Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вместо расчёта 4-ФСС и форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД появится единая форма сведений, ЕФС-1. Несмотря на то что форма единая, для входящих в её состав данных предусмотрены разные сроки представления. Поэтому форму ЕФС-1 нужно будет сдавать по состоянию на определённую дату, заполняя в ней соответствующие разделы.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Форма 6-НДФЛ с 2023 года
Форма 6-НДФЛ в 2023 году изменится. В нынешнем отчете два раздела. В них внесут дополнения.
Первый Раздел содержит информацию о сроках и суммах платежей за отчетный квартал. Со следующего года в него добавят четыре строки для сведений по срокам перечисления налога в каждом периоде. Например, за 1 квартал строки отчета заполняются так:
- в 021 нужно отразить сумму НДФЛ, исчисленную в период с 1 по 22 января;
- в 022 — в период с 23 января по 22 февраля;
- в 023 — в период с 23 февраля по 22 марта;
- в 024 — в период с 23 по 31 декабря.
Со следующего года подавать отчет нужно по новым срокам:
- отчеты по итогам кварталов будут сдавать до 25 числа месяца, идущего за отчетным периодом;
- 6-НДФЛ по итогам года нужно подать до 25 февраля года, следующего за отчетным.
Что делать при наличии расхождений
Если при самостоятельной проверке предприниматель обнаруживает неточности, то вместе с отчетами представителям ФНС передаются пояснения. Отсутствуют расхождения в случае, если работники получали исключительно зарплату, а другие вознаграждения отсутствовали. Не сойдутся показатели при наличии дополнительных выплат, с которых уплачивается НДФЛ, но не перечисляются страховые взносы.
При составлении пояснительной записки указывается точная и документально подтвержденная причина. Например, компании часто пользуются договором ГПХ при сотрудничестве с частными лицами. Выплаты по этому соглашению облагаются НДФЛ, но с них не уплачиваются страховые взносы.
Другим примером выступают выходные пособия, выплаты по уходу за ребенком или декретные. С них не уплачивается НДФЛ, поэтому они не указываются в 6-НДФЛ, но такие перечисления вносятся в РСВ.
Из-за таких выплат появляются расхождения, поэтому желательно сразу составить пояснительную записку, которая прикладывается к отчетам, передающимся работникам ФНС. Но суммарные показатели в 6-НДФЛ всегда должны быть больше или равны значениям из РСВ. Налоговые инспекторы уверены, что доходов, облагаемых НДФЛ, должно быть больше, чем сумм, с которых удерживаются только страховые взносы.
Справка! Если предприниматель самостоятельно не направляет пояснения, то они запрашиваются инспекторами после проведения сверки. Для этого бизнесмен получает официальное письмо по адресу прописки.
Он может получить такую информацию через личный кабинет на сайте ФНС. После этого даются пояснения в установленные сроки. При их отсутствии представители ФНС могут привлечь налогоплательщика к ответственности и доначислить налог.
О причинах расхождений можно узнать из видео:
Полезно также почитать: Дополнительные тарифы страховых взносов в ПФР
Особенности оформления 6-НДФЛ
Декларация по форме 6-НДФЛ актуальна с 2016 года. Форма является унифицированной Приказом ФНС РФ № ММВ/7/11/450@ от 14.10.2015г. Норматив постановляет, что обозначенный отчет должен регулярно подаваться в фискальную структуру с целью осуществления контроля за реализацией финансовых выплат персоналу предприятия. Периодичность подачи – один раз в квартал, при этом компании также должны подавать отчет за год.
Так, до 02.03.2020 г. должна была быть подана форме 6-НДФЛ за 2019 год (так как 01.03.2020 был выходным днем). Ранее крайняя дата фиксировалась 1 апреля, однако с 2020 года была изменена. Более того – в настоящее время Правительство рассматривает предложение об объединении с 2021 года форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в одну. Впрочем, на протяжении 2020 года оба документа должны подаваться по отдельности.
