственных предприятиях, в том числе в органах местной власти, может быть подтверждена соответствующей справкой, выданной с места службы.
Если такой справки не содержится в архивах организации или предприятия по каким-либо причинам, то ее можно получить в архивном фонде.
Про подтверждение трудового стажа смотрите ролик Как составить заявление в архив Законодательством предусмотрена возможность подтверждения трудового стажа без трудовой книжки или справки с места работы или службы.
Все сведения о периодах работы гражданина передаются в архив, к которому территориально относится работодатель. Получить данные из архива можно на основании заявления от гражданина или его официального представителя.
- Индивидуальное предпринимательство граждан, которые имеют документ о регистрации их в качестве ИП и оплачивали налоги, что подтверждается документом из налоговой службы или ПФ в зависимости от формы налогообложения.
- Фермеры, которые исправно платили налоги, о чем свидетельствует справка из ПФ или налоговой инспекции.
- Работники семейных общин коренных народов Севера, которые зарегистрированы как предприниматели, занимающиеся традиционными промыслами.
- Работники творческих коллективов, не состоящие в штате, но выполнявшие работы в этих организациях и получавшие вознаграждение за труд.
- Детективы, нотариусы, адвокаты, которые занимаются частной деятельностью.
- Военнослужащие, а также приравненные к ним служащие МВД и органов уголовно-исполнительской системы.
В случае если отдел пенсионного обеспечения отказывается включить соответствующий период в трудовой стаж, дающий право на получение пенсии, то можно обратиться с жалобой в суд на незаконные действия указанного органа и в судебном порядке добиться включения соответствующего периода в трудовой стаж. Итак, мы рассмотрели порядок подсчета трудового стажа до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».
- Что входит в трудовой стаж
- Какие документы требуются
- ИП, КФХ, военная служба
- Как составить заявление в архив
При приёме на работу сотрудник вместо трудовой книжки предоставил форму СТД-Р, на которую он перешёл у прежнего работодателя. Как узнать его общий страховой стаж? Можно ли запросить эти данные в ПФР самостоятельно или это должен сделать работник?
Запрашивать сведения о трудовом стаже работника в ПФР самостоятельно не нужно. Для подтверждения трудового стажа работника можно использовать его бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности работника, самостоятельно запрошенные им в ПФР. Обосновывается это следующим.
Действующее законодательство не позволяет работодателю обращаться в ПФР с запросом о трудовом стаже своего работника. Учитывая это, при возникновении необходимости в такой информации работнику следует самостоятельно получить её и предоставить работодателю.
Особенности отложенного оформления пенсионных выплат
Граждане Российской Федерации могут отложить выход на пенсию, а позже получить повышенные выплаты. Эту информацию предоставила российский эксперт Ольга Лебединская. По ее словам, размер пенсии зависит главным образом от трудового стажа, пенсионных коэффициентов и размера отчислений работодателя. Если человек будет продолжать работать после наступления пенсионного возраста, то первые два показатели будут расти.
«Минимальный срок, на который можно отложить выход на пенсию — год со дня возникновения права. За этот период поправочный коэффициент составит 1,056 для фиксированной выплаты и 1,07 для страховой выплаты», — подчеркнула Лебединская.
По ее словам, через пять лет коэффициент поднимется до 1,36 для фиксированной выплаты и 1,45 для страховой, а через десять лет — до 2,11 в первом случае и 2,32 во втором. Кроме того, россияне, которые уже оформили выход на пенсию, могут увеличить свои коэффициенты, если будут трудоустроены на срок от года.
«Немного иная ситуация складывается в отношении безработных. Для этой категории населения в выборе пособия/пенсия выгоднее оформить пенсию. Либо можно найти источник дохода, который позволит отложить назначение пенсии», — заявила госпожа Лебединская.
Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?
К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.
Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет.
Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр.
Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.
? Реклама
По каким правилам подтверждается страховой стаж
Когда придет время рассчитать страховой стаж, гражданину придется подтверждать стаж за периоды работы:
- до регистрации в системе обязательного страхования в ПФР;
- после страхования сотрудника по программе обязательного страхования.
Чтобы понять, каким по длительности будет страховой стаж трудящегося гражданина, нужно понимать, выполнение каких должностных обязанностей будет учтено в стаже. Учтены будут следующие периоды:
- трудовая деятельность, которая велась в пределах Российской Федерации сотрудниками, подлежащими обязательному социальному страхованию и совершающими страховые отчисления в Фонд социального страхования через своего работодателя;
- трудовая деятельность, осуществляемая гражданами России за границей, при условии, что она велась согласно условиям международных договоров РФ (или что работник самостоятельно выплачивал страховые взносы в Пенсионный Фонд).
