Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации: законодательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».
Выявлена безнадежная дебиторская задолженность
Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).
В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.
Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.
В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ).
Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.
Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 26.10.2017 № 03-07-11/70423, от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).
На счетах бухгалтерского учета списание безнадежной «дебиторки» отражается следующим образом:
- Дебет 91 (63) Кредит 62 (76) — списана безнадежная дебиторская задолженность;
- Дебет 007 — списанный безнадежный долг учтен за балансом.
Если списывается безнадежный долг по выданным авансам, то ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить и включить в расходы вместе со всей суммой долга (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-07-11/5018, от 05.06.2018 № 03-07-11/38251, от 23.06.2016 № 03-07-11/36478). Хотя, из буквального толкования норм НК РФ данный вывод не следует.
Полный перечень случаев, когда налогоплательщику следует восстановить принятый к вычету НДС, приведен в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Основания для восстановления НДС в случае списания покупателем дебиторской задолженности по предоплате в приведенной норме не содержатся. Cм. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017, АС Поволжского округа от 16.11.2016 № Ф06-14629/2016, АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и др.
На счетах бухгалтерского учета:
- Дебет 60 Кредит 51 — перечислен аванс поставщику;
- Дебет 68 Кредит 76.ВА — НДС заявлен к вычету;
- Дебет 91 Кредит 60 — списана задолженность по истечении срока исковой давности;
- Дебет 76.ВА Кредит 68 — восстановлен ранее заявленный к вычету НДС.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Что дает годовая инвентаризация: причины проведения
Она полезна тем, что:
- помогает выявить фактические активы (их объем и количество), а также установить уровень будущих расходов и степень исполнения взятых обязательств;
- дает возможность заметить недостачу, излишек, пересортицу по итогам сопоставления ведомостей о реальном наличии с данными последнего проведенного учета;
- позволяет установить несоответствия утвержденным и используемым критериям признания;
- обнаруживает имущество, частично утратившее потребительские свойства и начальные качества, физически и морально устаревшее, неиспользуемое (касается как материальных предметов, так и нет).
Согласитесь, каждый из перечисленных факторов – уже весомый повод для проверки, причем приносящий руководителю практическую пользу.
Порядок проведения инвентаризации имущества
Весь процесс ИИ можно разделить на четыре этапа:
- организационная и документальная подготовка;
- проверка фактического состояния;
- сопоставление фактических показателей с данными бухучёта;
- оформление результатов ИИ.
Какие документы оформляются при проведении инвентаризации
Мало просто провести проверку, ее нужно еще и правильно оформить. Не забывайте: бумаги может потребовать налоговая, а там могут придраться к любой закорючке. Здесь опять стоит отметить преимущества инвентаризаций с применением программ складского учета. Документы формируются автоматически в установленной законом форме.
Вот перечень документов, которые оформляются при проведении инвентаризации и для оформления ее результатов:
- приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ 22;
- инвентаризационная опись по форме ИНВ 3. В документ заносятся данные о фактическом наличии товара — для этого там есть специальная графа;
- сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ. Здесь фиксируется расхождение между фактическим наличием ТМЦ и тем, что указано в документах. Форма документа — ИНВ 19;
- акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в дороге по форме ИНВ 6. Товары в пути тоже подлежат учету — именно для этого и разработана форма ИНВ 6;
- опись ТМЦ, принятых на ответ-хранение. Составляется в случае, когда на вашем складе лежат товарно-материальные ценности третьих лиц. Иначе проверяющие могут случайно посчитать чужое добро и исказить результаты проверки. Форма документа — ИНВ 5;
- акт о списании товаров по форме ТОРГ 16;
- ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ 26.
Какие проводки нужно использовать при отражении недостач (излишков)?
По результатам проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи. Порядок их отражения в учете регламентирован положениями Инструкций N 157н и 162н .
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.
Отражение неучтенных объектов. Исходя из п. 31 Инструкции N 157н неучтенные объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к учету. В свою очередь, неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.
Напомним, что под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов, на дату их принятия к учету. Порядок определения текущей оценочной стоимости закреплен в п. 25 Инструкции N 157н.
Что такое техническая инвентаризация
Технической инвентаризацией обычно называют процесс проверки наличия, назначения, соответствия составу и надлежащему состоянию недвижимого имущества. А также проведение замеров здания для осуществления оформления технического паспорта. Другими словами, техническая инвентаризация — это процедура обследования нежилого помещения и здания, в котором оно расположено, для определения всех его характеристик.
