Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

• Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
• Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
• Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

• если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

• если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Порядок оформления командировки в 2017 году остался без изменений. Для начала следует определить, какие именно затраты подлежат оплате. К ним относят:

1. Затраты на перемещение работника к месту выполнения служебного задания и обратно (билеты, расходы на топливо);
2. Оплата найма жилья (гостиница, квартира);
3. Суточные в пределах установленных государством;
4. Иные затраты, если они обоснованы и одобрены руководителем организации.

На основании приказа о направлении в командировку работник получает суточные и установленную документом величину командировочных.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить командировку в 2017 году, немало сомнений возникает в отношении величины суточных, подлежащих выплате работнику. Работодатели имеют право самостоятельно определять количество денежных ресурсов, которое потребуется сотруднику для успешного выполнения служебного задания. Тем не менее, налоговым правом определены максимальные размеры суточных выплат, которые организация может учесть при налогообложении:

• До 2500 руб. в поездках за рубеж;
• До 700 руб. в поездках по стране.

Документы, необходимые для подтверждения командировочных расходов

Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели.

Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения. В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы.

После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму. Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Процесс оформления самостоятельно

О том как оформить визу в Китай самостоятельно можно узнать из многочисленного опыта туристов, посетивших Поднебесную. Въездные документы делает множество агентств (посредников), у которых есть услуга по изготовлению виз в КНР любого типа даже без предоставления полного пакета бумаг. Такой путь будет удобен для тех граждан, которые хотят получить тип визы определенной категории, но у них, к примеру, нет полного пакета нужных документов.

Если же стоит задача именно по самостоятельному оформлению визы в Китай, то это вполне по силам. О том как получить визу в Китай самостоятельно и не прибегать к услугам посредников можно узнать из описанного ниже алгоритма:

1. Определить тип запрашиваемой въездной визы;
2. Собрать все документы: предварительно получить необходимые разрешения, приглашения, справки и так далее;
3. Скачать и заполнить анкету-заявку;
4. Сдать весь пакет в Консульский отдел Посольства или в Визовый центр (прием ведется только в будние дни, с понедельника по пятницу);
5. Получить паспорт со штампом.

Ничего сложного в самостоятельном получении визы в Китай нет, процент одобрений по заявкам очень высок.

Перед планированием поездки в КНР нужно знать, что для россиян виза в Китай нужна во всех ситуациях, кроме воздушного транзита через страну.

• В Китае без визы можно находиться лишь в определенных городах в течение 72 часов, если осуществляется транзит через государство;
• Стоимость визы в Китай зависит от количества разрешенных по ней въездов;
• Въездной документ оформляется самостоятельно быстро и без особых трудностей;
• Лучше не нарушать иммиграционный режим, за этим может следовать принудительная высылка, а в будущем такой нарушитель больше не попадет в страну;
• Для целей, отличных от туристических, лучше оформить въездную визу соответствующей назначения (вида), если все документы есть в наличии.

Ответы на распространенные вопросы про оформление командировок сотрудников

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка — обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

Оформление командировки в 2021 году пошаговая

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

В 2021 году командировками считаются:

• Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения;
• Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис;
• Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно;
• Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Важно обращать внимание на то, что именно признаётся командировкой, и кого могут в неё отправить, потому что расходы на поездку могут быть исключены из налоговой базы при составлении отчётности. Ошибки и неточности могут вызвать проблемы с ФНС как у владельца организации, так и у бухгалтера.

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

• Получает право отправиться в служебную поездку.
• Получает авансовую сумму перед отъездом.
• Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2021 году должен содержать следующие данные:

1. Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
2. Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
3. Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
4. Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
5. Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
6. Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
7. Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
8. Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
9. Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
10. Подписи работодателя и командируемого.

Для составления приказа иногда используется форма Т-9, с примером правильного заполнения которой можно ознакомиться в документе по ссылке, а здесь скачать пустой бланк. Также можно использовать внутренний документ, составленный специально для организации.