Основанием для оформления рассматриваемой декларации является факт выплаты средств сотрудникам. В случае отсутствия подобных фактов, у компаний нет оснований для составления 6-НДФЛ. Однако практика демонстрирует, что фискальная структура предъявляет претензии к фирмам, не подающим отчетность. В частности, государственная инстанция вправе заморозить счет компании, если документ не поступает более 10 дней с момента крайнего дня срока подачи. Подобная «заморозка» не будет ликвидирована либо до выяснения причин, либо до полного погашения задолженности. Поэтому во избежание таких последствий настоятельно рекомендуется своевременно предоставлять налоговикам нулевой 6-НДФЛ или официальное письмо с пояснениями, если данных для оформления декларации нет.
В обстоятельствах, когда управленец использовал наемный труд и, соответственно, выплачивал зарплату и удерживал НДФЛ с доходов персонала, только один раз в год (например, в начале периода), то компания, тем не менее, должна продолжать предоставлять форму 6-НДФЛ каждый квартал в рамках одного налогового года.
Особенности оформления РСВ-1
РСВ-1 – это специфический отчет, содержащий расчет по страховым взносам за каждый квартал отчетного периода. Так, РСВ-1 за первый квартал 2020 необходимо подать в ФНС РФ до 30.04.2020. Актуальный унифицированный бланк РСВ-1 регламентирован Приказом ФНС РФ № ММВ-7-470@ от 18.09.2019г. В случае применения устаревшей формы отчетности компания будет оштрафована.
Так, в первую очередь необходимо оформить титульный лист РСВ-1. В нем отражается общая информация об организации: наименование компании, ИНН, КПП, ОКПО, ФИО управленца, а также контактные данные. В графе «Номер корректировки» необходимо отметить соответствующую цифру (0 – если форма подается впервые, либо дальнейшую цифру, отвечающую очередности предоставления документа). Также следует отметить код ИФНС и код места расположения предприятия.
Предприниматели самостоятельно занимаются сверкой, а также могут доверить данную процедуру бухгалтеру или стороннему аудитору. Процедура выполняется до передачи отчетности работникам ФНС, что позволяет убедиться в отсутствии расхождений.
Важно! При сдаче отчетности 6-НДФЛ необходимо сразу передавать расчет по страховым взносам, что упрощает процесс проверки для налоговых инспекторов.
Если выясняется, что начисленный доход меньше выплат и вознаграждений, перечисленных физлицам, то это представлено нарушением контрольных соотношений. Поэтому предприниматель не включил в налоговую базу по НДФЛ какие-либо выплаты физлицам. Такое несоответствие требует проведения специальной проверки для выявления причины ошибки.
Допускается не проводить контрольные соотношения, если компания выплачивала сотрудникам суточные. Но при таких условиях необходимо передавать налоговым инспекторам специальные пояснения. При этом расчет по взносам за 6 месяцев работы сдается до 30 июля, а отчет по 6-НДФЛ до 31 июля. Не всегда расхождения свидетельствуют о наличии ошибки, но они требуют пояснений от работодателей.
В апреле 2021 года началась проверка отчетов, полученных от бизнесменов за год работы. Формы подлежат сверке со стороны налоговых инспекторов. Поэтому в течение месяца предприниматели получают письма от представителей ФНС при обнаружении ошибок.
По стандартным контрольным соотношениям доходы, с которых удержан НДФЛ, должны быть меньше всех выплат, перечисленных работникам. Если же у организации имеются обособленные подразделения, то это правило не действует, так как не будут сходиться доходы. Поэтому представители ФНС сверяют строку 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ со строкой 020 раздела 1 6-НДФЛ.
Что делать при наличии расхождений
Если при самостоятельной проверке предприниматель обнаруживает неточности, то вместе с отчетами представителям ФНС передаются пояснения. Отсутствуют расхождения в случае, если работники получали исключительно зарплату, а другие вознаграждения отсутствовали. Не сойдутся показатели при наличии дополнительных выплат, с которых уплачивается НДФЛ, но не перечисляются страховые взносы.
При составлении пояснительной записки указывается точная и документально подтвержденная причина. Например, компании часто пользуются договором ГПХ при сотрудничестве с частными лицами. Выплаты по этому соглашению облагаются НДФЛ, но с них не уплачиваются страховые взносы.
Другим примером выступают выходные пособия, выплаты по уходу за ребенком или декретные. С них не уплачивается НДФЛ, поэтому они не указываются в 6-НДФЛ, но такие перечисления вносятся в РСВ.
