Документы по воинскому учету в организации в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы по воинскому учету в организации в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как вести карточки по воинскому учёту

2. Кто занимается воинским учетом

3. Отчетность для работодателей

4. Порядок проведения сверки сведений о воинском учете

5. Ответственность за нарушение правил – штрафы в 2022 году

6. Бронирование граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ)

8. Документы необходимы для воинского учета сотрудников

9. Ответственный за ведение воинского учета

В соответствии с Приказом Министерства обороны РФ от 22.11.2021 года № 700 утверждена новая Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета. Изменился сам порядок проведения проверок работодателей на предмет ведения воинского учета. Теперь проверяется не только факт ведения воинского учета, полнота и достоверность сведений, содержащихся в Карточках гражданина, но и соблюдение организацией необходимости обеспечения исполнения работниками их собственной обязанностей по воинскому учету.

Как вести карточки по воинскому учёту

С 8 января 2022 года организации должны вести специальные отдельные карточки по воинскому учёту. Их нужно заводить на военнообязанных работников и работников-призывников.

Карточка ведётся по форме 10 (Приложении № 22 к Инструкции № 700) на основании удостоверений призывников и военных билетов (или документов, которые заменяют военный билет).

В карточках необходимо указывать:

личные данные сотрудников;
сведения о воинском учёте;
сведения о приёмах и об увольнениях.

Отдельные сведения можно уточнить у самих работников — информацию о семейном положении, образовании, занимаемой должности, месте жительства (или пребывания).

Карточка заполняется разборчиво, без помарок и неустановленных сокращений чернилами (шариковой ручкой) синего, фиолетового или чёрного цвета, либо в электронном виде с обязательной распечаткой.

Записи о семейном положении, адресе, номере телефона вносят карандашом.

В картотеке карточки нужно хранить в алфавитном порядке по следующим разделам:

Офицеры запаса.
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
Военнообязанные запаса женского пола.
Призывники.

Если на воинском учёте в организации состоит более 500 сотрудников, в пятый раздел картотеки нужно поместить карточки сотрудников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении.

Отдельно (в любом порядке) нужно карточки работников:

которые встали на учёт по месту пребывания на срок более трёх месяцев или по месту жительства (пребывания), не подтверждённому регистрацией — можно выделить в отдельные группы и разложить в порядке, удобном для работы с ними;
снятых с воинского учёта — можно хранить отдельно от картотеки до очередной сверки с военкоматом или органом местного самоуправления, а потом уничтожить, составив об этом соответствующий акт.

Кто занимается воинским учетом

За ведение учетной документации отвечают:

директор организации;
начальник отдела кадров (или его заместитель);
делопроизводитель, секретарь.

Лучший способ ведения документации — создать военно-учетный стол (ВУС). В нормативах закреплено, чем занимается ВУС, — ведет учетную деятельность в учреждении, в котором работают от 2000 до 4000 военнообязанных человек. В небольших компаниях такие обязанности возлагаются на одного из сотрудников отдела кадров.

Независимо от наличия ВУС, ответственные специалисты выполняют следующие задачи.

Ведут документацию призывников и военнообязанных из персонала предприятия.
Обеспечивают исполнение персоналом предприятия воинской обязанности, предписанной законами РФ.
Документально оформляют сведения о военнообязанных работниках.
Взаимодействуют с подразделениями комиссариата, государственными и муниципальными органами по различным вопросам.

Отчетность для работодателей

Компании готовят отчеты по учету:

в федеральные органы государственной власти или в головной офис;
в городскую комиссию по бронированию граждан, пребывающих в запасе;
в отдел военного комиссариата по месту нахождения (юридический адрес) компании.

Одновременно методические рекомендации по бронированию граждан, пребывающих в запасе, в 2022 году требуют ежегодно сдавать:

отчет о численности работающих и отобранных граждан, пребывающих в запасе, составленный по форме № 6;
доклад (пояснительная записка) о состоянии работы в этой сфере за отчетный период;
карточку учета (форма № 18).

Порядок проведения сверки сведений о воинском учете

Сверка сведений о воинском учете, содержащихся в карточках организаций, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления, осуществляющих первичный воинский учет, проводится не реже 1 раза в год.

Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом (органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет), ведущим свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация.

В ходе сверки уточняются сведения, указанные в разд. II карточки, а также следующие данные о гражданах:

фамилия, имя и отчество (при наличии);
дата и место рождения;
образование;
должность (профессия);
семейное положение и состав семьи;
состояние здоровья;
прохождение военных сборов;
адрес места жительства (пребывания), номера контактных телефонов.

