Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления резолюции на документе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.
Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:
● Прошу предложений.
● Прошу решить и подготовить необходимые документы.
● Прошу совместного решения.
● Прошу предложений о сотрудничестве.
● Прошу подготовить распоряжение.
● Прошу согласовать позиции.
● Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.
● Прошу представить план реализации.
Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.
Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:
● Оплатить. Это важно.
● Согласен. Опасно.
● Прошу учесть. Интересно.
● Разумно.
● Надо решить. Предлагайте.
● Что это?
● Зачем?
Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.
Механизм принятия решений
Теперь разберемся, как принимается резолюция, что это за документ. Достаточно рассмотреть механизм принятия этого решения на примере любого руководящего органа или лица. Прежде всего, это определение управленческого характера. Если оно требует детального рассмотрения, то назначается заседание всех взаимосвязанных структур вместе с их полномочными представителями, каждый из которых высказывает свою точку зрения на проблему, заслушав все возможные доводы, оценив фронт предстоящих работ и выбрав необходимые средства, подводит к заключительному решению законодательную базу. При этом большую роль при принятии резолюции руководителем играет нормативный подход, он позволяет оформить постановление в наиболее подходящей для данного случая форме и назначить ответственных за его исполнение в срок. Немаловажным при принятии решения является дескриптивный подход, позволяющий принимать решения, основываясь на неформальных критериях, ибо формализм не всегда возможен, а в некоторых случаях прямо вредит. После всех консультаций руководитель выносит окончательное решение и ставит свою подпись под документом.
Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.
По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.
Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.
- Локдаун экономики — что это такое;
- Регламент — подробное описание;
- Депонирование — что это значит;
- Ростовщичество — история происхождения;
Что такое резолюция на документах?
В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).
Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.
Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.
По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.
Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:
Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.
В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.
В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.
Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:
Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.
В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:
Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:
Когда необходимо, в документе указываются сроки исполнения. В такой ситуации желательно не обозначать период в виде определённого количества дней, недель или месяцев. Рекомендуется ставить дату, которая означает последний день для выполнения поставленных задач. В обязанности секретаря входит проверка сроков выполнения распоряжения в случае наличие резолюции на документе.
Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.
В таком случае стоит проконтролировать, чтобы оформленное распоряжение не вышло за грани должностных полномочий данного сотрудника. Если в документе не остается места для распорядительного реквизита, его оформляют на отдельной бумаге. В такой ситуации нужно дополнительно проставить номер документа, который имеет непосредственное отношение к распоряжению, а также дату регистрации.
Резолюция: нестандартная форма
Иногда в силу производственной ситуации имеет место расхождение со стандартной моделью наложение резолюции: «Исполнитель — Действие — Срок».
Например, к деловой корреспонденции относятся записки с формулировкой «Прошу дать указание». Они касаются текущих производственных вопросов, но не могут решиться в цехе, в лаборатории или на стройплощадке, поскольку нуждаются в личном визировании или распоряжении руководителя.
Иногда бывает достаточно одного слова руководителя «Утверждаю» и его подписи, чтобы вопрос был решен. Однако такое лаконичное объяснение с персоналом возможно при отлаженной системе учета документации и при условии, что работодатель хорошо знает ситуацию на местах.
Чаще всего резолюция генерального директора адресуется первым заместителям или топ-менеджерам фирмы. Причем работодатель обычно адресует резолюцию тому сотруднику, который ранее выполнял аналогичное задание. В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи. Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.
Статья 29. Исполнение резолюций и документов
Статья 29. Исполнение резолюций и документов
1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.
2. Все документы, зарегистрированные в общем отделе с резолюциями главы администрации, его заместителей и управляющего делами, возвращаются в общий отдел и вручаются под расписку в регистрационном журнале непосредственно руководителю (заместителю) либо должностному лицу, в функциональные обязанности которого входит прием и отправка корреспонденции.
3. Внутри структурного подразделения поступившие документы рассматриваются руководителем (заместителем) и передаются непосредственно исполнителям.
4. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица и их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, он же несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции).
5. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Общий отдел обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий.
6. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
8. Срок исполнения документов, если он не определен письменно, устанавливается один месяц.
Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.
Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель предоставляет по нему промежуточный ответ.
9. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, наложившим резолюцию об исполнении документа.
Докладная записка подается не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения документа. Докладные записки в адрес главы администрации подписываются заместителями главы администрации или управляющим делами.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Резолюции и поручения руководителя
Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий.
Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу. Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе.
Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки. В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Как вручить претензию?
С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г. Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с. 3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Как правильно оформить резолюцию
Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:
- Фамилия и инициалы лица-исполнителя, которому направлена бумага.
- Текстовая часть. Здесь конкретно указывается задачи к выполнению, а также сроки.
- Подпись руководителя и дата.
Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.
В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:
- Подать отчет о выполнении;
- Подтвердить получение;
- Информировать об окончании сроков выполнения;
- Подготовить отчёт;
- Обсудить дополнительно.
Множественная резолюция: пример
В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.
Например:
Генеральному директору строительной , выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.
Руководитель накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу .
Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения и выделила дополнительное финансирование.
Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.
Резолюция на служебном письме: когда можно писать
Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия.
Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.
Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.
Пример бланка делового письма
Иваново Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области В целях совершенствования системы делопроизводства в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области: 1. Утвердить порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области прилагается. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ивановской области при организации системы делопроизводства в подведомственных органах руководствоваться положениями настоящего порядка. Признать утратившими силу разделы 1 — 4, 6 — 11, 13 — 23 приложения к распоряжению главы администрации Ивановской области от