Из-за таких выплат появляются расхождения, поэтому желательно сразу составить пояснительную записку, которая прикладывается к отчетам, передающимся работникам ФНС. Но суммарные показатели в 6-НДФЛ всегда должны быть больше или равны значениям из РСВ. Налоговые инспекторы уверены, что доходов, облагаемых НДФЛ, должно быть больше, чем сумм, с которых удерживаются только страховые взносы.
Как работать с контрольными соотношениями?
Как уже было отмечено выше, налоговики разработали контрольные соотношения для сопоставления 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам 2018.
Согласно этим соотношениям доходы (исключая выплаченные дивиденды), с которых был удержан НДФЛ, обязаны иметь меньшее значение всех выплат в пользу сотрудников. Стоит отметить, что данное соотношение правомерно только для организаций без обособленных подразделений, если ОП есть, то эти доходы сходиться и не должны.
Так, основной показатель сверки — суммарное значение выплат, которые были произведены в пользу физлиц, работающих в компании. Это строка 030 подраздела 1.1 раздела 1 в РСВ 2018 и строка 020 раздела 1 в 6-НДФЛ.
При расхождении сведений в этих строках нужны пояснения. Однако одинаковым доход по ним может быть только в том случае, если в отчетном периоде производилось начисление исключительно заработной платы, и больше никаких других вознаграждений не было.
Данные показатели не сойдутся, если были начисления выплат, облагаемых НДФЛ, но необлагаемых страховыми взносами, и наоборот.
Как поступить в таком случае? Как разъяснили сами налоговики, в пояснении нужно указать обоснованную причину расхождения. Такой причиной является различие в определении налоговой базы по подоходному налогу с базой для исчисления страховых взносов.
Приведем пример. Выплаты по договорам ГПХ на аренду облагаются НДФЛ, однако они не облагаются страховыми взносами и, соответственно, не включаются в базу по страховым взносам (строка 200 РСВ 2018). При этом в базу по походному налогу не включаются, но указываются по строке 200 в расчете по страховым взносам такие суммы выплат, как:
- пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- единовременная выплата при рождении ребенка;
- пособие по беременности и родам;
- выходные пособия при увольнении и др.
Таким образом, согласно контрольным соотношениям налоговики сверят суммы доходов из 6-НДФЛ и выплаты вознаграждений, облагаемые и необлагаемые страховыми взносами. При этом суммовые показатели в 6-НДФЛ должны быть больше либо равны показателям в РСВ 2018, но никак не меньше. Налоговики считают, что облагаемых подоходным налогом выплат всегда должно быть больше. При этом всех доходов (за исключением дивидендов), с которых был удержан НДФЛ, должно быть не меньше, чем выплат вознаграждений в пользу сотрудников.
31 июля завершилась отчетная кампания за 2 полугодие. Налоговики приступили к проверке отчетов, которые предоставили бухгалтеры. Проверка пройдет по новым контрольным соотношениям. Налоговики довели до нижестоящих инспекций соответствующее письмо от 20.03.19 № БС-4-11/4943@.
Сколько застрахованных лиц отражено в отчете
В расчете РСВ есть графы, где нужно указывать количество застрахованных лиц в каждом из трех последних месяцев отчетного периода. Налоговики будут сравнивать эти сведения с теми, что отражены в ежемесячных формах персонифицированного учета СЗВ-М.
Заполнить, проверить и сдать СЗВ‑М через интернет
Для анализа возьмут числа из граф 2, 3 и 4 подраздела 1.1. приложения 1 к разделу 1 расчета за I квартал 2021 года. И сопоставят с количеством строк раздела 4 формы СЗВ-М за январь, февраль и март.
| N п/п | Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже) | Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно) | ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица) |
| 1 | Иванов Иван Иванович | 023-984-615-63 | 501300055694 |
| 2 | Петров Петр Петрович | 016-489-516-36 | 772387921678 |
Если количество строк в форме СЗВ-М окажется больше, чем соответствующее число в РСВ, инспекторы заподозрят нарушение.
Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ
Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ позволяют не только установить корректность ее заполнения, но и осуществить увязку с данными иной отчетности. Рассмотрим, на что надо обратить внимание при их применении.