Ответственность за нарушение правил – штрафы в 2022 году

Ведение воинского учета – обязанность каждой организации, за несоблюдение этого требования наступает административная ответственность в виде штрафов.

Нарушениями считаются:

Непредставление сведений о потенциальных призывниках в установленные сроки;
Неоказание содействия в явке сотрудника по повестке в военкомат;
Намеренное либо непреднамеренное скрытие информации об актуальных данных, в особенности, переезде работника, снятии с места регистрации.

Нарушения работодателей зачастую связаны с незначительными штрафными санкциями. Единственной нормой является ст. 21.4 коап РФ. За непредставление сведений о принятии на работу, увольнение призывника, военнообязанных лиц в запасе на руководство организации налагается штраф 300-1000 руб. По этой причине организации не ведут военный учет либо делают это частично.

Однако, если военкомат направит запрос в организацию о предоставлении актуальных сведений, требование относительно ведения военного учета, все это будет проигнорировано, руководство облагается штрафами уже значительными.

2000 – 4000 руб. На специалиста, за неправильное, неполноценное ведение учета;
3000 – 5000 руб. На компанию и по 300-500 руб. На должностных лиц – руководство;
10 000 – 20 000 руб. На организацию, по 1000-2000 руб. На должностных лиц за невыполнение предписаний военного комиссариата, отсутствие воинского учета на предприятии.

За непредставление актуальной информации, не направление учащихся 10-11 классов, достигших 17 лет в военкомат, облагаются штрафом учебные заведения. Размер взыскания 300 – 1000 руб.

Работа, проводимая по воинскому учёту в компаниях, подлежит инспектированию. В КоАП предусмотрены админнаказания за нарушения проведения регистрационных мероприятий по ВУ и регламентных обязанностей компетентного сотрудника.

Применяемые санкции собраны в таблице:

Вид нарушения	Сумма, руб.
Не произведено оповещение сотрудника о вызове его в военкомат	500-1000
Сведения, поданные в военкомат, не соответствуют действительности	300-1000

Степень выполнения возложенных обязанностей проверяется руководством. Для чего назначается внутренняя проверка. Деятельность рассматривается согласно нормативам, и найденные огрехи протоколируются. Ответственный устраняет найденные нарушения, чем позволяет администрации не попасть под штраф.

Согласно обязанностям уполномоченный обязан вносить любые изменения, касающиеся данных о сотруднике. Для этого существует личная карточка. Информировать об изменениях также получает райвоенкомат.

В регламенте Методических рекомендаций Генштаба осуществление военного учёта сопровождается такой документацией:

Первичный приказ об организации ВУ для граждан – сотрудников предприятия, где также отражены моменты бронирования лиц — резервистов. Регистрируется приказ в соответствующем журнале вместе с другими приказами по предприятию.
Согласованные с райвоенкоматом мероприятия по проведению учёта и бронированию граждан – запасников.
Т-2 (личные карточки), которые формируют картотеку организации.
Журнал проверок по военному делу, созданный по правилам делопроизводства (пронумерованный, прошнурованный, заверяют подписью руководителя и завизированный штампом).
Расписки в приеме получаемых от граждан бумаг, касающихся военучёта.
Служебное делопроизводство по вопросам ВУ.
Свидетельство о бронировании (при наличии полномочий резервирования), которое, в свою очередь, обязывает издать положение о порядке выдачи удостоверений.
Бланки выдачи удостоверений об отсрочке.
Профильная справочная литература о ВУ и мобилизационной подготовке.

При приеме на работу, в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса, соискатель обязан предъявить военный билет, временное удостоверение или справку взамен него. На практике кандидаты иногда уклоняются от этой обязанности, ссылаясь на то, что военный билет находится в военкомате, утерян, отсутствуют бланки и т. д. В таком случае работодатель вправе отказаться от заключения трудового договора с соискателем, по крайней мере до момента предоставления всех документов. Работодатель может пойти навстречу и взять с будущего сотрудника письменную расписку, в которой указан срок предоставления документа.

Другой вариант — самостоятельное обращение в военкомат по месту регистрации работника с запросом о его статусе либо с информацией об отсутствии у уже принятого работника надлежащих документов и отметок.

В любом случае отсутствие военного билета надо зафиксировать письменно, чтобы обезопасить компанию от административной ответственности за нарушение требований закона об учете военнообязанных.

Если военный билет имеется, ответственное лицо снимает копию или сканирует его (заменяющий документ) полностью или со всех страниц, на которых есть записи.