Есть несколько причин для проведения данной процедуры:
- Если владелец помещения самостоятельно решил провести проверку состояния принадлежащего ему имущества.
- Во время получения лицензии на определенную деятельность такую процедуру может потребовать провести орган государственного контроля.
- При введении в эксплуатацию данного объекта, после строительных или реконструкционных работ.
Поводы для назначения инвентаризации
Инвентаризация проводится обязательно в таких ситуациях:
- Выдача материальных ценностей партнеру по соглашению в аренду, а осуществление его покупки или продажи.
- Реорганизация государственной компании.
- Составление итогового бухгалтерского баланса. В том случае, если проверка имущества имела место в данном году позднее 1 октября. Повторно осуществлять ее не имеет необходимости.
- В периоды перемены сотрудников, имеющих материальную ответственность.
- При обнаружении случаев кражи, нанесения вреда имуществу или злоупотреблении положением.
- В итоге обстоятельств непреодолимой силы, например, природных катаклизмов, пожаров, подтоплений и других подобных ситуаций.
- При проведении процедуры ликвидации юридического лица.
- Проверка наличия и состояния активов должна происходить не реже, чем один раз в три года.
- По самостоятельному решению руководства компании.
- В прочих ситуациях, которые предусматриваются законами, действующими на территории России.
Основные законодательные документы — Инвентаризация
Для осуществления процедуры инвентаризации каждая фирма должна пользоваться следующими важными документами:
- Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 28.12.2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
- Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Постановление Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации от 18.08.1998 г. № 88.
- Постановление Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации от 27.03.2000 г. № 26.
Инвентаризационная комиссия
Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании специальной инвентаризационной комиссией. Данная комиссия может быть как постоянно действующей, так и рабочей. Состав комиссии определяется руководителем компании. Как правило, в нее входят представители администрации, бухгалтерского отдела, а также иные специалисты (например, экономисты, инженеры). Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита компании, независимые аудиторы и специалисты, которые знают о способах хранения и использования имущества.
Важно! Если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.
Количество лиц, включаемых в состав комиссии, организации определяют самостоятельно.Это зависит от деятельности компании, а также от вида проводимой инвентаризации.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации имущества и обязательств
Результаты инвентаризации могут быть достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.
Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:
— неверно оформлен приказ о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества);
— не подтверждено документально присутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации, например, отсутствует его подпись в инвентаризационной описи.
Результаты инвентаризации могут быть оспорены при отсутствии:
— визы председателя комиссии на приходных и расходных документах;
— расписки материально ответственных лиц о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию. Невозможно предъявить претензии материально ответственному лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице описи нет его подписи.
Возникает возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации, если:
— не подведены итоги на каждой странице описи;
— в описи имеются незаполненные строки;
— не был закрыт доступ к инвентаризационным описям во время отсутствия инвентаризационной комиссии.
Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:
1. Инвентаризация проводится не по всем предусмотренным группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация по арендованному имуществу, имуществу, находящемуся на ответственном хранении, и имуществу, которое имеет нулевую стоимость и числится в количественном учете.
2. Не оформляются сличительные ведомости при выявлении в ходе инвентаризации расхождений.
3. Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости не соответствуют унифицированным формам, а также утвержденным руководителем организации формам по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены.
4. Состав инвентаризационной комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем.
5. В состав инвентаризационной комиссии не включен представитель собственника имущества, не принадлежащего организации на праве собственности.
6. У представителей сторонних организаций отсутствуют правильно оформленные доверенности на право участия в инвентаризации.
7. Фактический срок проведения инвентаризации недостаточен для проверки фактического наличия имущества и подтверждения обязательств.
Для контроля за достоверностью данных об имуществе и обязательствах могут проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.
Для подтверждения достоверности данных в ходе контрольных проверок могут быть направлены письменные запросы:
— дебиторам и кредиторам с целью подтверждения числящейся в бухгалтерском учете задолженности;
— арендаторам и пр., чтобы получить подтверждение о находящемся у них имуществе;
— арендодателям, чтобы подтвердить факт нахождения у организации имущества, не принадлежащего ему на праве собственности.
Источниками получения информации также могут выступать:
— первичные учетные документы;
— регистры бухгалтерского учета;
— судебные и претензионные дела и т.п.
Обратим особое внимание на то, что отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.
Рассмотрим основные ошибки, которые могут иметь место при инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.
