Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата по счет фактуре без договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Часто возникает вопрос, может ли заменить выставленная к оплате счет-фактура самый обыкновенный счет, требующийся для документального подтверждения имеющихся расходов, а также что в итоге выбрать – счет или счет-фактуру.
Самыми главными и обязательными условиями сделки являются оформление и оплата.
Для того, чтобы оформить сделку, существуют следующие виды документов:
- Договор. Составляется в двух экземплярах для каждой из сторон и содержит подписи и печати сторон. В базе сервиса «Моё дело» вы найдете готовые шаблоны договоров для разных видов сделок.
- Счёт. Оформлять его на бумаге не обязательно. Можно отправить клиенту счёт по электронной почте, не распечатывая и не делая скан-копию. Подпись и печать на счёте не обязательны (их можно наложить рисунками).
- Счёт-договор. Этот документ совмещает в себе функции счета и договора. Он содержит информацию о количестве товара, цене, условия поставки.
Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.
Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.
Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.
Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.
Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.
Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.
Для чего нужен счёт-фактура
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.
Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но несмотря на это, покупатель может попросить продавца выставить ему счёт-фактуру, пусть даже без НДС.
Может ли счет быть выставлен раньше договора
Выставление счета до того, как договор был заключен, не является ошибкой. Главное, чтобы не было расхождения в датах – в качестве основания указывается документ с более поздней датой. Если счет оформлялся раньше, то его следует упомянуть в договоре, прописав, что договор распространяется и на счета, выставленные до его заключения. Но в этом случае следует подготовить акт сверки, где фиксируется, что полученные денежные средства – предоплата по заключенному договору.
Несмотря на то, что закон разрешает при определенных условиях оплачивать счет без договора, эксперты предупреждают, что с налоговиками общаться проще, когда он все-таки заключен. Особенно, когда речь идет не о разовой сделке, а о постоянном сотрудничестве. Это можно сделать и после оплаты счета, если стороны нацелились на долгосрочную работу.
Компания «Альфа» продает товар компании «Дельта», сумма по договору 480 у. е., курс 1 у. е. = 1 евро, НДС 20 %, условия – 100 % предоплата, предоплата прошла 18.01.2022, сумма предоплаты в рублях составила 41 693 (86,8609 * 480 = 41 693 руб.). Товары отгружены (реализованы) 27.01.2022 (курс за 1 у. е. = 89,1511 руб.).
Несмотря на то, что сумма в рублях на дату реализации составит 42 793 руб. (89,1511 * 480 = 42 793 руб.), в бухгалтерском учете «Альфы» реализация будет отражена в рублевой оценке по курсу, действовавшему на дату предоплаты (абз. 2 п. 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ) (письмо Минфина от 12.05.2021 № 03-07-08/36033).
«Альфа» в своем учете сделает следующие записи:
Дт 51 Кт 62/2, сумма 41 693, оплата по курсу на день оплаты;
Дт 62/1 Кт 90/1, сумма 41 693, отгружены товары (сумма отгрузки = сумме оплаты);
Дт 90/3 Кт 68/2, сумма 6949, начислен НДС с отгрузки по счету-фактуре (УПД);
Дт 90/2 Кт 41 – списана себестоимость товаров (по данным бухучета «Альфы»);
Дт 62/2 Кт 62/1, сумма 41 693, зачет аванса.
В данной ситуации никаких курсовых разниц не возникает.
Пример: Компания «Альфа» в сентябре продала товар компании «Дельта», 100 штук, курс 1 у. е. = 1 евро, НДС 20 %, тогда же и оплата поступила. В ноябре «Дельта» предъявила претензию о замене по причине несоответствия качеству 30 штук, «Альфа» по согласованию с «Дельтой» должна выставить корректировочную счет-фактуру (УПД), а также отразить в учете новую отгрузку. Возникает вопрос – по какому курсу считать отгрузку ноября (замену товара): сентябрь, ноябрь?
Решение:
Повторная отгрузка качественного товара состоялась в ноябре, по общему правилу, исходя из условий договора и положений п. 4 ст. 153 НК РФ, налоговую базу по НДС нужно определить в рублях по курсу евро на соответствующую дату отгрузки в ноябре. Но на момент замены товара у «Альфы» осталась задолженность перед «Дельтой» в сумме возврата 30 некачественных штук товара.
В Налоговом Кодексе нет уточнений о квалификации сумм в виде предоплаты, при этом ГК РФ в п. 4 ст. 421 указывает, что порядок возврата денег покупателю за товар ненадлежащего качества может определяться соглашением сторон договора.
