Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отражать отпускные в 6 НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.
Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ
В расчете за I квартал покажите:
- в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
- в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
- в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.
В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.
Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
Отражайте следующим образом
В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:
- в поле 020 – общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
- в поле 021 – первый рабочий день января следующего года;
- в поле 022 – сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
- Отпускные отражаются в 6-НДФЛ на дату перечисления сотруднику средств. Датой удержания налога в этом случае будет также день выплаты отпускных. Таким образом, значения в строках 100 и 110 Раздела 2 отчета идентичны.
- Дата перечисления дохода по отпускным выплатам — последний день месяца, в котором они выплачены.
- Если отпускные были начислены в одном квартале (например, в июне), а срок выплаты НДФЛ пришелся на выходной день (30 июня — воскресенье) и был перенесен на следующий рабочий день (1 июля — понедельник) уже в другом квартале, то в отчете за 6 месяцев указанные выплаты отражаются только в Разделе 1. В Разделе 2 они отразятся в отчете за 9 месяцев.
Какие сроки по уплаченному НДФЛ показать в расчете?
Рассмотрим на примере нескольких возможных вариантов начисления отпуска, как отразить отпускные в 6-НДФЛ.
|
Отпуск начислен |
Отпускные выплачены |
В расчете за какой период будет отражаться выплаченная сумма |
НДФЛ удержан (стр. 110 6-НДФЛ) |
Крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (стр. 120 6-НФДЛ) |
|
04.02.2020 |
07.02.2020 |
1-й квартал |
07.02.2020 |
02.03.2020* |
|
20.03.2020 |
26.03.2020 |
полугодие |
26.03.2020 |
31.03.2020 |
|
29.06.2020 |
02.07.2020 |
9 месяцев |
02.07.2020 |
31.07.2020 |
Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.
Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.
В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).
Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.
На примере
Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Компания выплачивает компенсацию за дополнительный отпуск
У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.
Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.
Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.
На примере
Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.
Ответственность за задержку сведений по НДФЛ
Камеральная проверка 6-НДФЛ проводится налоговиками в течение 3 месяцев. При соответствии отчёта нормам и требованиям о результатах вам не сообщают. В противном случае возможны 3 варианта развития событий.
- Вас вызовут для пояснений. Пояснение должно предоставляться в письменном виде. При необходимости потребуется корректировка декларации НДФЛ. Простая корректировочная ведомость не проходит автоматизированную обработку. Требуется сначала подать обнулённую форму, а затем исправленную. Такие требования действуют во всех территориальных органах ФНС.
- Затребуют дополнительные документы. Согласно Налоговому кодексу, на пояснение даётся 5 дней, а на предоставление запрошенного документа — 10 дней. Нарушение сроков влечёт штрафные санкции.
- Начислят пеню. Следует проверить сведения. Пеня оспаривается, если её начисление вызвано допущенными неточностями в заполнении 6-НДФЛ, которые носят технический характер.
Как отразить отпускные в 6 НДФЛ: образец 2021 года
Начнём с титульного листа — его форму можно . Он содержит только данные о налоговом агенте и ИФНС. На титульном листе указывается:
- номер корректировки (для первичного отчёта — «000», для корректировочного отчёта – «001» и т. д.);
- код периода отчёта и год: если сдаётся отчёт за 9 месяцев, то код периода — «33», а год — «2017»;
- код налогового органа, в который сдаётся отчёт, и код места представления: по месту учёта юрлица — ставится «212», по месту жительства ИП — «120»;
- наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
- код ОКТМО;
- контактный телефон, количество страниц отчёта и количество листов приложений, если они есть.
| Код строки | Порядок заполнения |
| 010 | Применённая ставка НДФЛ: как для зарплаты, так и для отпускных — 13%. |
| 020 | Доход по всем сотрудникам с января отчётного года отражается по следующим правилам:
Отражается величина дохода до удержания НДФЛ. Зарплату и отпускные можно отражать в строке 020 единой суммой. |
| 025 | Сумма дивидендов, выплаченных налоговым агентом. |
| 030 | Вычеты за год всего. |
| 040 | НДФЛ, рассчитанный по ставке из строки 010 от дохода из строки 020 после уменьшения облагаемого дохода на вычеты. |
| 045 | НДФЛ от строки 025. |
| 050 | Фиксированные авансовые платежи НДФЛ. |
| 060 | Количество налогоплательщиков, получавших облагаемые доходы. |
| 070 | Итог удержанного НДФЛ без разделения по ставкам. |
| 080 | НДФЛ, начисленный, но не удержанный. |
| 090 | НДФЛ, возвращённый работодателем сотрудникам при излишнем удержании (например, уволенному сотруднику, с которого удержаны отпускные за неотработанные месяцы года для оплаты отпуска). |
Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ
В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.
Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.
С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.
Справка-приложение — это аналог 2-НДФЛ. Ее надо заполнять только при составлении расчета за полный год. Первый раз это надо будет сделать уже в марте 2022 года. В справке отразите информацию о доходах физлиц в прошлом году, о суммах НДФЛ начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет, а также о неудержанных налогах.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.
Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.). Уточненку можно сдавать без приложений со справкой. Но если изменения нужно внести в сведения из справок, придется сдавать весь расчет.
Дарья Черепанова
С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.
Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.
За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.
Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:
- вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
- дивиденды,
- беспроцентные займы,
- подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.
Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
Отражение отпускных в расчете 6-НДФ вытекает из порядка заполнения самой формы. Она заполняется ежеквартально по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Кроме титульного листа расчет включает два раздела:
- Раздел 1 содержит сведения нарастающим итогом с начала года. В этот раздел попадают доходы и налоги, начисленные с начала года. Критерий – дата начисления, не имеет значение, когда налог перечислен в бюджет,
- Раздел 2 включает сведения только за отчетный квартал. Критерий для включения сведений в раздел 2 – попадание срока перечисления НДФЛ в один из трех месяцев отчетного квартала. То есть во второй раздел сведения отбираются не по дате получения дохода и удержания налога, а по сроку его перечисления в бюджет.
Для правильного отражения отпускных нужно знать порядок определения даты получения дохода, удержания налога с них и срока перечисления НДФЛ в бюджет.
Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?
6-НДФЛ отпускные, как и любые другие выплаты, включает в состав доходов, подлежащих обложению налогом на доходы физлиц. Вместе с тем у отображения в 6-НДФЛ отпускных есть особенности.
Как отразить переходящие отпускные и их перерасчет в форме 6-НДФЛ? В чем отличие НДФЛ с отпускных от налога с больничных пособий? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее, а также изучим алгоритм отражения отпускных в форме 6-НДФЛ на примере.
- Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
- Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
- Как показать переходящие отпускные и их перерасчет?
- Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
- Итоги
Компания вызвала работника из отпуска
Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.
В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.
В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.
Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.
На примере
Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.
Компания выдала отпускные двумя частями
Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.
Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.
Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.
Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.
На примере
Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня. Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.