Подробнее: Можно ли принять на работу сотрудника без военного билета

ВАЖНО!

С 19.10.2019 обязательному контролю подлежит наличие и подлинность персональных электронных карт, если в документах указано, что они выданы.

При заключении трудового договора работодатель обязан проконтролировать наличие отметки о регистрации в военкомате по месту жительства в паспорте, действительного военного билета или приписного свидетельства. Иногородние работники обязаны явиться в военкомат в течение 2 недель с момента получения временной регистрации. Если временная регистрация на срок более трех месяцев, то явка в военкомат обязательна. Помните про необходимость выдачи сведений по форме, утв. постановлением правительства от 06.02.2020 № 103, если работник подлежит учету. Такой бланк с заполненными данными выдают для предоставления в военкомат (работник несет его лично). И не важно, зарегистрировался гражданин по месту проживания (пребывания) или нет.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ)

Актуальная пошаговая инструкция по воинскому учету в организации в 2021 году включает в себя и такое отдельное направление, как бронирование граждан, пребывающих в запасе. Его цель — обеспечить кадрами, трудовыми ресурсами в период мобилизации и в военное время. Бронирование заключается в предоставлении лицам, пребывающим в запасе (руководителям, специалистам, высококвалифицированным кадрам), отсрочки от призыва на военную службу в военное время.

Забронированные граждане, пребывающие в запасе, подлежат учету, но они освобождаются от призыва на военную службу по мобилизации и последующих призывов в военное время на срок действия предоставленной отсрочки и от призыва на военные сборы.

Нормативное и методическое обеспечение, в том числе порядок бронирования организацией граждан, пребывающих в запасе, и контроль за этим осуществляет межведомственная комиссия Вооруженных сил РФ, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и частных компаниях.

Для бронирования лиц, пребывающих в запасе, работодателю направляют утвержденные перечни должностей и профессий (выписки из перечней) и выписки из нормативных документов.

Соответствующие решения принимаются на заседаниях комиссии по мобилизации в отделе специальных мероприятий (в администрации муниципального образования) при непосредственном участии представителя отдела ВК. Иногда решения принимаются на уровне субъекта, как это делает Крым или Севастополь. Впоследствии это решение доводится до предприятия путем его вручения уполномоченному лицу работодателя под подпись.

Бланки формы № 4 (удостоверения об отсрочке) по доверенности от предприятия выдают в местном ВК. Работников бронируют по специальному перечню, в нем указаны требования к ГПЗ — профессии, возрасту, званию. После подбора отвечающих требованиям кадров в штате компании необходимо заполнить форму.

ВАЖНО!

Ответственными лицами испорченные бланки СВУ сдаются для уничтожения в ВК не реже раза в квартал. Самостоятельно их уничтожать запрещено.

Документы необходимы для воинского учета сотрудников

Общий порядок организации и ведения воинского учета определен Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ, утвержденными 11.07.2017 (далее – Рекомендации Генштаба).

Исходный документ компании по учету военнообязанных сотрудников — приказ об организации воинского учета. Им руководитель назначает работников, ответственных за ведение этого вида учета.

Число специалистов, которые занимаются воинским учетом, зависит от численности сотрудников (п. 12 постановления № 719). Например, малые и средние компании, где на воинском учете состоит менее 500 человек, могут поручить его ведение одному сотруднику, который выполняет эти обязанности по совместительству. Чаще всего в малом и среднем бизнесе этот участок работы ведет главбух или специалист по кадрам.

Также приказ должен содержать сведения о лицах, замещающих уполномоченного сотрудника на период его отсутствия и порядок передачи им всех учетных документов.

В рамках воинского учета организация должна вести следующие документы:

план работ по воинскому учету и бронированию военнообязанных в запасе;
журнал проверок данных воинского учета;
расписки сотрудников, подлежащих воинскому учету, о приеме у них соответствующих документов;
иные документы и справочную информацию по вопросам воинского учета.

Воинский учет сотрудников организация ведет на основании их личных документов — паспорта, военного билета, приписного свидетельства призывника. Основные данные уполномоченные специалисты вносят в личную карточку по форме Т-2. Порядок ее заполнения подробно описан в приложении № 7 к Рекомендациям Генштаба.

Кроме кадрового делопроизводства, в организации должен вестись воинский учет. Увы, многие руководители не задумываются об этом.

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение воинского учета в организации, являются:

— Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон N 53-ФЗ);

— Федеральный закон от 26.02.1997 N 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;

— Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (далее — Положение);

— Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ «Об обороне»;

— Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ (далее — Рекомендации).