Вывод: Если стороны договорятся, что задолженность = предоплата, то счет-фактуру выставляют на новую поставку по цене на дату соглашения (ноябрь). Если такого соглашения не будет, то цену нужно рассчитать по курсу ЦБ РФ на дату первоначальной отгрузки (сентябрь).
Можно ли выставить счет раньше договора
Выставленный счет до того, как договор был заключен, не считается ошибкой. Самое главное чтобы не было даты расхождения – в качестве основания уточняются документ с более поздней датой. Если же счет оформляется ранее, то его следует уточнить в договоре, прописав, что договор распространяется и на счет, выставленный до того как заключили. Но в этом случаи нужно подготовить акт сверки, где зафиксированы, что приобретенные финансовые средства – предоплата по договору.
Но, не смотря на то, что законодательство дает добро при определенных условиях оплачивать счет без договора, но эксперты предупреждают, что с налоговиками общаться по проще, когда он все таки был заключен. Особенно, когда речь идет не об одноразовой сделки, если стороны поставили цель на долгую работу.
Платежно-расчетный документ в счет фактуре
Как ни странно, термин «платежно-расчетный документ» – весьма неоднозначен, поскольку конкретного его определения в российском законодательстве обнаружить невозможно. К примеру, что такое расчетные документы, можно понять, перечитав 2-й раздел Положения № 2-П «О безналичных расчетах в РФ». К ним относятся платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитивы и чеки.
Понятие же «платежные документы», как правило, применяется при подчеркивании функционального назначения, т. е. определяя, что с их помощью производится оплата. Но мы не будем разбираться в пробелах действующего законодательства, и поговорим о тех документах, к которым прилагается счет-фактура, и которые как раз и выступают в роли платежно-расчетных: платежном поручении, платежном требовании, инкассовом поручении.
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.
Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.
Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.
Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.
Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Выставляем счет на английском языке
Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).
Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:
- исходящий и входящий собственный номер;
- имя, контактные данные продавца;
- сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
- дату выписки;
- данные о компании и налогообложении;
- дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
- номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
- итоговая сумма;
- платежные условия;
- и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.
Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2021 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Договор может быть заключен и в устной форме (ст.159 ГК РФ).
Если ваши клиенты не против устных договоренностей, то можно выставлять просто счета. Работы и услуги закрываются актами, накладными.
Работаю с юриками много лет, договора новые каждый год заключаю не более чем с 5%.
Работаю с юриками много лет, договора новые каждый год заключаю не более чем с 5%. Т.е. по схеме — выставляем счет — затем подписываем акт по окончанию?(если это услуга) А как в таком случае быть с авансом? Я могу выставлять счета на аванс опять же без заключения договора, и брать окончательный платеж по окончанию, затем уже подписывая окончательный акт? Просто выставляю счет и все. Заказчик оплачивает, потом получает.
Выписываю накладную, в редких случаях (бюджетникам) акт. Т.е. по схеме — выставляем счет — затем подписываем акт по окончанию?(если это услуга) А как в таком случае быть с авансом? Я могу выставлять счета на аванс опять же без заключения договора, и брать окончательный платеж по окончанию, затем уже подписывая окончательный акт?
У меня тоже есть ИП — советую делать договора и акты обязательно, так сказать, для подстраховки перед ФНС. Т.к.
Вопрос: допустимо ли на практике оказание услуг, их проплата и, соответственно, закрытие без договора? Договор-то мы все равно напишем, но это просто принципиальный вопрос (можно так делать или нельзя в будущем).
Можно ли платить по счет фактуре
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
Создавайте договоры, счета, акты и накладные на основе шаблонов.
Может ли счет быть выставлен раньше договора
Выставление счета до того, как договор был заключен, не является ошибкой. Главное, чтобы не было расхождения в датах – в качестве основания указывается документ с более поздней датой. Если счет оформлялся раньше, то его следует упомянуть в договоре, прописав, что договор распространяется и на счета, выставленные до его заключения. Но в этом случае следует подготовить акт сверки, где фиксируется, что полученные денежные средства – предоплата по заключенному договору.
Несмотря на то, что закон разрешает при определенных условиях оплачивать счет без договора, эксперты предупреждают, что с налоговиками общаться проще, когда он все-таки заключен. Особенно, когда речь идет не о разовой сделке, а о постоянном сотрудничестве. Это можно сделать и после оплаты счета, если стороны нацелились на долгосрочную работу.