Если в командировку едет не один сотрудник, а группа, для них допускается оформить один приказ по форме Т-9а (образец по ссылке), принципы заполнения которого не отличаются от формы Т-9. Здесь в 2021 году также можно использовать собственную форму.

Образец алгоритма, как правильно оформить командировку в 2021 году, выглядит так:

1. Убедиться, что работника можно отправить в служебную поездку. Это необходимо из-за того, что есть группы сотрудников, кото��ых отправлять в командировки нельзя или можно только с их разрешения. Так, отправлять в поездки нельзя беременных работниц, несовершеннолетних и работающих по ученическому договору. Спрашивать письменное разрешение нужно у сотрудников с малолетними детьми или детьми-инвалидами, особенно у родителей-одиночек, а также у тех работников, которые занимаются уходом за родственниками.
2. Составить приказ. В 2021 году можно использовать бланк Т-9 или Т-9а, а также внутренний документ. В служебном задании необходимости нет.
3. Выдать средства. Компания должна оплачивать сотруднику билеты для переезда, жильё, а также выдавать суточные. Общая сумма аванса работнику устанавливается в локальном акте организации или же самим сотрудником в служебной записке, которую должен одобрить руководитель. Если работник отправляется за границу, то суточные ему должны платить в иностранной валюте только выезда за рубеж. В пределах РФ все суточные выдаются в рублях.
4. Оформить необходимые документы. На этом этапе обычно оформляется командировочное удостоверение и другие документы, описанные в первом разделе этой статьи.

После этого сотрудник может спокойно отправлять в служебную поездку, после которой нужно будет:

1. Оформить авансовый отчёт. Этот документ заполняется в течение трёх дней после того, как работник вернулся на рабочее место. Авансовый отчёт заполняется им самим по форме АО-1 и передаётся бухгалтеру. Если в компании принято заполнять отчёты, то они должны быть оформлены и переданы вместе с авансовым отчётом. Также нужно прикрепить документы, подтверждающие расходы – счета из гостиницы или договор аренды, билеты и посадочные талоны, чеки, бланки, путевые листы и т. д. Бухгалтер должен отдать отрывной корешок сотруднику, чтобы тот мог подтвердить оформление командировочных документов в 2021 году и их передачу для бухучёта.
2. Отдать излишек выданной суммы. Он передаётся в кассу в течение трёх дней после подачи авансового отчёта. Перед этим нужно будет заполнить приходный кассовый ордер. Если сотрудник не отдаёт эти средства, то работодатель может через месяц удержать их из суммы зарплаты, но не более 20% от оклада за раз. Расходы в валюте переводятся в рубли по курсу, актуальному на момент подачи авансового отчёта. Если же сотрудник получил средства в рублях, а потом сам перевёл их в валюту, то они будут переводиться обратно в рубли по курсу на тот момент.
3. Компенсировать перерасход. Работник может потратить как меньше выданного, так и больше. Так, если все траты сверх меры будут признаны обоснованными согласно авансовому отчёту, то по расходному кассовому ордеру сотруднику могут оплатить перерасход полностью. В 2021 году возмещаются также расходы на оформление загранпаспорта и виз.

После этого процедуру отправки сотрудника в рабочую поездку можно считать официально закрытой, а информация о ней заносится в журнал командировок, при условии, что такой есть. Если действовать согласно обозначенному выше шаблону, и соблюдать все правила оформления командировки в 2021 году, то компании, а особенно её бухгалтерии, будет легко избежать проблем с отчётностью в сфере служебных поездок. А так как в 2018 году учёт был значительно упрощён, допустить ошибки, оформляя и оплачивая командировки в 2021 году, практически невозможно.

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Похожие записи:

• Как выплачивается больничный лист в 2023 году по болезни порядок расчета
• Пенсия в Эстонии в 2023 году в рублях
• Льготы ЖКХ для ветеранов: какие бывают и как оформить