Основные средства:
— инвентаризация не проводится по местонахождению основных средств и материально ответственных лиц;
— инвентаризация не проводится до момента выбытия из организации основных средств, которые в момент инвентаризации находятся не в месте нахождения организации;
— результаты переоценки, зафиксированные в первичных документах, не отражаются в инвентарных карточках и в бухгалтерском учете;
— данные инвентарных карточек не соответствуют данным, отраженным в бухгалтерском учете;
— в инвентаризационных описях отсутствуют сведения и технические показатели по выявленным объектам, которые не отражены в учете, а также по объектам, по которым нет данных, характеризующих их;
— отсутствуют договоры аренды, передаточные акты, акты сверки по основным средствам, принятым и переданным в аренду;
— отсутствуют свидетельства о государственной регистрации права собственности на недвижимость;
— оценка основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, недостоверна.
Материалы:
— сведения вносятся в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;
— инвентаризация не проводится последовательно по местам хранения материалов, находящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица;
— отсутствуют договоры и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении у организации, не ведется их учет отдельно от собственных материалов;
— отсутствуют специальные паспорта на ценности, которые содержат драгоценные металлы или камни.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и отчетности
Результаты годовой инвентаризации должны быть включены в годовую бухгалтерскую отчетность, а значит, их отражение в бухгалтерском учете должно быть произведено не позднее 31 декабря отчетного периода.
Основанием для отражения записей в бухгалтерском учете являются материалы инвентаризации и решения, принятые руководителем организации. При этом в сличительные ведомости должны быть внесены окончательные суммы излишка и недостачи, которые формируются как разница между первоначальной суммой (количеством) разногласий и суммами откорректированных ошибок и пересортицы. Если суммы расхождений, возникших из-за ошибок в бухгалтерском учете, исправлены в ходе инвентаризации, то их уточненные значения подлежат отражению в сличительной ведомости в графе «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете».
По результатам проведенной инвентаризации должны быть предприняты все меры по исправлению и дополнению записей бухгалтерского учета таким образом, чтобы получить утвердительные ответы по следующим пунктам:
— активы и обязательства существуют и принадлежат организации на дату инвентаризации;
— отсутствуют неучтенные активы, обязательства, операции или события хозяйственной деятельности;
— стоимость активов и обязательств, сумма операций и событий хозяйственной деятельности подтверждены документально;
— доходы и расходы обоснованны и относятся к соответствующему периоду.
Выявленные ошибки необходимо исправить, дебиторскую и кредиторскую задолженность, срок исковой давности которой истек или которая является нереальной к взысканию, — списать, установленные излишки — оприходовать, а недостачи — взыскать с материально ответственных лиц или списать.
К типичным ошибкам при отражении результатов инвентаризации в учете и отчетности относятся:
— испорченное имущество, которое может быть использовано или реализовано третьим лицам, не оприходовано;
— несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете;
— признаны излишки и недостачи по операциям, не отраженным в предыдущих периодах;
— осуществлены некорректные бухгалтерские проводки при наличии судебного решения об отказе во взыскании убытков с виновного лица. Если суд отказал во взыскании убытков с виновных лиц или последние не установлены, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты;
— не отражены в учете постоянные разницы, если работодатель отказался от взыскания суммы ущерба с виновного лица;
— не проведен зачет однородных взаимных требований;
— списанная дебиторская задолженность не отражена на забалансовых счетах бухгалтерского учета;
— неправильно признана пересортица. При пересортице недостача может быть покрыта излишками аналогичных материальных ценностей. Взаимозачет излишков и недостач при пересортице возможен в том случае, если они возникли в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию материальных ценностей.
Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность.
Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.
Как проводится инвентаризация?
Как проводить инвентаризацию, объяснено в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Так, для проведения инвентаризации в организации обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации. В комиссию, как правило, входят представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты (например, инженеры, экономисты, техники). Кроме того, в инвентаризации могут участвовать и аудиторы.
При этом учтите: если хотя бы один из членов комиссии отсутствует, проводить инвентаризацию не имеет смысла. Ведь ее результаты все равно будут считаться недействительными.
Перед проведением инвентаризации руководитель издает приказ, где указываются сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Унифицированный бланк приказа – форма № ИНВ-22, а также все остальные документы, составляемые при инвентаризации, утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Если вся комиссия в сборе, можно приступать к инвентаризации. Но перед этим комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, а также отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания или обмера. Полученные таким образом данные вносят в описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия проводила проверку в их присутствии, и что претензий к проверяющим лицам у них нет.
Если комиссия обнаружила расхождения между фактическими остатками материальных ценностей, выявленными при проверке, и остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета, должна быть составлена сличительная ведомость.