В продолжительность страхового стажа включаются не только непосредственно периоды трудовой деятельности, но и некоторые иные промежутки времени, а именно время:
- пребывания на службе в армии (или на альтернативной службе);
- нахождения на больничном по причине заболевания или травмы, если при этом выплачивалась компенсация из бюджета ФСС;
- отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет (для многодетной матери – не более 6 лет, т.е. по 1,5 года на 4 детей);
- поиска новой работы, если гражданин состоял на учете в Центре занятости и получал пособия по безработице;
- выполнения общественных работ (оплачиваемых);
- переезда по новому месту жительства по долгу госслужбы;
- нахождения под стражей, если впоследствии человек был признан невиновным в уголовном преступлении и был реабилитирован полностью;
- пребывания без работы из-за необходимости переселения в другую местность вместе с супругом-военнослужащим (учтено будет максимум 5 лет);
- проживания за границей мужей и жен государственных представителей и дипломатических работников, выехавших за рубеж по долгу службы (учтено будет не более 5 лет).
Особенности подтверждения стажа при ликвидации организации
Ещё одна трудность возникает перед гражданами, когда требуется подтвердить стаж работы в уже не существующей организации. Для этого следует обратиться в налоговые органы. Где выяснить, имеется ли у закрывшейся организации правопреемник. Также возможно, произошла процедура слияния компании с другой организацией. В такой ситуации вся архивная документация должна находится в данных организациях.
При отсутствии компании-правопреемника данные о бывших работниках должны находиться в архиве. В зависимости от уровня подчинения предприятия, вся его документация при ликвидации передаётся в муниципальный или в региональный архив. Сведения о том, куда были переданы все архивные бумаги закрывшегося предприятия можно получить в той же налоговой службе.
При отсутствии трудовой книжки у лица, обратившегося за назначением пенсионного пособия, могут быть использованы следующие виды документов, подтверждающие трудовой стаж:
- трудовые договоры, заключенные по месту работы лица;
- заверенные справки, выданные отделом кадров предприятий;
- заверенные выписки из приказов (о назначении на должность/о переводе/об увольнении);
- документы, подтверждающие начисление и выплаты заработной платы лицу по месту работы;
- справки из государственных ведомств об уплате страховых взносов и налогов;
- в случае если гражданин являлся индивидуальным предпринимателем и осуществлял деятельность на специальном налоговом режиме – ЕНВД, то свидетельство об уплате налогов из территориального органа ФНС России;
- справки из воинских учреждений, где лицо проходило службу;
- справки из ФСС за период, когда лицо получало пособия по причине временной нетрудоспособности;
- документы из Центра занятости населения за соответствующие периоды;
- документы, подтверждающие наличный расчет с работниками;
- различные характеристики на гражданина с мест исполнения трудовой функции.
Обратите внимание! Эти же документы могут служить основой доказывания в случае, если в трудовой книжке допущены неточности в заполнении данных о месте работы, времени, дате увольнения и пр.
Подтверждение советского трудового стажа
Другой актуальный случай — как подтвердить наличие трудового стажа советских времён, когда не существовало ни современной пенсионной системы, ни персонального учёта граждан. Единственным способом подтверждения здесь является запись в трудовой книжке, либо иные документы с места прежней работы. При утере документов потребуется признание стажа через судебные инстанции.
Для этого потребуется собрать имеющуюся доказательную базу, включая косвенные документы и показания свидетелей, трудившихся ранее с заявителем на одном предприятии. К примеру, до 1991г. единственными обязательными платежами, взимаемыми с каждого работающего гражданина, являлись взносы на государственное соцстрахование. Конечно, найти в архивах документальные свидетельства о совершённых платежах тридцатилетней давности сложно, но попытаться это сделать стоит. В таком случае вы получите 100% подтверждение наличия трудового стажа в советское время.
Как проверить, весь ли стаж учли при оформлении пенсии?
От количества лет стажа и числа ИПК зависит то, какую именно пенсию получит человек: страховую или социальную. И если в случае с социальной размер от уровня заработка не зависит, то страховая формируется как раз из суммы накопленных ИПК. Поэтому вопрос правильности учета стажа стоит для получателей этой формы выплат наиболее остро.
Человек еще до момента обращения за установлением пенсии может самостоятельно разобраться, придется ли ему подтверждать какие-то периоды стажа или нет. Для этого нужно сначала понять, какие периоды деятельности включаются в трудовой стаж. Тут многое зависит от временных промежутков:
- после 2002 года – если имело место уплата страховых взносов работодателем или самим гражданином (в зависимости от типа деятельности);
- с 1991 по 2002 год – официальное трудоустройство + , работающие на ЕСН и ЕНВД;
- до 1991 года – если делались взносы на гос. соцстрахование.
