Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень кадровых документов, обязательных для организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.
Виды систем документации
В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:
- организационно-правовая;
- организационно-распорядительная;
- договорная;
- регламентная;
- информационно-справочная;
- планово-отчетная;
- финансово-бухгалтерская;
- кадровая.
Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.
Организационно-правовая документация
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.
Виды организационно-правовых документов:
- устав;
- учредительный договор;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- положение об организации;
- положение о подразделении;
- должностная инструкция.
Организационно-распорядительная документация
Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.
Виды организационно-распорядительных документов:
- приказ;
- решение;
- распоряжение.
Договорная документация
Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».
К договорной документации относятся:
- типовая форма договора;
- договор, заключенный организацией;
- дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
- другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).
Кадровая документация
Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.
Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:
- плановые кадровые документы;
- документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
- нормативные кадровые документы;
- документы по оценке трудовой деятельности;
- учетные кадровые документы;
- отчетно-статистические кадровые документы;
- финансово-бухгалтерские кадровые документы;
- документы по социальному обеспечению;
- личные документы работников.
Как оформляется спецоценка рабочих мест?
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.
Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
Какие документы кадрового делопроизводства бывают?
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.
2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.
К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
- личную карточку сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- приказ об увольнении (Т-8);
- приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
- командировочное удостоверение (Т-10);
- служебное задание (Т-10А);
- распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).
Ко второй группе относятся:
- График отпусков (Т-7).
- Штатное расписание (Т-3).
- Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
- Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
- Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
- Табель учета рабочего времени (Т-12)
- Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
- Журнал проверок воинского учета граждан.
- Приказ об организации воинского учета.
- Внутренние положения:
- коллективный договор;
- положение об охране труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о командировках;
- положение о коммерческой тайне;
- положение об оплате труда;
- положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
- прочее.
О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Все ли компании обязаны вести воинский учет?
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).
В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
- приказ об организации воинского учета;
- журнал проверок воинского учета;
- личная карточка Т-2.
О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).
Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.
Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск».
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В ней отражают сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и т. д.
Рассмотрим порядок заполнения карточки (форма № Т-4).
На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.
На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: «Структурное подразделение», «Должность», «Вид работы». В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника.
В п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. В цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.
Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании приводят, соответственно, в п. 3 «Высшее профессиональное образование» и п. 4 «Послевузовское профессиональное образование». Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В п. 4 записывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.
В п. 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).
На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором приводится ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.
На оборотной стороне формы № Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.
Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:
– информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г № 412;
– специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.
В форме № Т-4 предусмотрена таблица «Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки», в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.
Пример.
В Омский государственный институт сервиса 21 августа 2010 г. была принята на работу, на должность заведующей кафедры «Бухгалтерского учета, анализа и аудита» Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку (форма № Т-4).
Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.
Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:
Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
ООО: обязательные кадровые документы
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:
- штатное расписание (ст. , 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. , 84.1 и др. ТК РФ);
- трудовые договоры с работниками (ст. 16, -59 ТК РФ);
- трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. , 66.1 ТК РФ);
- «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. -44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
- табель учета рабочего времени (ст. ТК РФ);
- ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- личные карточки работников формы № Т-2 (п. , 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
- Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. , 87 ТК РФ);
- Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:
| Кадровый документ | Обстоятельство, при котором требуется наличие документа |
| Коллективный договор (ст. ТК РФ) | Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива) |
| Должностные инструкции (ст. ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009) | Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию) |
| Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002) | В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников |
| Положения об оплате труда, премировании (ст. 135 ТК РФ) | Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров |
| Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ от 29.07.2004) | Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну |
| Положение об аттестации сотрудников (ст. закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ) | Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций |
| График сменности (ст. 103 ТК РФ) | Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору. |
| Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ) | При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы. |
| Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ) | При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены. |
| Документы, регламентирующие порядок профподготовки и дополнительного профобразования работников (ст. 196 ТК РФ) | Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение. |
| Медицинские книжки работников (ст. , 213 ТК РФ) | Если для работы необходимо наличие медкнижки |
Способы организации учета
Методов организации кадрового учета несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.
1. Прием на работу
кадрового специалиста или создание отдела кадров Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.
2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру
В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.
3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании
Аутсорсинговая компания — организация, которая берет на себя ведение кадрового учета на основании договора по оказанию соответствующих услуг. Компания занимается организационной работой, управлением кадрами, полностью или частично снимая все эти задачи с вас.
Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.