Процесс создания формы 6-НДФЛ от иной отчетности по налогу на доходы физлиц отличает следующее:
- ее делают поквартально, составляя нарастающим итогом за период с начала года и формируя раздельно по всем обособленным подразделениям;
- она содержит сводные (обобщенные) данные, относящиеся ко всем работникам подразделения в целом;
- обычным явлением для нее становится наличие переходящих на другой отчетный период сумм, что связано как с выплатой зарплаты по завершении того месяца, за который она начисляется, так и с переходом на другой месяц срока оплаты налога из-за разрыва в датах удержания-уплаты и из-за возможности переноса даты платежа, попавшей на выходной день;
- ее данные могут быть сопоставлены со сведениями, попадающими в иную отчетность по доходам физлиц и другие оформляемые через налоговые органы документы.
О процедуре оформления отчета читайте в материале «Отчет по форме 6-НДФЛ за год — пример заполнения».
Правильность цифр и дат, попадающих в 6-НДФЛ, по первым 3 пунктам ИФНС проверит только при выездной проверке.
Однако составителю отчета необходимо создать систему внутреннего контроля, позволяющую систематически отслеживать правильность вносимых в отчетность цифр и своевременно исправлять неверно отраженные в 6-НДФЛ данные.
Пример отражения вознаграждений в виде приза
Индивидуальный предприниматель перечислил вознаграждения в денежной форме победителям спортивного турнира, проводимый в составе городских дворовых команд. Состязания организовала строительная компания. Первоочередная цель проведения – пропаганда развития спорта и здорового образа жизни.
Декларация 6 НДФЛ: заполнение строки 060 в отчете
От стоимости вознаграждения удержали суммы налогов по ставке 13%, соответственно, их показали в отчете 6 НДФЛ. Эта прибыль не заработок в главной цели трудовых договоров по статье 420 НК, и не подлежит обложению страховыми взносами.
Поскольку в РСД это вознаграждение не отражено, появляется расхождение между отчетами по страховым взносам и 6 НДФЛ.
Контрольные соотношения к расчету по страховым взносам за 1-й квартал 2021 года
Одно из контрольных соотношений, применяемых к форме 6-НДФЛ, выглядит так:
стр. 110 > = стр. 130
Это значит, что инспекторы сравнят два показателя: доходы (стр. 110) и вычеты (стр. 130). Каждый из них рассчитывается обобщенно по всем физлицам, нарастающим итогом с начала года. Если окажется, что доходы меньше вычетов, ИФНС затребует пояснений или исправлений.
Базы по НДФЛ и по страховым взносам проверят при помощи одного и того же показателя. Он отражен в форме РСВ в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 в поле 050 (база для исчисления пенсионных взносов).
Сначала данный показатель сравнят с разницей цифр из двух полей формы 6-НДФЛ: стр. 110 и стр. 111. Подразумевается, что база по данным РСВ должна быть меньше, чем доходы за минусом дивидендов.
Заполняя форму 6-НДФЛ, бухгалтеры часто задают вопрос: что именно указывать в строке 113 раздела 2? Только доходы, выплаченные за работы и услуги в рамках договоров ГПХ (то есть строго по названию строки)? Либо и другие доходы, не относящиеся к зарплате и дивидендам, и по этой причине не попавшие в строки 111 и 112?
Ответ находим благодаря контрольному соотношению:
стр. 112 + стр.113 >= строка 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ
Из него следует, что если налоговый агент включит в строку 113 показатели, не относящиеся к договорам ГПХ, левая часть формулы увеличится по сумме. А это значит, что соотношение наверняка будет выполнено. И никаких замечаний инспекторы не сделают.
И наоборот — если какие-либо выплаты не попадут ни в строку 112, ни в строку 113, проблемы могут возникнуть. Ведь эти «потерянные» суммы, скорее всего, включены в облагаемую базу по взносам. Как следствие, отражены в строке 050 приложения 1 к разделу 1 РСВ. В итоге левая часть формулы по сумме окажется больше правой — и контрольное соотношение будет нарушено.
Контрольные соотношения к любой отчетной форме — это метод математической проверки данных, который отражает корректность введенных в отчет сведений путем сопоставления определенных показателей. Данные сопоставляются как внутри самой формы, так и с другими отчетами.