Существуют также нетрудовые периоды, включаемые в стаж, за которые начисляются ИПК. Речь идет о декретном отпуске, например. Они также отображаются на ИЛС.
Справка в пенсионный фонд о стаже работы образец
Как упоминалось выше, справку с подтверждением стажа работы, можно получить в кадровом отделе предыдущего места трудовой деятельности. Для этого на имя бывшего работодателя (или главы городского, сельского архива) нужно подать заявление, где должно быть указано:
- Наименование предприятия, индивидуального предпринимателя или архива (в случае запроса в архив).
- Фамилия, имя, отчество заявителя, дата рождения, адрес прописки и номер телефона для связи.
- Срок трудовой деятельности в данной организации (дата начала и конца работы).
- Просьба выдать архивную справку на имя заявителя.
- Информация о том, куда должна пойти справка (Пенсионный фонд России).
- Дата составления документа и подпись заявителя.
Если организация все сведения о бывшем работнике уже сдала в Госархив, заявление в выдаче справки для подтверждения стажа нужно подать в Госархив города или населенного пункта бывшего места работы. Осуществить подачу такого заявления можно через интернет (сайт Единого портала государственных услуг).
Если работодатель потерял сведения о работнике и не сдал их в архив, то доказывать стаж придется через суд. Помимо гражданина, занятого когда-то по трудовому договору у работодателя, написать заявление о выдаче справки имеют право:
- Юридическое лицо (организация, предприятие) в отношении своего сотрудника.
- Гражданин или юридическое лицо (по их ходатайству) на основании решения суда по делу о назначении пенсии или восстановлении трудового стажа.
По истечение установленного в законе срока, заявитель должен получить справку, где будет подтверждаться стаж его работы в конкретной организации или у индивидуального предпринимателя.
Справка подтверждения стажа работы должна быть оформлена должным образом. В ней должна быть отображена следующая информация:
- Фамилия, Имя и Отчество работника.
- Дата выдачи и регистрационный номер.
- Наименование должности, в которой работал заявитель. Если эта должность дает право на досрочную пенсию, ее наименование должно звучать также, как записано в десятом Постановлении от 26 января 1991 года.
- Количество проработанных лет или месяцев (стаж).
- Реквизиты приказов о переводах на другую работу, совмещении должностей, присвоении разрядов.
- Номер трудовой книжки.
- Цель выдачи справки.
- Заверяющие подписи и штамп организации.
Трудовой и страховой стаж: в чем разница
Для начала внесем ясность в два понятия:
- Трудовой стаж используется для характеристики времени трудовой деятельности работника до 2002 года.
- Страховой стаж – это время, в течение которого трудящемуся начислялась зарплата, и делались отчисления в ПФР, а также нестраховые периоды, которые учитываются при начислении пенсии, но за это время взносы в Пенсионный фонд не производились.
Такое деление появилось в результате изменений в пенсионной системе и введения понятия “страховая пенсия”. С 2015 года она стала считаться основной пенсией в России. Основаниями для ее начисления являются: достижение определенного возраста, страховой стаж минимум 15 лет (справедливо для 2024 года, пока действует переходный период) и индивидуальный пенсионный коэффициент (минимум 30 в 2025 году).
Если вы зайдете в свой личный кабинет на сайте ПФР, то увидите, что сведения на индивидуальном счете отражаются с разбивкой на отдельные периоды:
- до 2002 года,
- с 2002 года,
- с 2015 года.
Каждый год трудовой деятельности должен быть подтвержден. Любое предприятие обязано передавать сведения о начисленных зарплатах и выполненных отчислениях в Пенсионный фонд по каждому своему работнику в электронную систему ОПС (обязательного пенсионного страхования). Но эта система существовала не всегда, поэтому вполне возможны случаи, когда вы “потеряете” несколько лет из своей трудовой деятельности по причине:
- небрежно оформлялись документы, и ПФР не принимает их для расчета пенсии;
- предприятие просто не передавало необходимые сведения в фонд или делало это, занижая зарплату и отчисления;
- документы были потеряны в результате ликвидации, реорганизации и прочих юридических действий с предприятием в 90-е годы;
- стихийные бедствия (пожар, наводнение и пр.) уничтожили все архивы предприятия, где хранились сведения о работниках;
- работник получал зарплату “в конверте” без оформления документов и перечисления взносов.