Воинский учет делится на общий и специальный. На специальном учете состоят военнообязанные, которые в установленном порядке бронируются за органами государственной власти, органами местного самоуправления или организациями на периоды мобилизации, военного положения и в военное время, а также проходящие службу в ОВД, ГПС, учреждениях и органах УИС, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ на должностях рядового и начальствующего состава. Остальные военнообязанные состоят на общем воинском учете.

В отношении военнообязанных, работающих в федеральных органах исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная служба, состоящих на общем воинском учете, военные комиссариаты при наличии заявок указанных органов составляют планы по направлению таких военнообязанных для работы на должностях гражданского персонала в этих органах в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

Ответственный за ведение воинского учета

Воинский учет призывников и военнообязанных, работающих в организациях, — это комплекс осуществляемых руководителями, другими должностными лицами мероприятий по учету граждан, непосредственно работающих в этих организациях; проведению анализа обеспеченности трудовыми ресурсами организаций в периоды мобилизации, военного положения и на военное время; оказанию содействия военным комиссариатам в осуществлении воинского учета этих граждан по месту их жительства или месту пребывания в целях обеспечения обороны страны, безопасности государства, в том числе обеспечения своевременной явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации и состоящих с ними в трудовых отношениях, на сборные пункты или в воинские части (п. 17 Рекомендаций).

Повторим, что ответственность за ведение воинского учета в организации несет ее руководитель. Конечно, эту обязанность он может делегировать работникам. Чтобы понять, нужен ли человек, который будет заниматься только ведением воинского учета, или достаточно расширить круг обязанностей кадровика, обратимся к Положению и Рекомендациям.

На основании п. 9 Рекомендаций все организации обязаны создавать военно-учетные подразделения, выполнять работы по воинскому учету и бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе и работающих в этих организациях, предоставлять отчетность по бронированию. А пунктом 12 Положения определено, что число работников, осуществляющих воинский учет в организациях, определяется с учетом следующих норм:

— один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан;

— один освобожденный работник — при наличии на воинском учете от 500 до 2 000 граждан;

— два освобожденных работника — при наличии на воинском учете от 2 000 до 4 000 граждан;

— один освобожденный работник на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учете.

Если требуется двое и более работников, осуществляющих воинский учет, Положение рекомендует объединять их в отдельное подразделение — военно-учетный стол.

Численность работников, находящихся в организации на воинском учете, определяется по состоянию на 31 декабря предшествующего года. Таким образом, на 31 декабря необходимо сверить количество сотрудников, подлежащих воинскому учету, не забывая про женщин, имеющих военно-учетные специальности.

Обратите внимание! Руководители организаций обязаны выделить для работников, осуществляющих воинский учет в организациях, специально оборудованные помещения и железные шкафы, обеспечивающие сохранность документов по воинскому учету.

Чтобы определить, кто будет заниматься воинским учетом, необходимо издать приказ по форме, приведенной в приложении 4 к Рекомендациям. Отметим, что проект этого приказа в обязательном порядке согласовывается с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (на территориях, где нет военных комиссариатов) (п. 22 Рекомендаций). Приведем пример такого приказа.

Государственное учреждение здравоохранения «Городская больница N 3»

(ГУЗ «ГБ N 3»)

«13» августа 2012 г.

Г. Саранск

Повторим, что в каждой организации должна быть картотека личных карточек на военнообязанных работников. Как заполнять такие карточки, рассказывать не будем, это предмет отдельной статьи. А вот порядок их хранения требует уточнения.

Итак, личные карточки принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы отдельной картотеки:

Первый раздел — личные карточки на офицеров запаса;

Второй раздел — на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

Третий раздел — на военнообязанных запаса женского пола;

Четвертый раздел — на призывников.

Картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, составляется по алфавиту.

Если в учреждении состоят на воинском учете более 500 граждан, возможно выделение дополнительного, пятого раздела — для личных карточек военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах об их вручении. Этот раздел составляется по командам (партиям) на основании данных пп. «а» п. 7 раздела II «Сведения о воинском учете» личной карточки, а в командах — по алфавиту.

Личные карточки на граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, и граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, изымаются из соответствующего раздела отдельной картотеки граждан, пребывающих в запасе. При этом в п. 8 раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек данных граждан ставятся соответствующие отметки:

— «снят с воинского учета по возрасту» — у граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе;

— «снят с воинского учета по состоянию здоровья» — у граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья.

При увольнении граждан с работы личные карточки военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив.