Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР сбис помощь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.
Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.
- Передать документы в ПФР лично.
- Отправить документы в электронном виде через Интернет.
Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:
- Заявление на ЭДО с ПФР.
- Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.
Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.
Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:
- Заявление по форме ЗПЭД.
Как организовать подключение к ЭДО с ПФР
Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:
- Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
- Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
- Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.
Как зарегистрироваться: заявление
Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:
- регистрационный номер в ПФР;
- регистрационный номер оператора электронного документооборота;
- наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
- Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
- сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
- контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о представителе по доверенности.
ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года
В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).
В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).
Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Отметим сразу, что нет такого нормативно-правового акта, который обязывал бы подписать с ПФР новое соглашение о работниках предпенсионного возраста. Более того, даже службы занятости уже отказались от идеи требовать отчеты о работниках 1959 и 1964 года рождения (мужчинах и женщинах соответственно). Так что об ответственности в случае отказа можно не беспокоиться.
Как утверждает Пенсионный фонд, соглашение об информационном взаимодействии нужно по следующим причинам:
- С этого года Трудовой кодекс пополнился статьей 185.1, дающей право на диспансеризацию. Только предпенсионеры могут отпрашиваться с работы не раз в три года, а имеют для этих целей два дня каждый год.
- Наниматель должен убедиться, что его сотрудник действительно имеет право на отсутствие на рабочем месте так часто, да еще и с сохранением среднего заработка.
- Новое соглашение с ПФР об электронном документообороте позволит делать это в сжатые сроки (а именно в три дня) посредством прямого запроса из ведомства.
Даже если работодатель уверен в возрасте своих сотрудников, запрос для него имеет смысл. Фонд предоставит сведения о том, не израсходованы ли еще гражданином отведенные дни на диспансеризацию.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Как оформить соглашение
Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.
Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.
В заявление необходимо внести следующие сведения:
- наименование органа, куда подается заявление;
- дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
- наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
- информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
- среднесписочную численность сотрудников.
В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:
- наименование центра;
- юридический адрес;
- наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).
Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.
Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.
Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Скачайте бланк соглашения.
- Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
- Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.
Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)
С середины 2021 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:
- 03 Республика Бурятия
- 20 Чеченская Республика,
- 23 Краснодарский край,
- 27 Хабаровский край,
- 32 Брянская область,
- 35 Вологодская область,
- 45 Курганская область,
- 47 Ленинградская область,
- 50 Московская область,
- 58 Пензенская область,
- 59 Пермский край,
- 63 Самарская область,
- 64 Саратовская область,
- 71 (081-) Тульская область,
- 72 Тюменская область,
- 77 Москва,
- 78 Санкт-Петербург,
- 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.
Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД в электронном виде». Этого будет достаточно.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Преимущества электронного документооборота
С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:
- скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
- снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
- удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.