Налоговики формируют и дополняют таблицу сравнения показателей формы расчета по страховым взносам и рассылают ее в территориальные отделения, чтобы территориальные ИФНС проверяли корректность данных, указанных в документах плательщиков. Информация не держится в тайне: сами страхователи вправе использовать разработанные показатели для самопроверки перед сдачей расчета. Ранее ФНС России уже публиковала памятку для плательщиков страховых взносов, как рассчитать показатели по контрольным соотношениям РСВ, которую они вправе применять для самопроверки перед отправкой данных. Зачастую для проверки применяются специальные программы, так как отчетность заполняется и сдается в электронной форме.
Действующие контрольные соотношения РСВ утверждены с учетом стандартной ставки взносов на обязательное страхование для всех работодателей. Но весной 2020 года приняли Федеральный закон от 24.07.2007 №209-ФЗ, в соответствии с которым с 01.04.2020 года плательщики страховых взносов, признаваемые субъектами малого или среднего предпринимательства, вправе платить страховые взносы по пониженной ставке 15%:
- на обязательное пенсионное страхование — 10%;
- на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 0%;
- на обязательное медицинское страхование — 5%.
ВАЖНО! Льготные ставки применяются к части доходов, превышающих МРОТ (в 2021-м —12 792 рублей).
Этот порядок действует в 2021 году, и его учитывают новые контрольные соотношения в расчете по взносам. В них сохранены идентификаторы 1.84, 1.138 и 1.140 и 1.193–1.199 и 2.8–2.10. Они помогут проверить правильность заполнения РСВ в части выплат работникам и другим физическим лицам в размере свыше одного МРОТ, которые облагаются пониженными страховыми взносами.
В показателях ФНС фигурируют коды тарифа и категорий застрахованных лиц, которые определяют, как проверить РСВ в 2021 году:
- Для пониженных страховых взносов с части выплат, превышающих 1 МРОТ, — 20.
- Для застрахованных физлиц — граждан РФ к части выплат от 1 МРОТ — МС.
- Для застрахованных в системе ОПС иностранцев и лиц без гражданства, которые временно проживают в России, и временно пребывающих в РФ иностранцев или лиц без гражданства, которым предоставлено временное убежище, — ВЖМС.
- Для иностранцев и лиц без гражданства, которые временно пребывают в РФ (исключение — высококвалифицированные специалисты), — ВПМС.
В контрольные соотношения по страховым взносам внесены дополнительные формулы:
- для кода тарифа плательщика;
- для кода категории застрахованного лица.
Данные РСВ корреспондируются со сведениями о плательщике в реестре МСП на начало каждого месяца. Все КС традиционно оформлены в виде таблицы, в которой содержится информация о самом КС, нарушении норм Налогового кодекса РФ и других законов.
Применение контрольных соотношений внутри отчета
Бухгалтерские программы преимущественно сверяют данные внутри формы, не используя дополнительные источники.
Таблица 1. Сверка
| Правильно | Неверно |
| 020 = > 030 | 020 |
| 040 = ((020 — 030) х 010): 100 | 040 ≠ ((020 — 030) х 010): 100 |
| 020 — 025 ≥ 050 раздела 1.1 | 020 — 025 |
По предыдущим проверочным соотношениям сверка прибыли по НДФЛ проходила с учетом данных строки 030. Этот метод не был эффективен. Ввиду того, что в эту графу вносятся сведения о детских пособиях, которые не должны отображаться в графе 020, при сопоставлении неизбежно возникают расхождения. Для более корректного отображения данных инспектора проверяют налогооблагаемую базу по взносам на основании прибыли по НДФЛ с вычетом дивидендов: необходимо, чтобы прибыль либо равнялась, либо была больше облагаемой базы.
Таблица 2. Применения контрольных соотношений
| Строка | Предмет сверки | Примечание |
| 010 | Суммарные данные должны быть больше либо равняться одной из составляющих расходной части | Итоговая сумма выплаченных пособий не должна быть меньше своей части |
| 030 | Если цифра в 1 графе 30 строки больше нуля, проверяют наличие показателей во 2 и 3 графах | Если имели место страховые случаи, то число в 1 графе должно быть больше нуля |
| 060 | Соотношение итоговых данных и сумм частей | Строка 060 ≥ сумме строк 061 и 062 |